На чтение: ≈ 18 мин.Главное внимание главным вещам – вот суть эффективной деятельности и успешной жизни. Почти все мы чувствуем, что разрываемся на части между тем, что мы хотим делать, и требованиями, предъявляемыми нам со стороны многочисленными внешними обстоятельствами. Всем нам приходится решать множество неотложных проблем и повседневных мелких дел, которые держат нас в постоянном напряжении и истощают нервную систему. Внутренняя борьба за то, чтобы главное сделать главным, происходит между двумя стимулами, направляющими нас на нашем пути: «часами» и «компасом».
«Часы» олицетворяют наши обязательства, задачи, графики, цели, конкретные дела – все то, что необходимо выполнить к определенному сроку. «Компас» же – это наше мировоззрение, ценности, предназначение, совесть, все то, что определяет направление нашего движения по жизни, кажется нам главным. Словом, это то, как мы руководим своей жизнью. Наша внутренняя борьба обостряется, когда мы ощущаем разницу между «часами» и «компасом», когда наша деятельность не способствует тому, что мы считаем главным в своей жизни.
Подобный внутренний конфликт невозможно решить без использования эффективных инструментов управления временем.
Мы живем в условиях информационной перегрузки – каждый день на нас обрушивается большое количество новых задач, обязательств, проблем, неотложных дел. Очень трудно «переваривать» всю информацию внутри себя и в этих условиях принимать оптимальные эффективные решения. Особенно остро эти проблемы стоят перед руководителями учебных учреждений. Труд этой категории работников имеет ряд особенностей:
большая доля текущих, ежедневно повторяющихся работ, отнимающих много сил и времени, распыление, дробление усилий (работа с корреспонденцией, прием посетителей, телефонные разговоры, оперативные совещания, диспетчерский контроль выполнения заданий и так далее);
значительная номенклатура функций управления (руководитель отвечает за все аспекты деятельности учебного учреждения: хозяйство, финансы, организация учебно-воспитательного процесса, контакты с вышестоящими органами управления и так далее);
частое возникновение кризисных ситуаций, дел и мероприятий разового характера, которые трудно поддаются планированию;
необходимость подготовки большого количества отчетных документов для вышестоящих организаций;
подготовка и проведение учебных занятий по какой-либо дисциплине (учебная нагрузка);
необходимость непрерывного самообучения и саморазвития, освоения информационно-коммуникационных технологий и применения их в управлении.
Такая структура деятельности часто приводит к серьезной перегрузке и истощению. Состояние цейтнота – это привычный режим работы многих руководителей учебных учреждений. Использование традиционных технических средств и инструментов для оперативного планирования и организации личной работы (календарей, еженедельников, органайзеров) не решает эту проблему. Для такой сложной многофакторной управленческой деятельности нужны более эффективные инструменты, построенные на картотечном принципе.
Картотеки по принципам своей организации, простоте и удобству эксплуатации лучше других технических средств соответствуют идеям научной организации труда:
расчленение сложной работы на составные части (подзадачи);
устранение звеньев, излишних с точки зрения достижения конечного результата;
оптимальное сочетание оставшихся составных частей.
Картотечные системы наиболее приспособлены для фиксации составных частей, сортировки, классификации, устранения ненужного, оптимального сочетания оставшихся компонентов. В картотечном органайзере легко решается проблема записи сложных дел (проектов, событий). В отличие от других средств планирования организация информационных потоков в картотеке – это движение карточек по определенным правилам, исключающим многократное перезаписывание переносимых дел и сложных, длительных заданий. Помещение нужной карточки в определенную ячейку картотеки – это принятие определенного решения. При изменении внешних обстоятельств легко принять новое решение и поместить карточку в другую ячейку, без перезаписывания. Картотечный органайзер – это гибкая система организации личной работы, это эффективный инструмент, техническое средство, совместимое с компьютерными технологиями.
Техника простейшего варианта картотечной системы несложна. Каждая запись – по отдельному вопросу, лицу, предстоящей работе – должна обязательно производиться на отдельной карточке. В качестве карточки можно использовать обычный листок бумаги определенного формата, по размерам совместимый с конструкцией картотеки. Гораздо эффективнее использовать для целей оперативного планирования карточку-задание в виде специального бланка – фрейма. Для хранения карточек можно использовать различные варианты организации картотеки:
картотека в ящике письменного стола;
плоская картотека (картоплан) в настенном варианте;
мобильная плоская картотека оперативного планирования – картотечный органайзер (формат А4).
Рассмотрим более подробно последний вариант. Ядро картотечного органайзера – это плоская картотека в планшетном варианте, в которой может быть предусмотрено 116 ячеек.
Основными информационными компонентами органайзера являются специальные бланки: карта-задание и карта-проект. Размеры бланков – носителей информации соответствуют стандарту визиток (5х9 см). В бланках предусмотрен полный цикл деятельности исполнителя – от постановки задания до отчета о результатах выполненной работы. Через карты-задания можно организовать эффективное взаимодействие всех работников учебного учреждения, обеспечить диспетчерский контроль и системный анализ деятельности всех исполнителей.
Картотечный принцип формирования и регистрации заданий обеспечивает максимальную гибкость и оперативность в цикле управления. Задания могут давать друг другу все работники учебного учреждения путем заполнения соответствующего бланка и согласования его с руководителем. Кроме того, каждый исполнитель может по своей инициативе предлагать некоторые работы и придумывать себе задания, которые также необходимо согласовывать с администрацией. Заполненные и согласованные с руководством карты-задания – исходный пункт для планирования коллективной работы и качественной оценки результатов деятельности членов команды. Письменная фиксация всех заданий на специальных карточках и жесткий контроль за исполнением повышают взаимную ответственность всех работников и дисциплинируют их.
Плоская картотека имеет модульную конструкцию, состоит из трех самостоятельных блоков:
блок календарного планирования (56 ячеек). Глубина планирования на основе этого блока – 1 месяц. В этой области картотеки в качестве накопителей используются специальные маркированные папки, каждая папка соответствует числу месяца. Раскладка календарных папок в зоне месячного планирования меняется каждый месяц с учетом привязки к дням недели. Внутренний разворот органайзера с установленными календарными папками и индикаторами дня недели представляет собой наглядный календарь, в котором дни недели могут быть расположены как по строкам, так и по столбцам. Индикаторы дней недели можно временно совмещать с соответствующими календарными папками, в результате чего картотека дополнительно отображает текущую неделю. В этом блоке также предусмотрена область для размещения дел, для которых еще не определен срок выполнения (папки-накопители: «неделя», «месяц», «квартал», «год», «будущее», «делегировать», «корзина»);
блок картотеки «План работы на день» (20 ячеек). Это специально выделенная область плоской картотеки. В ячейки этого блока устанавливаются карты-задания в порядке их исполнения с учетом часовой сетки. Карточки можно перемещать, удалять из дневного плана, назначать новые сроки и снова помещать в блок календарного планирования. Каждое такое перемещение основано на определении приоритетов и принятии решений;
блок картотеки «Лица, организации» (40 ячеек). В этом блоке размещено столько папок-накопителей, сколько лиц (организаций) находится в постоянной деловой связи с работником, ведущим картотеку. В первую очередь в качестве таких лиц следует рассматривать ближайшее окружение руководителя (членов команды). В этом же блоке предусматриваются необходимые папки для внешних контактов. К информации, размещенной в блоке «Лица, организации», следует обращаться в тех случаях, когда пришел (или позвонил) человек, для которого предусмотрена папка, для письменного обращения к этому человеку, перед предстоящим телефонным разговором, перед встречей с этим человеком. Желательно, чтобы папки-накопители, относящиеся к конкретным лицам и организациям, имели необходимую справочную (анкетную) информацию о соответствующих субъектах и объектах: фамилия, имя, отчество, название учреждения, адрес, телефон, график работы, дополнительные данные.
Кроме ячеек плоской картотеки в органайзере предусмотрены дополнительные инструменты, обеспечивающие системный подход к организации деятельности руководителя учебного учреждения. Это встроенные в органайзер скоросшиватели (не менее 4) для размещения самых необходимых дополнительных учетных бланков, расширяющих возможности картотечного органайзера. В базовом варианте используются следующие табличные формы:
список дел (накопитель заданий). Это бланк в форме таблицы, который используется для регистрации и учета заданий. На основе списка дел формируются карты-задания для размещения в ячейках плоской картотеки. В таблицу необходимо вносить первичные данные обо всех предстоящих делах, для того чтобы иметь полную базу данных. Это не означает, что будут приняты обязательства по отношению ко всем записям и будут оформлены все карты-задания. Решения о выполнении заданий и привязке их к конкретным срокам можно принять позднее на основе оценки реальной ситуации и определения приоритетов. Функции табличной формы «Список дел»:
– первичная регистрация и запись всех предстоящих дел;
– сквозная последовательная нумерация всех дел в хронологическом порядке;
– первичная фильтрация запланированных дел на основе матрицы управления временем по Стивену Кови;
– учет и закрытие выполненных дел;
список проектов (сложных дел, событий, мероприятий, статей деятельности). На начальном этапе внедрения картотечного органайзера эта учетная форма неактуальна. Использование списка целесообразно в том случае, если приобретен опыт структурирования заданий и построения соответствующих иерархических структур. Проект – это сложное задание, такая задача, которую можно разделить на более простые подзадачи. Сложное задание можно представить в виде папки-хранилища заданий более низкого уровня, детально представляющих объем и номенклатуру предстоящих работ. Иерархия заданий очень похожа на файловую структуру компьютера. Формирование иерархической структуры дел требует применения более сложных инструментов планирования и организации деятельности, поэтому на начальном этапе этот режим работы с органайзером можно исключить;
месячный график распределения событий. Предназначен для наглядного представления карты предстоящих событий. Это прямоугольная матрица, в которой каждая строка – шкала времени от 8 до 24 часов (один день). Количество строк соответствует количеству дней в месяце. Предстоящие события отображаются в графике в виде прямоугольных фрагментов определенной длины. Внутри этих прямоугольников можно поместить краткие записи с названием события. Если карта событий по каким-либо причинам радикально меняется, есть возможность убрать устаревший график из органайзера и заменить его другим. Месячный график, в котором оперативно отражается наглядная карта распределения событий, помогает руководителю принимать оптимальные решения в цикле планирования и организации деятельности, исключая возможность назначения нескольких событий на одно и то же время;
недельный график распределения событий (план-отчет). Это дополнение к месячному графику распределения событий, которое позволяет более точно распределять и контролировать задания в недельном цикле. Как правило, наша деятельность (особенно в образовательных учреждениях) привязана к определенному расписанию. В соответствии с этим в матрице недельного графика для каждого дня недели предусмотрено по две строки для ввода графических и текстовых данных. В верхней строке отображаются запланированные события, в нижней – фактически выполненные работы. В этом проявляется основное отличие недельного графика распределения событий от месячного. Совмещение на одной временной шкале запланированных событий и фактических данных о результатах выполненных заданий дает возможность руководителю образовательного учреждения оперативно получать информацию об эффективности планирования и организации деятельности путем визуального сравнения данных «план» и «отчет».
Все предложенные бланки отличаются тем, что вводить информацию в поля соответствующих таблиц можно с помощью клавиатуры на компьютере или ручным способом в печатных формах. Возможен комбинированный вариант: часть информации вводится в электронном виде, затем частично заполненный бланк выводится на печать и подшивается в органайзер. Записи в такой бланк далее можно дополнительно вносить вручную. Затем ручные записи из бланка можно добавить в электронную форму и обновленный печатный бланк снова вывести на печать, чтобы заменить соответствующий старый бланк.
Геннадий ВАРАКСИН, старший преподаватель кафедры информационных технологий
Пермского регионального института педагогических информационных технологий, Пермь
Выбор читателей
Комментарии