На чтение: ≈ 20 мин.Несмотря на ряд шумных процессов, связанных с приобретением образовательными учреждениями нелицензионного софта, многие школы, колледжи и вузы продолжают покупать «пиратское» программное обеспечение. На первый взгляд это дешевле. Например, лицензионный Windows стоит около 2500 рублей, а нелицензионный можно приобрести за 200-300 рублей. Однако в российской арбитражной практике уже есть прецеденты, когда компания «Майкрософт» – собственник этой операционной системы – предъявляла иск незадачливым покупателям. Например, одной организации пришлось заплатить «Майкрософт» 500000 рублей в качестве компенсации за нарушение авторских прав. Конечно, решать, какую программу покупать – лицензионную или нет, – должен руководитель. Ну а от бухгалтера в первую очередь требуется правильно учесть расходы на покупку. Как это сделать, рассказывает консультант Института профессиональных бухгалтеров России, аттестованный аудитор Елена ПОЗДНЯКОВА.
Компьютер
Нередко возникают вопросы: как учитывать комплектующие – вместе или отдельно? На самом деле системный блок, монитор, клавиатура, мышка и прочее составляют набор устройств, из которых состоит компьютер. Поэтому при покупке в накладной обычно в наименовании товара указывается не «компьютер», а весь этот перечень. Причем системный блок в свою очередь может быть расписан на комплектующие: дисковод, винчестер и так далее. Кроме того, к компьютеру зачастую организация сразу приобретает ряд дополнительных устройств – принтер, модем, сканер.
Давайте разберемся, как правильно учитывать все эти детали и устройства. Для этого я предлагаю рассмотреть три наиболее часто встречающиеся ситуации.
Вариант 1. Купили все детали и устройства сразу
В этом случае, по мнению чиновников, компьютер нужно учитывать как единый инвентарный объект основных средств, поскольку любая его часть не может функционировать отдельно. Об этом сказано, в частности, в письме Минфина России от 27 мая 2005 года № 03-03-01-04/4/67. Соответственно, если вы решите разбросать все части компьютера, отразив их отдельно, то вас могут упрекнуть в уходе от налога на имущество – если, конечно, их совокупная стоимость больше лимита отнесения к основным средствам, который прописан в учетной политике организации. Напомню, что лимит может быть 20000 рублей и менее (пункт 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).
Соответственно, если комплектующие, стоимость которых меньше этого лимита, принимаются к учету как отдельные объекты, то они учитываются на счете 10 в составе материально-производственных запасов. И налогом на имущество они тогда не облагаются, поскольку сразу при вводе в эксплуатацию списываются на расходы. Но это в бухгалтерском учете.
В налоговом же учете лимит отнесения к амортизируемому имуществу – 10000 рублей (пункт 1 статья 256 Налогового кодекса РФ).
То есть каждую часть компьютера дешевле 10000 рублей можно отнести на расходы. И если вы купленный компьютер учтете подетально и все сразу спишете, налоговики могут вас также обвинить в занижении налога на прибыль.
Аналогичный подход у чиновников и к дополнительным устройствам. Получается, что если вы к компьютеру купили еще модем или принтер, то их также нужно включить в единый инвентарный комплекс. Ведь без компьютера эти устройства не работают.
Вариант 2. Компьютер решили доукомплектовать
Ну а если к действующему компьютеру покупают и подключают, например, сканер, или, к примеру, принтер, нужно ли это оборудование учитывать все вместе, в комплексе, как единый инвентарный объект?
На самом деле – нет, не нужно. Дело в том, что принтер и компьютер приняты на учет в разное время. Поэтому нет необходимости объединять их в один инвентарный комплекс. Кроме того, обосновать отдельный учет принтера и компьютера можно нормой пункта 6 ПБУ 6/01 «Учет основных средств». Она говорит о том, что если объект состоит из нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, то каждая такая часть может учитываться как самостоятельный инвентарный объект. А уровень существенности каждая организация определяет самостоятельно. Установите его, к примеру, на 12 месяцев. То есть если срок годности компьютера и принтера различается на 12 месяцев, то это уже разные инвентарные объекты.
При этом отклонение может быть довольно существенным – скажем, в полгода. Но законодательство здесь не устанавливает никаких ограничений. Главное – зафиксировать принятый уровень существенности в учетной политике. Тогда ни у одного проверяющего оснований для претензий не будет.
Может возникнуть ситуация, когда, допустим, у директора есть ноутбук, но он предпочитает работать с широкоэкранным монитором. Поэтому ему покупают отдельный монитор, который подключают к ноутбуку. В этом случае можно учесть монитор отдельно, так как нелогично рассматривать его как модернизацию ноутбука.
Не следует забывать, что с 1 января 2007 года электронно-вычислительная техника переведена из третьей амортизационной группы во вторую. Для объектов этой группы предусмотрен срок полезного использования от двух до трех лет включительно. Это относится к тем основным средствам, которые приобретаются начиная с 2007 года.
Вариант 3. Замена деталей
Теперь поговорим о том, как учитывать расходы на комплектующие, которые покупаются для замены частей компьютера. Здесь два подхода. Если мы меняем сломанную или утерянную деталь, это считается ремонтом, цель которого – поддержание компьютера в рабочем состоянии. Так разъясняет Минфин России в своих письмах, например, в письме от 9 октября 2006 года
№ 03-03-04/4/156. Затраты на ремонт можно сразу списать на расходы.
Предположим, «сгорел» монитор. Для замены купили новый стоимостью 10620 рублей, в том числе НДС 18% – 1620 рублей. При этом в бухучете проводки будут такие:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
– 9000 руб. – приобретен монитор;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 1620 руб. – выделен НДС;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10
– 9000 руб. – списан монитор при передаче в ремонт;
ДЕБЕТ 68 субсчет «НДС» КРЕДИТ 19
– 1620 руб. – принят к вычету НДС.
В налоговом учете стоимость новой детали включается в прочие расходы. Сделать это нужно в том периоде, когда проведен ремонт (пункт 1 статьи 260 Налогового кодекса РФ.). Причем сколько стоит эта деталь – больше или меньше лимита отнесения к амортизируемому имуществу, – здесь роли не играет. В данном случае монитор не рассматривается как основное средство.
Если же вы заменили работающую деталь на более современную, это уже считаетсямодернизацией. Ведь в результате эксплуатационные характеристики компьютера улучшились. Поэтому замена обычного монитора на жидкокристаллический – явная модернизация. Порядок учета здесь следующий. Сначала проводится частичная ликвидация основного средства, то есть оформляется выбытие старого монитора. Далее отражается модернизация. При этом новый монитор вы сначала учитываете на счете 08, а затем на счете 01. Таким образом, первоначальная стоимость компьютера будет сначала уменьшена на стоимость старого монитора, а затем увеличена на цену нового.
Учтите, что если вы предполагаете продать старый монитор или, к примеру, разобрать на детали для ремонта, его нужно оприходовать на счет 10 по рыночной цене. В противном случае монитор лучше утилизировать. Для этого можно заключить договор на утилизацию со специализированной фирмой.
В отличие от ремонта, при модернизации затраты на покупку новой детали будут списываться через начисление амортизации и в бухгалтерском, и в налоговом учете.
Допустим, вы решили заменить старую модель монитора, которая еще в хорошем состоянии, на современную. Поскольку монитор изначально учтен в комплексе с компьютером как единый объект, это можно рассмотреть как модернизацию. Но если компьютер полностью самортизирован, а новый монитор стоит дешевле 10000 рублей, можно ли его сразу списать или нужно амортизировать?
В этом случае рекомендуется поставить новый монитор на учет как отдельный объект, так как сроки полезного использования разные. А поскольку стоимость монитора менее 10000 рублей, вы вправе его сразу списать на расходы.
Классическая ситуация: вы собираетесь расширить оперативную память компьютера, то есть модернизировать его. Но он не является амортизируемым имуществом ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете и был списан при вводе в эксплуатацию, так как его стоимость была меньше 10000 рублей. В таких случаях затраты на модернизацию имущества можно учесть в составе прочих расходов. Такое разъяснение дал Минфин России в письме от 7 мая 2007 года
№ 03-03-06/1/266.
Замена же вышедшего из строя монитора на более современный – не модернизация, а ремонт. Действительно, обычно считается, что после ремонта эксплуатационные характеристики объекта не меняются. Однако в отношении компьютеров это правило не соблюдается. Дело в том, что компьютерная техника быстро устаревает. Поэтому нет смысла менять деталь на такую же устаревшую. А иногда это сделать практически невозможно. Поэтому если вы устраняете поломку, то проводите в учете ремонт. И чиновники, кстати, с этим полностью согласны (письмо Минфина России от 9 октября 2006 г. № 03-03-04/4/156).
Программное обеспечение
Одна из наиболее распространенных проблем здесь – как списать расходы на покупку программ. Ведь если есть компьютер, значит, должно быть и программное обеспечение для работы на нем. Для любой организации это новая статья затрат, и, как правило, значительная. А для бухгалтера – очередная головная боль.
Разберемся, как учитывать такие расходы. Прежде всего учет программы зависит от того, имеет ли на нее организация исключительные права. Как правило, они принадлежат организациям-разработчикам программного обеспечения, которые на законных основаниях могут распространять программу, тиражировать и так далее. К примеру, фирма «1С» обладает исключительными правами на бухгалтерскую программу «1С». А владельцем всех прав на операционную систему Windows является компания «Майкрософт».
Вашей организацией исключительные права также могут быть приобретены по договору купли-продажи. Если у вас они есть, то программное обеспечение – нематериальный актив. Соответственно, программу нужно оприходовать сначала на счет 08, на котором накапливаются все расходы, связанные с покупкой и установкой актива. А затем, когда будет сформирована первоначальная стоимость программы, она принимается к учету на счете 04 «Нематериальные активы». Со следующего месяца программу можно амортизировать. В налоговом учете она также является амортизируемым имуществом.
Однако чаще всего организации, покупая программу, приобретают только право на ее использование. Тут возможны следующие варианты. Первый – в договоре указан срок пользования программой, например, три года. Тогда ее стоимость учитывается на счете 97 «Расходы будущих периодов» и в течение этого срока равномерно списывается на затраты. Аналогичное списание происходит и в налоговом учете.
Второй вариант – в договоре купли-продажи срок использования не указан. И вот здесь возникают проблемы. По мнению Минфина России, в этом случае организация должна самостоятельно установить срок пользования программой и также в течение этого срока списывать расходы равномерно (письмо Минфина России от 21 февраля 2007 года № 03-03-06/2/37). При этом в министерстве ссылаются на пункт 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ, в котором сказано, что если период действия договора не указан и связь между доходами и расходами покупателя не определена четко, то расходы он распределяет самостоятельно. Эта норма действует с 1 января 2006 года.
Лично я категорически против такой позиции чиновников, поэтому предлагаю затраты на программу списывать сразу. Во-первых, это прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на что указывает подпункт 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. А во-вторых, они – косвенные. Мы же ведем речь о программном продукте, который используется для управленческих нужд. А согласно пункту 2 статьи 318 Налогового кодекса РФ, косвенные расходы списываются единовременно. Поэтому имеет смысл прописать в учетной политике, что расходы на программное обеспечение, приобретенное по договорам купли-продажи, относятся к косвенным расходам.
Надо заметить, что раньше у Минфина России была такая же точка зрения. Пример тому – письмо от 14 апреля 2006 года
№ 03-03-04/1/337.
Что касается принципа равномерности распределения расходов, то он действительно должен соблюдаться. Но, на мой взгляд, только в том случае, если договором определен срок пользования.
Как отразить расходы на приобретение программы в бухгалтерском учете, если договором срок использования не определен, каждый должен решать самостоятельно. В Плане счетов бухучета рекомендовано учитывать затраты на программное обеспечение как расходы будущих периодов. В этом случае нужно самим устанавливать срок использования программы. Другой вариант – списать стоимость программы сразу.
Но если вы, к примеру, купили компьютер вместе с операционной системой Windows XP, списать ее стоимость на расходы сразу нельзя – необходимо учитывать ОС в первоначальной стоимости основного средства. Ведь без нее вы не сможете использовать компьютер. Значит, это расходы на доведение имущества до состояния, пригодного к использованию. А они увеличивают первоначальную стоимость основного средства на основании пункта 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ.
И последнее. Многих волнуют сроки, в которые можно быстро списать затраты на модернизацию компьютера.
Дело в том, что расходы на модернизацию основного средства списываются постепенно, путем начисления амортизации. А вот затраты на ремонт можно списать сразу, что выгоднее и проще. Именно так поступают многие организации, показывая в учете вместо модернизации ремонт, например, при замене старого работающего монитора на более современный или просто на монитор с большим экраном. В данном случае затраты на покупку нового монитора списывают как расходы на ремонт.
Однако здесь главное – правильно подготовить документы, которые подтвердят так называемую поломку старого монитора. Прежде всего должна быть составлена дефектная ведомость или акт. Для этого создается комиссия в составе не менее трех человек. В акте комиссия фиксирует, что часть основного средства – а именно монитор – вышла из строя и не подлежит восстановлению. Работник в свою очередь должен написать служебную записку с просьбой заменить испорченный монитор. Кроме этого оформляется приказ руководителя на проведение ремонта данного компьютера. Но учтите, что если в организации происходит замена большого количества мониторов, то такая уловка не пройдет. Налоговики обязательно обратят на это внимание.
По материалам сайта www.buhseminar.ru
Вариант 2. решили доукомплектовать
Выбор читателей
Комментарии