Искусство приоритизации: как выбирать действительно важные задачи

В жизни каждого человека бывают такие моменты, когда дни кажутся слишком короткими, чтобы справиться со всем объемом повисших на нас задач. Порой сваливается такое количество обязательств, что завершить их без двойника или дополнительных часов в сутках просто невозможно. Столкнувшись с огромным перечнем заданий, мы теряемся и не понимаем, за что же взяться в первую очередь. Кажется, что каждое дело в равной степени срочное и важное. В такой ситуации никуда без навыка грамотной приоритизации.

Работа, семья, личные цели, социальные обязательства – все это элементы одного пазла. Важные проекты соревнуются со срочными обязательствами, а каждая задача представляется как жизненно важная. Без четкого плана человек просто теряет контроль над ситуацией, впадает в уныние и отчаяние. В этом контексте возникает неотложная необходимость в искусстве приоритизации. Этот навык позволяет нам принимать осознанные решения о том, на что мы должны тратить свои внутренние ресурсы.

Что такое приоритизация?

Прежде чем перейти к изучению методик и техник, определимся со значением термина. Приоритизация представляет собой процесс разделения всех имеющихся задач по степени их важности. Расстановка приоритетов имеет огромное значение для эффективного использования внутренних ресурсов. Без этого навыка мы рискуем потеряться в бесконечном потоке задач и упустить из поля зрения нечто очень важное.

Разумная сортировка всех дел подразумевает, что в перечне есть такие задачи, которые заслуживают большего внимания. При этом в списке всегда найдутся пункты, выполнение которых можно перенести на другое время или вовсе исключить. Такой подход позволяет сосредотачиваться на делах, представляющих наивысшую ценность для достижения ваших целей и удовлетворения индивидуальных потребностей.

Приоритизация играет ключевую роль в нашей жизни по нескольким причинам. Во-первых, такое умение позволяет эффективно тратить ограниченные ресурсы, например, время и энергию. Разумный подход к решению задач помогает быть более продуктивным и успешным, не выходя за рамки собственных возможностей.

К тому же, при правильной расстановке приоритетов шанс приблизиться к заветной цели становится все больше. Дело в том, что приоритизация помогает исключить из списка дел второстепенные. Таким образом, все внимание уходит только на действительно ценные задачи. Мелочи перестают отвлекать человека от правильного пути.

В дополнение к этому вы можете получить приятный бонус в виде улучшения здоровья. Ощущая полный контроль над ситуацией, человек перестает испытывать стресс и тревогу. Четкий план действий позволяет более эффективно реагировать на срочные задачи и при этом не травмировать свой организм эмоциональными всплесками.

Срочные vs. важные задачи

Одной из наиболее распространенных проблем при управлении задачами является смешивание срочных и важных дел. Если одни связаны с внешними запросами или дедлайнами, то другие имеют отношение к долгосрочным целям. Важно понимать разницу между этими понятиями, чтобы срочные дела не заслонили собой важные.

Прежде чем мы перейдем к различиям, давайте дадим определение этим двум понятиям:

Срочные задачи – это обязательства, которые требуют немедленного вмешательства. Скорость выполнения этих заданий, как правило, связана с заранее установленными дедлайнами или же непредвиденными обстоятельствами. Срочные дела часто вызывают стресс и требуют быстрого реагирования.

В качестве примера предлагаем вам рассмотреть такую ситуацию: несколько месяцев вы выполняли важный проект в паре с другим человеком, все шло по плану, но внезапно напарник заболел. На вас свалилось в два раза больше работы, но сроки при этом остались прежними. Это и есть срочная задача, которая появилась в вашем списке внезапно из-за непредвиденных обстоятельств. Ее можно сравнить с резкой зубной болью, лечить которую нужно без отлагательств.

Важные задачи – это задания, от выполнения которых напрямую зависит достижение более глобальных целей. Они могут быть связаны с вашей карьерой, семьей, здоровьем или личным развитием. Такие задачи зачастую имеют долгосрочный характер. Это тот самый элемент, который влияет на качество жизни в будущем. Примерами важных задач могут быть разработка стратегии для вашего бизнеса или забота о своем здоровье.

Теперь давайте рассмотрим конкретные параметры, по которым можно различить два вида задач. Ключевым аспектом является временной интервал, который предоставляется для выполнения той или иной работы. Как упоминалось ранее, срочные задачи требуют немедленного внимания. Их нельзя отложить, так как есть конкретная дата завершения. Важные задачи не ограничиваются жесткими рамками. Они часто требуют длительной работы и планирования.

Обратите внимание, что срочные задачи могут быть как важными, так и неважными. Второй вариант возможен, если такие дела связаны с внешними обстоятельствами, представляющими ценность только для других людей, но не для вас. А вот с важными задачами все иначе, они всегда имеют особенное значение. Результат их выполнения принесет пользу в будущем и даст новый виток для развития.

Разница между понятиями также кроется в нашем эмоциональном состоянии в момент работы над конкретным заданием. Так, например, срочные дела часто вызывают стресс и беспокойство из-за ограниченных сроков. От выполнения важных заданий таких ощущений нет, так как нет стороннего давления.

Последнее, но не менее важное качество заключается в подходе. Речь о том, что для успешного выполнения важных задач требуется планирование и навык предвидения. Срочные дела, хотя и требуют быстрого реагирования, могут быть непредсказуемыми и неуправляемыми.

Как правильно приоритизировать задачи?

Правильная расстановка приоритетов – ключ к эффективному управлению временем и достижению ваших целей. Существует множество методов приоритизации задач. Давайте рассмотрим несколько наиболее эффективных техник, которые облегчат процесс управления делами.

Начнем с популярной методики под названием матрица Эйзенхауэра. Это уникальный инструмент, разработанный 34-ым президентом США Дуайтом Эйзенхауэром. Согласно этой технике, матрица состоит из четырех квадратов, в частности – срочные и важные/ важные, но несрочные задачи/ срочные, но неважные/ несрочные и неважные задачи. Распределение дел по такому принципу позволяет разделить задачи на категории и четко расставить приоритеты. Методика Эйзенхауэра исключает рассеивание и направляет внимание человека на то, что действительно имеет ценность.

На практике после сортировки заданий по блокам человек видит, какое количество содержится в каждой группе. Таким образом, можно здраво оценить текущую ситуацию и приступить к последовательному решению всех незакрытых вопросов. При этом важно, чтобы работа велась не выборочно, а строго по очередности.

В рамках процесса приоритизации также можно воспользоваться методом ABC-анализа. Он представляет собой систему классификации, где все задания делятся по трем категориям: задач на основе их важности и приоритета. В этом методе задачи делятся на три категории:

• Тип «A»: это задачи, которые имеют наивысший приоритет и наибольшую ценность. Их выполнение способствует достижению долгосрочных целей.
• Типа «B»: такие задания обладают средней степенью важности. Это означает, что выполнять их необходимо, но во вторую очередь.
• Тип «C»: для задач из этой категории характерна низкая приоритетность на фоне остальных обязательств. Они могут быть отложены или даже исключены из списка дел.

Метод ABC-анализа помогает сфокусироваться на наиболее важных задачах, а также освободить себя от траты времени на мелочи.

Очень полезным в вопросах управления задачами может быть принцип 80/20 или Принцип Парето. Автор этой методики утверждает, что 20% усилий приносят 80% результатов. Путем определения ключевых 20% задач, которые приносят наибольшую пользу, вы можете тратить меньше времени на работу и получать при этом не менее качественный результат.

На практике люди, которые руководствуются данным правилом, концентрируют свое внимание на сильных сторонах, а все остальное делается по остаточному принципу. Как и в других методиках, некоторые процессы вовсе выпадают из списка за ненадобностью.

Некоторые предпочитают систему организации под названием «Канбан». В рамках данной методики управление задачами производится при помощи досок и карточек. Каждое задание фиксируется на одной карточке и размещается на доске в колонке «В процессе» или «Завершено​​». Такая техника прекрасно подходит для тех, кто любит видеть динамику процесса. С помощью канбана можно визуально контролировать ход выполнения задач. Кстати, по желанию можно добавить цветовые маркеры, стикеры или иные графические элементы. С их помощью получается более ярко выделять дела, которые все еще остаются незавершенными.

Независимо от того, какой метод или стратегию вы выбираете, главное регулярно применять его в повседневной жизни. В таком случае результат не заставит себя долго ждать. Не забывайте, что приоритизация – это навык, который можно развивать. Постоянная практика и оценка результатов помогут вам повысить собственную эффективность и продуктивность.

Ранее Сетевое издание «Учительская газета» рассказывало о других не менее интересных инструментах повышения собственной производительности. Для тех, кто не планирует останавливаться на достигнутом, предлагаем ознакомиться с основными принципами методики «Getting Things Done».