Управляю, доверяю, проверяю Организация внутрихозяйственного контроля

Эффективность деятельности любого учреждения, предприятия или организации во многом обусловлена эффективностью управления экономическим субъектом.
Руководству учреждения, предприятия или организации нередко не удается оперативно реагировать не изменившиеся внешние и внутренние условия, своевременно обнаруживать и устранять собственные ошибки и ошибки работающих. Помочь здесь может внутрихозяйственный контроль, при помощи которого выявляется правильность принятых руководством решений, обоснованность действий до безусловному их выполнению, разрабатываются предложения по корректировке управления экономическим субъектом.
Наибольший эффект достигается, когда управления процесса распределения и движения всех видов ресурсов производится в полном соответствии с уставными задачами, поставленными целями, но предусмотренному плану и с обязательным непрерывным внутрихозяйственным контролем результатов деятельности.
Внутрихозяйственный контроль необходим постоянно, повседневно, чтобы оперативно осуществлять управление деятельностью учреждения, предприятия или организации, своевременно устранять возникшие отклонения, сбои в работе, корректировать управленческие решения. Перед проведением в учреждении, на предприятии или в организации ревизии со стороны вышестоящих органов (например, Минобразования России, органа управления образованием субъекта Российской Федерации), различных органов государственного финансового контроля, таких как Счетная палата Российской Федерации, контрольно-счетная палата субъекта Российской Федерации, контрольные органы Минфина России требуется усилить веутрихозяйственный контроль.
Федеральным законом “Об образовании” предусмотрено (статья 35), что управление государственными и муниципальными образовательными учреждениями осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и уставом соответствующего образовательного учреждения. Управление строится на принципах единоначалия и самоуправления (попечительский совет, общее собрание, педагогический совет и т.п.). Разграничение полномочий между руководителем и советом определяются уставом образовательного учреждения.
Непосредственное управление – это форма единоначалия. Его осуществляет администрация, которую возглавляет ректор, директор, заведующий или иной руководитель. Администрация – это исполнительно-распорядительный орган осуществляющий управление основной (образовательной, воспитательной, научной), хозяйственной и финансовой деятельностью.
Права образовательного учреждения на использование финансовыми и материальными средствами определены федеральным законом “Об образовании” (статья 43). Так, законодательно установлено, что образовательное учреждение самостоятельно осуществляет финансово-хозяйственную деятельность. Оно имеет самостоятельный баланс и расчетный счет, в том числе валютный, в банковских и иных кредитных организациях. По своему усмотрению в соответствии с уставом образовательного учреждения используются финансовые и материальные средства, закрепленные за ним учредителем или являющиеся собственностью данного образовательного учреждения.
Ограничения этих прав могут быть установлены в уставе и договоре с учредителем.
Аналогичные вопросы организации и управления изложены в Федеральном законе “О высшем и послевузовском профессиональном образовании”.
Определенное законодательством самостоятельное осуществление финансово-хозяйственной деятельности, расширение прав в использовании финансовых и материальных средств, объективно требуют контроля за эффективным использованием всех видов ресурсов в учреждениях и организациях сферы образования.
Добиваться высокого уровня эффективного использования средств для достижения уставных задач помогает хорошо налаженная система внутрихозяйственного контроля, осуществляемого администрацией учреждения, предприятия или организации сферы образования.
Практика свидетельствует о том, что система внутрихозяйственного контроля действует в каждом экономическом субъекте, но эффективность контроля различна. От чего это зависит и как улучшить контроль внутри учреждения, предприятия или организации?
В сфере образования, в каждом экономическом субъекте внутрихозяйственный контроль обязаны организовать руководитель и главный бухгалтер, руководящие работники структурных подразделений и филиалов. права,обязанности и ответственность этой категории работников непосредственно определены в уставе экономического субъекта и в утвержденных должностных обязанностях.
Исходя из права первых двух подписей на документах по финансово-хозяйственным операциям, приоритет в организации внутрихозяйственного контроля имеют руководитель и главный бухгалтер экономического субъекта. Они в свою очередь возлагают ответственность за осуществление внутрихозяйственного контроля по определенным вопросам на руководителей и работников бухгалтерской службы структурных подразделений и филиалов в пределах их компетенции.
Целями внутрихозяйственного контроля являются:
– обеспечение в целом по экономическому субъекту исполнительской дисциплины и прежде всего по выполнению уставных задач, утвержденных заданий, образовательных и научных программ, приказов руководителя экономического субъекта;
– осуществление политики руководства в области основной (образовательной, научной), хозяйственной и финансовой деятельности в каждом структурном подразделении и филиале, каждым работником;
– достижение заданных результатов использованием определенных бюджетом, сметами средств бюджета и внебюджетных источников;
– обеспечение законности и целевого использования, а также сохранности денежных средств (в рублях и иностранной валюте) и материальны ценностей.
Создание и деятельность системы внутрихозяйственного контроля – это весьма сложный процесс, поскольку в нем участвуют все структурные подразделения, филиалы и учрежденные организации, он охватывает все сферы деятельности экономического субъекта и работу каждого из сотрудников.
Объективная необходимость создания системы внутрихозяйственного контроля обусловлена прежде всего тем, что многие экономические субъекты в сфере образования являются крупными учебными, научными, хозяйственными и социальными комплексами. В первую очередь это касается высших учебных заведений, которых в Российской Федерации насчитывается порядка 600 государственных (в том числе 30 введении субъектов Российской Федерации) и около 350 негосударственных.
Масштабы деятельности вузов можно проследить по одному из характерных высших учебных заведений, расположенных в Европейской части России – Ижевскому государственному техническому университету (ИжГТУ).
На момент проверки органами госфинконтроля в состав ИжГТУ входило 107 структурных подразделений, в том числе 10 факультетов (50 кафедр), 5 филиалов (11 кафедр). Работало в университете порядка 2,5 тыс. человек, обучалось – 7,5 тыс. человек. Всего в ИжГТУ использовалось 8 учебных корпусов, 6 общежитий, столовая, профилакторий, детский сад, стадион, бытовой корпус стадиона, спортивный лагерь, водная станция, котельная – гараж и гараж – хранилище. Общая площадь всех объектов составляла 130 тыс. кв. метров, из них полезная – свыше 100 тыс. кв. метров. Часть этой площади сдавалась порядка 60 арендаторам. ИжГТУ является учредителем (соучредителем) четырех организаций, в том числе двух негосударственных образовательных учреждений – “Института экономики и современных технологий” и “Института технологических наук и проблем реструктурирования в промышленности”.
Даже из приведенных отдельных данных среднего по объемам деятельности вуза само собой напрашивается вопрос о том, как организован в ИжГТУ внутрихозяйственный контроль, какова система этого контроля и несколько она эффективна. Этот вопрос тем более актуален, поскольку проверка органами государственного финансового контроля в ИжГТУ установлена крупная сумма нецелевого использования средств.
Большие объемы деятельности и используемых средств из различных источников характерны также для многих учреждений среднего (колледжей) и начального профессионального образования (ПТУ).
Не создавая в этих условиях системы внутрихозяйственного контроля, ректоры, директора и иные руководители уподобляются тому скупому, который из-за своей недальновидности вынужден “платить дважды”, поскольку своевременно не удается выявить и пресечь отвлечение средств, их нецелевое использование, а в отдельных случаях не представляется возможным во-время вскрыть имеющиеся факты необеспечения сохранности денежных средств и материальных ценностей.
Внутрихозяйственный контроль создается и организуется с учетом целей и задач, установленных требований, утвержденных заданий, имеющихся всех видов ресурсов, включая средства, предусмотренные на укрепление материально-технической базы.
При этом необходимо иметь в виду, что государство регламентирует лишь отдельные основные направления внутрихозяйственного контроля. К ним относятся, например, порядок определения учетной политики, Открытия счетов в банках, составления и исполнения смет доходов и расходов, проведения инвентаризации, определение должностных обязанностей работников и некоторые другие.
Поэтому администрации экономических субъектов предоставляется свобода выбора системы и организации внутрихозяйственного контроля, периодичности контроля, используемых измерителей по основной (образовательной, научной), хозяйственной и финансовой деятельности. Администрация определяет степень надежности информации, достоверности отчетности экономического субъекта, а также степень открытости информации, имея в виду, что все документы внутрихозяйственного контроля носят сугубо конфиденциальный характер.
По форме и времени проведения внутрихозяйственный контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий.
Предварительный контроль проводится до совершения операций по основной (профессиональной), хозяйственной и финансовой деятельности и имеет важное значение для предупреждений нарушений.
Предварительный контроль осуществляется как в отношении деятельности служб аппарата управления экономического субъекта, так и по отношению к структурным подразделениям, филиалам и учрежденным организациям.
По отношению к службам аппарата управления экономического субъекта предварительный контроль осуществляется:
– по организационно-правовым вопросам – по лицензированию, аттестации и государственной аккредитации (например, вуза) в полном соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, по составлению и внесению дополнений и изменений в устав, учредительный и коллективный договоры, организационную структуру экономического субъекта, положения о структурных подразделениях, порядок осуществления международной, внешнеэкономической и предпринимательской деятельности, аттестации и повышения квалификации кадров экономического субъекта;
– по определению на предстоящий период показателей основной (профессиональной) деятельности, подлежащих вынесению на рассмотрение и утверждение вышестоящей организацией (учредителем); по установлению таких показателей структурным подразделениям экономического субъекта;
– по финансовой деятельности – п вопросам прогноза финансового состояния и финансовых результатов в предстоящем финансовом периоде (год, квартал), общего объема финансовых ресурсов, определения потребности бюджетных и кредитных средств, обоснованности составления смет доходов и расходов по бюджетной и всем видам внебюджетной деятельности;
– по хозяйственной деятельности – по вопросам определения видов и объемов этой деятельности на предстоящий период (в целом по экономическому субъекту и по каждому структурному подразделению), заключения и внесения дополнений и изменений в действующие хозяйственные договоры, повышения эффективности использования имеющегося оборудования, научно-исследовательской и информационной аппаратуры, служебной и общей площади, объектов социальной инфраструктуры.
По отношению к структурным подразделениям, филиалам и учрежденным организациям администрация экономического субъекта в порядке осуществления предварительного контроля выясняет обоснованность их расчетов объектов по всем видам деятельности в предстоящем периоде, их заявок на бюджетные и кредитные средства (в рублях и инвалюте), на укрепление их материально-технической базы и т.п.
Текущий контроль проводится в процессе выполнения установленных заданий, утвержденных объемов образовательной, научной, производственной, хозяйственной и финансовой деятельности.
Текущий контроль выясняет фактическое положение дел, сопоставляет достигнутые результаты с произведенными затратами, вскрывает имеющиеся недостатки, нарушения и злоупотребления, способствует укреплению государственной и финансовой дисциплины, содействует полному и своевременному осуществлению расчетно-финансовых операций, сокращению и ликвидации задолженности (например, по оплате коммунальных услуг, по выплате заработной платы, стипендий и разного рода компенсаций).
Последующий контроль, осуществляемый за истекший отчетный период путем анализа и проверок отчетной документации, предназначен для оценки результатов основной (профессиональной), хозяйственной и финансовой деятельности, сравнения достигнутых показателей с прогнозируемым.
Путем проведения последующего контроля устанавливается выполнение требований устава, учредительного и коллективного договоров, утвержденных показателей, и заданий (контрольных цифр), например по приему на обучение в образовательных учреждениях (включая целевой прием по договорам), в аспирантуру и докторантуру, выпуску специалистов, защите кандидатских и докторских диссертаций, по завершению научных исследований (в том числе по грантам) и внедрению их результатов в отраслях экономики. Эти данные анализируются и проверяются по всем факультетам, кафедрам, лабораториям и филиалам.
Устанавливается эффективное и целевое использование денежных средств (в рублях и иностранной валюте) из всех источников (бюджета и внебюджетных), а также имущества, закрепленного за экономическим субъектам в оперативном управлении (зданий, сооружений, имущественных комплексов, оборудования, земельных участков, а также иного имущества потребительского, социального, культурного и иного назначения).
При осуществлении предварительного, текущего и последующего контроля применяются методы документального и фактического контроля.
Документальный контроль осуществляется путем анализа и проверки первичных документов, записей в регистрах бухгалтерского учета и достоверности данных статистического и бухгалтерской (финансового) отчетности. Проверка проводится сплошным или выборочным порядком за соответствующий период.
Фактический контроль осуществляется с выходом непосредственно на объект контроля. Это может быть любое структурное подразделение (факультеты, кафедры, научно-исследовательские лаборатории, подготовительные отделения, курсы), филиалы или учрежденные организации.
При фактическом контроле устанавливается количество групп обучающихся, их наполняемость и посещаемость занятий, обеспеченность аудиториями и лабораториями для практических занятий, средствами вспомогательной и информационной техники, исследовательской аппаратурой, формирование библиотечного фонда и обеспеченность учащихся учебной литературой, использование общежитий, спортивных и оздоровительных комплексов, фактическое налаживание питания учащихся и сотрудников, использование средств транспорта и связи, выполнение программ энерго-ресурсосбережения, достоверность отраженных в первичных документах финансово-хозяйственных операций.
Документальный и фактический контроль проводится не только в части бюджетных средств и государственной собственности, но и по всем внебюджетным источникам денежных средств и материальных ценностей. Например, проверяется правильность оформления договоров на оказание платных образовательных услуг, полнота и своевременность их оплаты учащимися и оприходования этих средств (в рублях и инвалюте) в образовательном учреждении. Проверяется полнота оприходования и целевое использование имущества, приобретенного учреждением образования за счет средств, полученных от разрешенных видов деятельности, а также поступивших от различных частных лиц и организаций в порядке спонсорства или оказания гуманитарной помощи.
Ректор, директор, заведующий или иной руководитель обязан: тщательно проверять правильность и обоснованность представленных ему на подпись или утверждение любых документов на осуществление основной (профессиональной), хозяйственной и финансовой деятельности; требовать представления ему нормативных актов, на основании которых подготовлены документы, подробных расчетов показателей и сумм, указанных в них; требовать представления ему ежедневно данных о наличии средств (на счетах в банках и в кассах) и периодически – о ходе выполнения утвержденных заданий, программ, заключенных договоров и собственных приказов, а также о состоянии претензионной работы, арбитражной практике, о выполнении обязательств перед бюджетом (по налоговым и другим платежам).
По каждому случаю установленных недостатков, нарушений и злоупотреблений руководитель экономического субъекта должен оперативно рассмотреть представленные ему материалы контроля и принять решение в полном соответствии с действующим финансовым, трудовым, административным и уголовным законодательством.
Повышению эффективности внутрихозяйственного контроля должны способствовать: законодательное утверждение порядка его организации и деятельности; проведение научных исследований в этой области и научно обоснованная методология этого вида контроля; разработка программ обучения, подготовка и повышение квалификации специалистов, осуществляющих внутрихозяйственный контроль. Уже сейчас многое в этом направлении призвано осуществить Министерство образования Российской Федерации.

В.А.ПРИВЕЗЕНЦЕВ,
заслуженный экономист Российской Федерации, член-корреспондент Международной академии информатизации