Управление задачами: как повысить продуктивность с помощью методики Getting Things Done

В контексте деловой активности современный человек часто сталкивается с трудностями, когда дело доходит до управления задачами. Множество входящих данных, разнообразные отвлекающие факторы и ощущение нехватки времени в совокупности могут спровоцировать стресс и снижение производительности. В поисках решения этой проблемы многие обращаются к различным методам повышения личной эффективности, но не все из них дают желаемый результат.

Задания могут накапливаться, становиться неуправляемыми и вызывать чувство перегрузки. Рабочие проекты и личные дела буквально в одно мгновение способны выйти из-под контроля. Прокрастинация, стресс, утрата фокуса и низкая продуктивность – все это лишь малая часть негативных последствий. Именно здесь на сцену выходит методика «Getting Things Done», которая позволяет справиться с этими проблемами и повысить продуктивность. Давайте рассмотрим, какие преимущества предоставляет нам уникальная техника GTD.

Как работать с информацией

Техника Getting Things Done (GTD) была разработана ведущим специалистом в области организационной и личной продуктивности Дэвидом Алленом. Это не обычная система, а настоящая философия управления задачами и временем. Один из первых и ключевых принципов GTD заключается в осознанном и систематическом взаимодействии с «входящими данными». Что же это значит? По версии автора, в современном мире человек регулярно получает электронные письма, сообщения, уведомления и другую информацию, которая требует внимания и обработки. Нерациональное управление этими данными может привести к хаосу и потере контроля.

Согласно методике GTD грамотный процесс обработки поступающей информации должен выглядеть таким образом:

Сбор данных: важно иметь одну центральную «корзину» (физическую или электронную), в которую собирается вся информация, будь это маленькие заметки или же большие задачи. В качестве хранилища можно использовать виртуальный почтовый ящик, блокнот или приложения, в которых предусмотрены функции фиксации.

Обработка: после сбора данных следует дать определение каждой из имеющихся задач. Для этого Дэвид Аллен предлагает ответить на пять ключевых вопросов: Эта задача предполагает действия? Решаема за одно действие? Требует более 2 минут на выполнение? Могу сделать только я? Имеет определенную дату? Отвечать на них нужно строго в такой очередности, чтобы получить полное представление.

Действие: если задача требует действия, то на следующем этапе человеку предстоит решить, что именно сделать в каждом случае. Например, если на выполнение задания требуется менее двух минут, то сделать ее необходимо немедленно.

Методика GTD также предполагает делегирование задач, если с делом может справиться другой человек. Если на выполнение того или иного дела выделено ограниченное количество времени, то это факт обязательно нужно отразить в календаре. В противном случае, задача решается в порядке очередности.

Организация: следующим важным шагом в методике GTD является создание списка проектов и списка задач. Они представляют собой фундаментальные инструменты для организации ваших обязанностей и целей. В первый перечень необходимо включить все долгосрочные задачи и планы. Это могут быть проекты на работе, личные инициативы или любые другие цели, которые требуют выполнения в будущем. Таким образом можно увидеть ваши текущие и долгосрочные обязательства.

Во второй перечень вносятся конкретные действия, которые необходимо предпринять, чтобы завершить проекты и достичь поставленной цели. Задачи могут быть краткосрочными и могут быть связаны с определенными проектами. Такой перечень позволяет отслеживать, что именно нужно сделать в данный момент времени. Составление этих списков помогает разделить большие и сложные проекты на более мелкие и управляемые задачи, что способствует более эффективному управлению делами.

Обзор: для максимальной эффективности необходимо регулярно проводить обзор и оценку имеющихся заданий. Этот шаг нужен, чтобы убедиться в соответствии между текущими задачами и целями. Проводить такую процедуру следует как можно чаще, чтобы поддерживать систему в рабочем состоянии. Регулярное взаимодействие с имеющимися списками позволяет дополнять перечень новыми заданиями, а также удалять из него те, которые утратили свою актуальность и значимость.

Если пренебрегать этим пунктом, можно накопить новые дела и нарушить ранее исправно функционирующую систему. Чтобы не нанести себе вред, лучше ввести обзор в свою рутину. Например, достаточно перед началом рабочего дня пробежаться глазами по своим заметкам и внести корректировки, если это требуется.

Преимущества GTD

Применение методики Getting Things Done может качественно отразиться на вашей жизни. Если следовать рекомендациям Дэвида Аллена, то в скором времени вы заметите, что на выполнение стандартного объема задач стало уходить гораздо меньше времени и сил. Благодаря систематической обработке списка с делами создается ощущение полного контроля над ситуацией. Уверенность в том, что ничего не упущено, позволяет избежать стресса и чувства перегрузки.

Методика GTD также помогает разбить большие и сложные проекты на более мелкие задачи. Определение приоритетов ключевой шаг в формировании полного представления о том, как обстоят дела. Это позволяет сосредоточиться на важных и освободить свой разум от второстепенных проблем.

Некоторые люди по своей натуре являются перфекционистами. Когда все идет не так идеально, как им бы того хотелось, они испытывают стресс. Если такое состояние сохраняется продолжительный период времени, производительность труда заметно снижается. Однако система GTD помогает избежать такой проблемы. В рамках методики фокус внимания человека направляется не на совершенство, а на завершение задач. Главное – поставить галочку рядом с одним из пунктов. Такой подход благоприятно сказывается на ментальном здоровье.

GTD обучает вас эффективному управлению временем, позволяя создавать списки задач, определять их приоритеты и регулярно работать над своими делами. Методика также является прекрасным инструментом в борьбе с прокрастинацией. Вы всегда видите, какие задачи следует выполнять в данный момент времени, поэтому не откладываете их на потом.

Кроме того, уникальный алгоритм работы с информацией облегчает процесс принятия решений, а также позволяет грамотно распределять свои ресурсы на задачи, которые действительно важны.

Распространенные ошибки

Методика Дэвида Аллена представляет собой мощный инструмент для повышения продуктивности, однако, как и в случае с любой другой системой, конечный результат зависит от правильности применения. Существует ряд определенных ошибок, которые пользователи часто допускают, внедряя GTD в свою повседневную жизнь. Давайте рассмотрим каждую из них:

1. Редкий обзор списков

Как мы упоминали ранее, одним из фундаментальных шагов является регулярное просматривание списков задач и проектов. Порой люди исключают этот этап, ошибочно придавая ему маловажную значимость. Последствия такого решения могут быть разрушительными.

Чтобы не допустить сбоя системы, установите конкретное время в своем ежедневном расписании, когда вы можете взаимодействовать с данными. В процессе обзора убедитесь, что задачи актуальны и приоритеты актуализированы. Такая процедура поможет вам оставаться на правильном пути и не упускать важные задачи.

2. Хранение информации в разных местах

Другой распространенной ошибкой при использовании GTD является разброс информации по разным местам. Например, хранение данных одновременно на бумажных и электронных носителях создает некий хаос. Записи в разных блокнотах, использование нескольких приложений для управления задачами и фиксирование информации на двух и более устройствах – все это может стать причиной снижения вашей эффективности и производительности.

Лучше определите единое место для хранения всех данных. В этом вопросе необходимо учитывать ваши индивидуальные предпочтения. Кому-то больше подходят электронные носители, а другие любят взаимодействовать физическими блокнотами. Главное, чтобы это место было доступно всегда. Так вы сможете легко и без промедлений найти необходимую информацию.

3. Фиксирование данных в голове

Серьезный сбой при работе по модели GTD может возникнуть по причине того, что человек держит часть информации в своей голове. Это противоречит основному принципу методики. Чтобы информация предстала в организованном виде, ее нужно достать из памяти. Мозг необходимо освободить от мыслей об обязательствах.  Если полагаться на память, то рано или поздно что-то важное точно ускользнет от внимания.

4. Режим многозадачности

Обратите внимание, что в рамках GTD все дела выполняются строго по порядку. Режим многозадачности не предусматривается, так как фокус должен быть направлен только на одно задание. Такой подход позволяет добиться максимальной продуктивности и исключить стресс от перегрузки. Если браться за несколько дел сразу, ничего хорошего по итогу вы не получите.

Избегая вышеуказанных ошибок, вы сможете максимально эффективно использовать преимущества этой методики и достичь совершенства в вопросах, которые касаются управления задачами. Кстати, для повышения собственной продуктивности важно научиться правильно распределять не только дела, но и собственное время временем. Об искусстве тайм-менеджмента ранее уже рассказывало Сетевое издание «Учительская газета».