На чтение: ≈ 28 мин.Современный руководитель должен владеть наукой деловых отношений, уметь вести переговоры, давать интервью, проводить собеседования и презентации, то есть быть хорошим коммуникатором. Все эти качества необходимы и современному профсоюзному работнику, чья деятельность напрямую связана с общением, вступлением в коммуникации с разными людьми – от учителей, учеников и их родителей до работодателей, властей и СМИ.
Некоторые люди почти интуитивно чувствуют, что и как необходимо сказать в той или иной ситуации, на какие факты сослаться, как выстроить беседу, сообщение, доклад. Для других это серьезная проблема. Порой неправильно построенная фраза в переговорах или в презентации может стоить потери доверия и даже репутации. Но тем, кто не считает себя прирожденным коммуникатором, не стоит отчаиваться. Освоив базовые техники общения, можно стать неплохим собеседником, хорошим переговорщиком и успешным докладчиком, даже если от природы этого не дано.
Сегодня мы поговорим о том, как выстроить презентацию, чтобы достичь максимального эффекта от ее проведения. Навыки подготовки презентации любого формата, будь то доклад, семинарское занятие или рекламная акция, необходимы людям, ведущим публичный образ жизни.
Для чего нужны презентации?
Большинство словарей сходятся на том, что презентация (от лат. praesentatio – представление) – это официальная церемония представления общественности чего-либо нового (книги, товара, фильма, учреждения, проекта). Возможны и другие трактовки. Но в целом, если следовать современной практике делового общения, презентация – это публичное выступление с использованием аудиовизуальных средств, уникальное PR-мероприятие, позволяющее привлечь внимание к деятельности организации. Предметом презентации могут быть достижения, заслуги коллектива, описание проведенных мероприятий, тенденции и планы развития. С помощью презентации можно обучать сотрудников, слушателей различных семинаров и курсов. В любом случае это эффективный метод передачи информации, поскольку вы имеете возможность непосредственно контактировать с людьми, управлять их эмоциональным состоянием и влиять на их мнение. Помните о том, что технические и бумажные средства коммуникации никогда не заменят «живого» общения.
С чего начать, чтобы ваша презентация стала действительно эффективной?
Условно любую презентацию можно разделить на три блока:
Подготовка.
Проведение.
Послепрезентационные исследования.
Самый большой блок – подготовка. Именно от качества подготовки презентации зависит ее успех или провал. Казалось бы, это очевидно, но как только доходит до конкретного дела, возникают причины, мешающие правильной подготовке. Среди них – отсутствие времени, надежда на вдохновение, уверенность в возможности целиком использовать материалы прошлого выступления и множество других. Чтобы при проведении презентации не «наступить в очередной раз на грабли» следует предпринять ряд шагов.
ШАГ 1. Формирование позитивного настроя на презентацию
Здесь важно помнить о том, что главное в вашей презентации – это не информация, цифры и факты или средства демонстрации – от простейших листов бумаги до самых современных устройств. Главное – это вы сами! С первых секунд встречи слушатели уже получают информацию. Вы еще и говорить не начали, а они уже составляют свое мнение о вас, и только от вас зависит, как они воспримут передаваемое вами сообщение. Ведь ваша задача не просто донести информацию, а добиться того, чтобы эта информация работала на вас. Чтобы слушатели после этой встречи думали и поступали так, как хочется вам. И здесь важно все: знание предмета, энтузиазм, речь, внешний вид и, конечно, настрой! Ваш позитивный настрой – средство достижения цели, успеха.
Вы компетентны, грамотны. Вы – профессионал. Вы хотите поделиться своей информацией с аудиторией, пригласить ее к сопереживанию, содействию, сотрудничеству. Настройтесь на позитив, полюбите своих слушателей, и они ответят вам взаимностью. И верьте – у вас все получится!
ШАГ 2. Понимание целей и результатов презентации
Бесцельной презентации не бывает. Это факт, от которого нельзя отмахнуться. Даже простое информирование – доклад или отчет – всегда преследует определенную цель: одобрить действия, принять решение, утвердить отчет. А возможно, докладчик рассчитывает взволновать аудиторию, сформировать у людей убеждения, которые станут мотивами их поведения, то есть призвать к каким-либо действиям. Часто эти цели перекрещиваются и совмещаются в одном выступлении. Немаловажно и то, что любое публичное выступление формирует у аудитории мнение и о докладчике, и о той организации, которую он представляет.
Определение целей презентации – необходимая ее составляющая. Выступающий должен четко представлять, какой реакции он добивается. Иногда, чтобы достигнуть эффективности выступления и создать определенный настрой аудитории, стоит о своих целях и задачах сообщить слушателям.
При подготовке презентации следует задать себе такие вопросы:
Зачем вы готовите презентацию?
О чем хотите рассказать?
Чего планируете достичь?
Каких мыслей и действий ожидаете от слушателей?
Можете ли вы достичь поставленных целей в отведенное время?
Какие ресурсы необходимо использовать?
ШАГ 3. Анализ аудитории
При подготовке презентации важно оценить состав будущей аудитории, заранее настроиться на своих слушателей, учитывая следующие факторы:
Количество слушателей.
Что это за люди.
Кого больше – мужчин или женщин.
Возраст.
Место работы.
Образование.
К чему они стремятся.
Какое отношение имеет аудитория к теме выступления.
Знания участников по теме выступления.
Отвечает ли ваша презентация интересам слушателей.
Что слушатели будут делать с представленной вами информацией, и чем конкретно она важна для них.
Что они думают о вас лично.
Что они думают о представляемой вами организации.
Кто в аудитории является лицом, принимающим решение или влияющим на его принятие.
Если вы презентуете свой проект одному лицу, то перед встречей не лишним будет узнать о его личных пристрастиях, интересах, привычках и даже настроении на момент вашей презентации.
Следует помнить о том, что:
Всегда легче говорить, обращаясь к однородному составу аудитории (дилетанты, специалисты, коллеги, студенты, люди одинаковых политических взглядов). Чем однороднее аудитория, тем единодушнее реакция слушателей на выступление.
Если публика разнородна, надо по возможности адресовать отдельный фрагмент выступления каждой группе. Следует заранее подумать о том, что сказать особо авторитетным, важным персонам, если вы знаете, что они придут.
Обращаясь к молодежи, нельзя заигрывать, льстить, поучать, упрекать в незнании, некомпетентности, подчеркивать свое превосходство, уклоняться от острых проблем и вопросов.
Перед слушателями с высоким уровнем профессиональной или научной подготовки нельзя выступать, если вы не можете предложить новых взглядов, подходов к решению проблемы, нельзя допускать повторы, тривиальные суждения.
«Прицельная» подготовка речи приобретает особое значение при переговорах или при обсуждении какого-то трудного вопроса в узком кругу специалистов, деловых людей.
И еще один совет: не следует недооценивать аудиторию! Помните, что среди ваших слушателей могут оказаться люди более компетентные, чем вы сами.
ШАГ 4. Понимание путей достижения результата
При подготовке презентации следует знать:
Где и в какой обстановке будет проходить ваше выступление – в зале, в кабинете, на открытом воздухе; есть ли там кафедра, стол, микрофон, необходимая техника; важное значение имеет и размещение слушателей в аудитории.
Какими ресурсами вы располагаете.
Какими аудиовизуальными средствами воспользуетесь.
После каких докладов планируется ваше выступление. Принято считать, что каждая последующая речь должна быть интереснее и по содержанию, и по форме, чем предыдущая. Не следует «на ходу» менять свое выступление и подстраиваться под предыдущих ораторов. Знания, спокойствие, уверенность в себе и естественность – ваш козырь!
Какие примеры для убеждения вы планируете использовать.
На какие факты следует ссылаться, а на какие не стоит.
Какие персоны значимы для слушателей, на кого вы можете сослаться в выступлении.
Какие шутки, анекдоты, истории будут уместны, а какие нет.
Какой минимум времени вам понадобится, чтобы донести информацию до слушателей.
Подумайте о том, что вы будете делать, если неожиданно сократят время вашей презентации, откажет техника или помешают иные обстоятельства.
Мысленно ответьте на три самых сложных вопроса, которые вам могут задать во время или после презентации.
ШАГ 5. Создание структуры и разработка содержания презентации
Итак, вы настроились на успешную презентацию, определились с темой и целями, четко понимаете, кто ваши слушатели, где и когда вам предстоит выступать, какими ресурсами располагаете. Настало время приступить к созданию своего выступления. Прежде всего, следует структурировать презентацию – это поможет вам не только при подготовке, но и непосредственно во время выступления.
Любая презентация строится по классическим законам композиции:
– вступление;
– основная часть;
– кульминация;
– заключение.
Каждая часть несет определенный информационный, эмоциональный и побудительный посыл, и пренебрежение к ним недопустимо. Зная регламент, распределите время для каждого блока. Примерно так:
– вступление – 10-15% времени;
– основная часть – 60-65%;
– заключение – 20-30%.
Если формат мероприятия предусматривает вопросы и ответы по теме вашего выступления, то необходимо выделить время и на этот блок и заранее быть к нему готовым.
1. Вступление
Вступление – важная часть, которая более всего запоминается слушателям, позволяет заинтересовать и захватить их внимание, наладить эмоциональный контакт и понравиться аудитории, будь то один человек или сотня. Помните, что информация, которой вы собираетесь поделиться с публикой, будет принята благосклонно в том случае, если вы сами ей понравитесь!
Вступление включает в себя приветствие и представление слушателям, если этого не сделал ведущий, с четким указанием имени, сферы вашей деятельности и вашей компетенции по представляемой теме (аудитория должна знать, по какому праву именно вам доверено высказываться на данную тему). И здесь, как и во всем, нужна мера – не следует переусердствовать в перечислении своих достижений. Если вы презентуете свою организацию или проект, который она реализует, не используйте чрезмерные восхваления типа: «Наша гимназия лучшая в городе!», «Нет более сплоченной и боевой профорганизации, чем наша!» Оставьте выводы для аудитории. В основной части доклада, опираясь на факты и цифры, мнения специалистов, вы сможете доказать это.
Во вступлении можно также дать информацию о цели, содержании, плане и даже времени вашего выступления. Фраза: «У нас с вами не так много времени для того, чтобы…» или «Отведенное время позволит нам с вами не только получить информацию, но и обсудить ключевые вопросы…» настроит аудиторию на работу и сделает ее вашим содокладчиком, то есть усилит контакт с публикой. «Засиживаться» на вступлении не стоит – оно должно быть кратким.
Продумайте «старт» презентации: ваши действия в первые минуты встречи со слушателями. Например, не стоит строго по регламенту начинать свое выступление, если аудитория еще не готова к восприятию. Шум в зале, бурное обсуждение выступления предыдущего оратора или, напротив, расслабленность, усталость публики (особенно в послеобеденные и вечерние часы) – не лучшее начало для вашей презентации. В этом случае не стоит нервничать, стараться перекричать аудиторию или «разбудить» ее нервным постукиванием по микрофону. Подержите паузу, дайте слушателям понять, что вы здесь, вы готовы поделиться с ними своей информацией, и вступайте в диалог. Для установления контакта с аудиторией можно использовать:
интересный факт;
вопрос или цепочку вопросов;
прием: «Когда я ехал к вам на встречу…»;
случай, произошедший с вами и имеющий отношение к теме;
историю, сказку, шутку.
2. Основная часть
Основная часть, ее кульминация – суть вашего выступления. Здесь вы реализуете поставленную цель, подводите аудиторию к принятию нужного решения, используя всю значимую информацию и аргументацию.
План развития основной части должен быть ясным. Предмет выступления должен раскрываться конкретно и стройно. Материал публичного выступления может быть теоретическим и фактическим. Насыщенность речи тем или другим типом материала зависит от жанра. Например, в отчетном докладе требуется приводить множество цифр и фактов, чтобы доказать положения и убедить слушателей.
При подготовке материала следует обратить внимание на факторы, вызывающие доверие к сообщаемой вами информации:
Приведение конкретных цифр (ничего приблизительного; «более» или «около» – недопустимо!).
Описание точных деталей, обстоятельств и примеров.
Копии документов, подтверждающих вашу информацию (на слайде или в раздаточном материале).
Данные экспертных оценок (значимых для участников презентации).
Отзывы ваших коллег, партнеров, потребителей услуг, общественности, СМИ.
Ссылки на положительный опыт.
Памятуя о том, что информация должна быть достоверной, проверьте точность цифр, дат, цитат, имен. И если вступление в основном несет эмоциональный посыл, то основная часть должна опираться на логику. Однако не следует ограничиваться только сухими доводами. Эмоции в кульминации основной части вашего выступления – катализатор выработки мнения, решения или позиции.
И помните: не стоит перегружать основную часть презентации различными аспектами, фактами и цифрами, способствующими, как вы считаете, лучшему осмыслению слушателями вашей идеи. Не надо пытаться «втиснуть» слишком много материала в ограниченное время. Еще Шекспир сказал: «Где мало слов, там вес они имеют». Оставьте время для заключения и возможных ответов на вопросы.
3. Заключение
В этой части формулируются выводы, которые следуют из главной цели и основной идеи выступления. Помните: правильно построенное заключение способствует хорошему впечатлению от выступления в целом.
Возможные типы заключения:
подведение итогов;
резюмирование – «презентация в обратном порядке». (Особенно это важно, если презентация длительная);
рекомендации – повтор кульминации, совет, инструкция;
ближайшие шаги – подталкивание аудитории к действию;
анекдот или случай из жизни, относящийся к резюме презентации.
Закончить выступление можно решительным, эмоциональным заявлением, подводящим итог презентации. Многие считают, что в идеале заключение должно стать не жирной точкой презентации, а многоточием. То есть презентация должна быть выстроена таким образом, чтобы вызвать у слушателей побуждение к сотрудничеству, чтобы ваш контакт с аудиторией не закончился словами «Благодарю за внимание», а продолжался в дальнейшем. Если это соответствует вашему желанию, в заключении стоит оставить всем участникам презентации свои координаты и контакты.
Несколько советов по подготовке слайдов в программе Power Point
Преимущества этого сопровождения презентации очевидны. Слайды – это удобное наглядное оформление выступления. Они:
– привлекают внимание слушателей;
– повышают степень восприятия и понимания, а также способность к запоминанию информации;
– выделяют ключевые моменты презентации;
– сокращают время выступления.
Но все это справедливо в том случае, если слайды не мешают вашему выступлению, а дополняют его. Помните, что выступающий не чтец титров, задача компьютерной презентации – сфокусировать внимание слушателей, зафиксировать и проиллюстрировать то, что вы говорите. Готовя слайды, следуйте простым принципам:
не перегружайте слайд информацией – не больше 30 слов;
не дублируйте текст выступления;
текст на слайдах должен быть простым и содержать ключевые данные вашего выступления, которые вы объясняете и комментируете;
следуйте правилу: одно предложение – одна мысль;
по возможности заменяйте текст на символы;
не перегружайте презентацию частой сменой слайдов, анимационными и звуковыми эффектами. Это не концентрирует внимание, а напротив, отвлекает слушателей;
не используйте более 3 шрифтов;
не используйте более 3 цветов! Помните: цвет – это тоже информация.
И еще одно важное правило: не стоит в своей презентации опираться только на слайды и зависеть от них. Ваше выступление не должно пострадать даже в том случае, если техника даст сбой.
ШАГ 6. Репетиция, тестовый прогон
После того как вы определились с планом выступления, наполнили его содержанием, то есть подготовили текст и аудиовизуальное сопровождение, пора приступать к репетиции. Тестовый прогон позволит не только увидеть скрытые пока от вас недочеты, но и подготовиться к встрече с аудиторией. Редкий выступающий не боится провала, сцены или публики. Чтобы не совершать ошибок при проведении презентации, устройте «презентацию презентации» для себя (новичкам публичных выступлений может потребоваться диктофон или даже видеокамера) либо для своих коллег и друзей, которые искренне ответят на ваше «Ну как?»
Репетиция позволит вам ответить на вопросы:
Знаете ли вы в совершенстве предмет вашего выступления?
Способны ли вы на импровизацию и отклонение от изначального текста?
Насколько хорошо подготовлен текст?
Насколько хорошо «подогнаны» к тексту используемые аудиовизуальные средства?
Грамотно ли выстроена ваша речь, нет ли в ней слов-паразитов?
Насколько ваши мимика и жесты соответствуют образу уверенного в себе оратора и соответствуют идее выступления?
Не слишком ли громко (тихо) вы говорите?
Список можно продолжать. И последнее, что вы спросите у себя после тестового прогона: «Что нужно изменить в презентации, чтобы достичь поставленной цели?»
Опыт показывает, что на каждую минуту выступления приходится 20-25 минут подготовки. Если выступление тщательно подготовлено и отрепетировано, то в момент встречи со слушателями вы будете держаться уверенно, и ваша презентация наверняка достигнет цели.
После репетиции до завершения подготовки презентации и непосредственно встречи со слушателями остается всего два шага:
ШАГ 7. Подготовка финального варианта презентации
ШАГ 8. Релаксация
Особое внимание уделите восьмому шагу. За сутки до выступления оставьте свою презентацию в покое. Дайте отдых и себе, и ей! Ночь перед выступлением, проведенная в правках и дополнениях, не сделает вашу презентацию лучше, но лишит вас необходимого отдыха и добавит излишней нервозности.
Помните, с чего мы начинали? Главное в презентации – вы сами! Не тешьте себя иллюзией, что в памяти слушателей останется только тщательно подготовленное вами сообщение. После презентации каждый покинет место встречи с каким-то впечатлением, и оно будет сформировано в том числе вашим внешним видом, интонациями, мимикой и жестами, общим позитивным настроем. Только естественное поведение, не противоречащее общему смыслу ваших слов, будет убедительно для слушателей. Все в вашем облике должно гармонировать со словами. Помните, что при отсутствии такой гармонии поверят в первую очередь не словам.
И еще один важный момент: энтузиазм. Если вы не увлечены темой выступления, если сами сомневаетесь в том, что говорите, лучше уж вообще не вступать в диалог. Невозможно убедить кого-то в том, во что искренне не веришь сам. Ваш энтузиазм значит больше, чем любые доказательства, которые вы можете привести. Поэтому будьте спокойны, уверенны, искренни и самое главное – оставайтесь самим собой!
В самом начале мы говорили о том, что при подготовке презентации следует сформулировать цели и результаты выступления. И вот все позади, и вы, наконец, должны задать себе «страшный» вопрос: «Достиг ли я поставленной цели? Было ли мое выступление удачным или же это провал?» Выяснить это можно двумя способами – оценка со стороны и самооценка.
Оценка со стороны
Конечно, можно спросить ваших друзей или просто знакомых, которые оказались среди слушателей, о том, насколько удачным было ваше выступление. Даже если вы с треском провалили презентацию, как правило, в ответ вы услышите: «Все отлично!» А «критические» замечания будут выглядеть примерно так: «Видно было, что вначале ты волновался. А потом справился!» Не следует обижаться на коллег. А что бы ответили вы, если бы у вас спросили: «Ну как я?» То-то! Есть и еще один способ оценки со стороны. Перед началом мероприятия раздайте всем участникам анкеты и попросите анонимно заполнить их в конце вашего выступления. Безусловно, чтобы приступить к разбору ответов, вам потребуется определенное мужество.
Самооценка
Если вы не осмелились предложить слушателям анкету, то оценить свое выступление самому просто необходимо. Конечно, оптимальный вариант – заполнение обеих анкет, тогда вы сможете узнать, совпадает ли ваше мнение о себе с мнением аудитории, что поможет вам в дальнейшем при подготовке и проведении презентаций.
Елена ЕЛШИНА, главный специалист ЦК Профсоюза работников народного образования и науки РФ
Выбор читателей
Комментарии