Новые условия – новые сервисы

Согласно опросу компании Naumen («Наумен консалтинг»), результаты которого были опубликованы в начале апреля 2020 года, более 78% российских организаций предоставили персоналу возможность работать удаленно. В первую очередь это было связано с началом удаленной работы в период распространения вирусного заболевания COVID-19 и последовавшим за этим введением ограничительных мер.

Листайте вправо, чтобы увидеть больше изображений

Однако лишь в 24% предприятий были готовы перевести на домашний офис своих работников. Наиболее подготовленной к удаленной работе оказались IT-компании – более 90% организаций этой сферы ранее практиковали работу вне офиса. В целом 75% опрошенных организаций предоставляли своим сотрудникам возможность удаленной работы (https://www.naumen.ru/events/news/4088/). Стремительно меняющиеся обстоятельства в ситуации с пандемией диктуют необходимость быстро адаптироваться к новым условиям всем организациям независимо от их отраслевой принадлежности.

Департамент образования и науки города Москвы оказался локомотивом в организации работы подведомственных учреждений в удаленном режиме.

В распоряжении ДОНМ имеется несколько десятков интегрированных между собой городских информационных систем, позволяющих реализовать в удаленном режиме бесперебойное обеспечение не только образовательного процесса, но и работу по финансированию подведомственных учреждений, организации бухгалтерского учета, начислению и свое­временной выплате заработной платы работникам системы образования города Москвы.

Государственное казенное учреждение города Москвы «Центр финансового обеспечения ДОНМ», используя предоставленные городом цифровые технологии, начиная с 2019 года запустило пилотный проект по поэтапному переводу работников на удаленный режим работы. Для уверенного старта проекта использовались возможности информационных систем:

– автоматизированная система управления городскими финансами – АСУ ГФ, подсистема информационного взаимодействия – ПИВ АСУ ГФ;
– программный комплекс для обеспечения формирования консолидированной отчетности всеми участниками бюджетного процесса – Свод-СМАРТ;
– официальный портал мэра и Правительства Москвы, главного распорядителя бюджетных средств – портал ГРБС;
– система удаленного финансового документооборота для казначейства – СУФД;
– универсальная автоматизированная система бюджетного учета – УАИС БУ;
– комплексная информационная система «Государственные услуги в сфере образования в электронном виде» – КИС ГУСОЭВ;
– хранилище информации образовательных учреждений – АИС «Контингент»;
– электронный документо­оборот Правительства Москвы – ЭДО;
– 1С Уполномоченный представитель;
– единая комплексная информационная система ДОНМ – ЕКИС;
– информационные системы «Клиент-Банк» кредитных организаций – Клиент-банк;

Путь, по которому прошел центр для организации работы персонала в удаленном режиме, можно разделить на несколько основных этапов.

1‑й этап
Автоматизация и перевод на электронный документооборот сопровождения деятельности ДОНМ по финансовому обеспечению подведомственных ему учреждений, интеграция информационных систем для формирования Соглашения о порядке и условиях предоставления из бюджета города Москвы субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания и Плана финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений.

2‑й этап
Внедрение облачного сервиса УАИС «Бюджетный учет», функциональные блоки «Зарплата и кадры» и «Бухгалтерский учет», позволяющего осуществлять расчеты по оплате труда работников, вести бухгалтерский учет и предоставлять отчетность учреждений с любого рабочего места, имея под рукой компьютер и выход в Интернет.

3‑й этап
Интеграция УАИС «Бюджетный учет» с городскими информационными системами, государственными информационными системами и информационными системами кредитных организаций для своевременного расчета заработной платы и адресного зачисления начисленных выплат на счета работников, обеспечения непрерывности, достоверности и своевременности отражения фактов хозяйственной жизни учреждения и сдачи отчетности.

4‑й этап
Установление правовых отношений работников и работодателя для организации работы в дистанционном формате.
Для этого центр заключил с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору, которое регламентирует порядок удаленного взаимодействия работника и работодателя, устанавливает перечень оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств (в том числе каналов связи по сети Интернет), используемых работником, и обязательные требования к указанному оборудованию и средствам. При использовании личного оборудования для исполнения своих функциональных обязанностей работникам предусмотрена компенсационная выплата.

Таким образом, были созданы необходимые условия для организации работы дистанционно.

В ноябре 2019 года первая группа бухгалтеров центра начала работать в удаленном формате, и это можно считать полноценным запуском проекта по переводу работников на удаленный режим работы.

Самое важное в любом формате работы – отлаженные процессы решения задач. Для этого были освоены дополнительные навыки по планированию рабочего времени, по контролю и самоконтролю за выполнением задач, по выстраиванию системы синхронизации действий работников и установлению коммуникаций.

Центром проведены мероприятия по настройке платформ для организации аудио- и видеоконференций подготовлены варианты дублирующих каналов связи для организации бесперебойных коммуникаций, реализовано многопользовательское и безопасное подключение (VPN-соединения) для онлайн-доступа к служебной информации.

Массовый переход на удаленную работу – актуальная и непростая задача для IT-подразделения. И в условиях дефицита времени оказался, как никогда, актуальным обмен опытом, лучшими практиками и возможными ошибками. Сегодня действует множество форматов для обмена опытом – вебинары, онлайн-конференции, чаты в мессенджерах. И тем не менее актуальная информация из первых рук всегда более чем востребована. Никогда раньше специалисты IT-подразделения не оказывали такого существенного влияния на деятельность организации. Фактически от готовности IT-специалистов обеспечить работу необходимых приложений и информационных систем зависела без преувеличения жизнеспособность центра.

Переместить сотрудников на «удаленку» удалось с некоторыми усилиями.

Так, относительно легко смогли обеспечить удаленных специалистов оборудованием: использовались как личные средства вычислительной техники, соответствующие техническим требованиям и требованиям по информационной безопасности, так и служебные.

Основные сложности были связаны прежде всего с устойчивой работой каналов связи и удаленного оборудования. Для решения данных задач в центре дежурит ответственный администратор, готовый в любой момент оказать техническую онлайн-поддержку удаленным сотрудникам, например настроить подключения к пользовательским приложениям, «поднять» каналы связи, перезагрузить сервера.

Чтобы произвести этот переход максимально оперативно, необходимо было привлечь и самих пользователей, для чего для них были составлены поэтапные инструкции по самостоятельной настройке VPN-соединения, а также обеспечена удаленная поддержка всех, кто поначалу не справлялся с настройкой сам.

Не менее важным фактором успешной работы на дистанционном режиме является высокий уровень квалификации и профессионализм работников, которые грамотно используют в своей повседневной деятельности информационные системы и новейшие цифровые технологии, и большая часть из них в целом успешно справились со стресс-тестом «массовый переход на удаленную работу».

Персонал центра с энтузиазмом воспринял предоставленные новые условия труда, увидев для себя дополнительные возможности эффективнее использовать рабочее время, экономить время, потраченное на дорогу, и чувствовать себя дома даже лучше, чем в офисе. Не пострадала и трудовая дисциплина.

Как оказалось, работа на «удаленке» вполне может быть эффективной и слаженной.

Имеющееся в распоряжении пользователей достаточное и необходимое количество высокотехнологичных городских информационных систем, не требующих каких-либо дополнительных технических доработок, в полной мере обеспечило работникам удаленный и бесперебойный доступ ко всем цифровым ресурсам, требующимся для решения текущих задач центра.

Все перечисленные выше мероприятия позволили в период введения ограничительных мер, связанных с пандемией COVID-19, успешно и результативно перевести на дистанционную работу более 700 специалистов и обеспечить качественное и бесперебойное финансирование учреждений системы образования Москвы, своевременный расчет заработной платы и адресное перечисление начисленных выплат на счета работников учреждений.

Евгений ТЕПЛОВ, начальник отдела банковского сервиса Центра финансового обеспечения Департамента образования и науки
города Москвы