На чтение: ≈ 24 мин.Межрегиональная общественная организация детей и молодежи “Новая цивилизация” продолжает публикацию методических материалов, которые могут быть использованы участниками Всероссийского конкурса молодежных социальных проектов “Верим в Россию, строим Россию”. Последний выпуск см. в N 49 за 2000 год.
Шаг N 19. Корректировка хода реализации проекта
Комментарии:
1. Корректировка плана потребуется в том случае, если вы не смогли реализовать какие-либо из намеченных пунктов, например, из-за недостатка необходимого ресурса. Объективных причин, которые могут повлиять на выполнение намеченного плана, может быть достаточно много. Но для того, чтобы их заранее предусмотреть, необходима более тщательная работа над составлением плана реализации проекта. Тем не менее могут возникнуть обстоятельства, которые требуют внести определенные коррективы в составленный план. К этому нужно относиться с пониманием. И изменять его, не отказываясь, от конечной намеченной цели проекта.
2. Изменения может вносить единолично сам менеджер, принимая ответственность на себя, но целесообразно посоветоваться и с остальными членами команды, чтобы не утратился интерес к той деятельности, которая предусматривается проектом.
3. Главное требование – корректировка не должна принципиально изменить ранее составленный план, особенно если обстоятельства не столь существенны.
Раздел III. Итоги работы над проектом
В этом разделе вы найдете советы, как проанализировать результаты работы вашей команды, а также как проинформировать общественность о том, что вы сделали, решая социальную проблему местного сообщества.
Шаг N 20. Анализ результатов работы над проектом
Комментарии:
1. Любая завершенная работа нуждается в анализе ее процесса и результатов. Это нужно в первую очередь для того, чтобы увидеть реальный результат, по возможности объективно оценив достигнутое.
2. Основой такого анализа является система оценки, которая утверждена ранее. Опираясь на систему критериев и показателей, следует спокойно, всесторонне и обстоятельно обсудить то, что реально получилось, сравнивая с тем, что было запланировано командой на этапе подготовки проекта.
3. Сначала анализируется выполнение отдельных задач, качество крупных мероприятий, которые были запланированы командой. При этом обращается внимание на степень реализации плановых мероприятий, отдельно обсуждаются те обстоятельства, которые отрицательно повлияли на результаты проекта. Разумеется, не следует забывать и о том, что способствовало реализации плана с тем, чтобы в будущем использовать и эти обстоятельства.
4. Обязательным этапом является анализ соответствия поставленной цели и достигнутых результатов. При самом благоприятном исходе – это соотношение 100 процентов, то есть план работы над социальным проектом выполнен по всем позициям, полученный результат полностью соответствует поставленной цели. Но это бывает не всегда. Если у вас получилось не все, не стоит делать “организационных” выводов, то есть полностью отказываться от дальнейшей практики реализации социальных проектов.
5. В ходе анализа следует отметить вклад каждого члена команды в общий результат работы. Разумеется, нужно подчеркнуть усилия каждого человека, даже если он не смог в полную силу в течение всего времени работать вместе с командой.
6. Основным аналитическим документом является отчет команды о работе над социальной проблемой. Работе над отчетом следует уделить достаточно много внимания. Не следует рассматривать эту работу как потерянное время. Это очень хорошая школа менеджера.
Шаг N 21. Информирование общественности о результатах работы
Комментарии:
1. Средства массовой информации (газеты, радио, телевидение) могут помочь вам в реализации намеченного социального проекта.
Во-первых, через СМИ можно оповестить всех граждан о предстоящем проекте или пригласить их в указанное время и указанное место для откровенного разговора о проблемах вашего региона.
Во-вторых, СМИ могут помочь в том случае, если местная администрация никак не реагирует на ваши предложения или требования.
В-третьих, через СМИ можно оповестить всех жителей о том, что ваш проект успешно реализуется.
В-четвертых, газета или местное телевидение могут стать настоящей “школой” или “университетом”, с трибуны которых вы сможете разъяснять различные социальные проблемы.
2. Для этого прежде всего можно и нужно использовать средства массовой информации. Подготовьте несколько различных материалов для местных газет. Целесообразно, чтобы это были материалы разного плана – репортаж, интервью, деловой отчет, письмо жителя города, заметки наблюдателя и проч. Конечно, это могут быть разные авторы, как участники социального проекта, так и жители города.
3. Можно созвать и пресс-конференцию, в ходе которой вы сможете ответить на вопросы журналистов о том, как шла работа над проектом, с какими проблемами вам пришлось столкнуться, что получилось, и, главное, рассказать о своих новых планах.
4. Можно воспользоваться предстоящим праздником, который проводит ваша организация или молодежный клуб, и во время его проведения рассказать о своих достижениях (разумеется, если они есть) или о трудностях, с которыми вам приходится сталкиваться в работе над проектом.
5. Не забудьте про листовки, с их помощью также можно рассказать о том, что вы уже сделали, поблагодарить активных участников вашего проекта и всех граждан, которые так или иначе откликнулись на ваши призывы.
6. Заведите папку. Вырезайте из центральных и местных газет и журналов публикуемые в них материалы о вашей деятельности над решением выбранной социальной проблемы.
7. Делайте видеозаписи своих встреч, в ходе которых обсуждаются те или иные аспекты вашей социальной проблемы.
8. Фиксируйте мнение крупных специалистов, которые высказывают свою точку зрения, приводят аргументы в ее защиту. Не забывайте при этом указывать фамилию, имя и отчество специалиста, место его работы, дату, когда он высказал эту точку зрения и источник, т.е. название газеты, ее номер, название теле- или радиопередачи и время выхода в эфир.
9. Проконсультируйтесь у местных специалистов по данной проблеме. Узнайте, что они думают о вашей работе. Это поможет представить результаты вашей работы более объемно.
Таким образом, двадцать первый шаг позволяет вам проинформировать общественность об основных результатах вашей работы. А следовательно, убедить граждан в том, что ваша организация в силах решать имеющиеся социальные проблемы.
Мы надеемся, что ваш первый успех должен вдохновить вас на более серьезные дела. Тогда смотрите Шаг N 1 – “Изучение общественного мнения”. Именно с него начинался ваш проект.
Заключение
В заключение предлагаю подумать над словами известного американского менеджера Сэма Дипа: “Неважно, чем вы занимаетесь и для кого вы это делаете, но вы должны уметь общаться с людьми, планировать свои дела, решать возникающие проблемы, интервьюировать людей, управлять своим временем, работать с различными группами, разрешать имеющиеся разногласия, выполнять свою работу качественно, уметь управлять собой и управлять другими”.
Думаю, что вы сами поняли, практика реализации социальных проектов – это настоящая жизненная школа, уроки которой помогут вам как в обычной жизни, так и в самых неожиданных обстоятельствах.
Работая над социальным проектом, решая социальные проблемы конкретного сообщества, принимая на себя ответственность за будущее своего родного поселка или города, вы тем самым становитесь Личностью, Гражданином, Жителем планеты Земля.
Если вам эта перспектива кажется интересной, желаем успехов!
Приложения
“Как составить стратегический план”
Определите то, что может послужить мотивом для планирования. Почему вы это делаете? Для того, чтобы удовлетворить руководство, потому что это нужно сделать или потому что вам это интересно? В чем этот интерес?
Определите свою организационную миссию. Какова цель существования вашей команды? Что вы можете сделать для местного сообщества? Кто заинтересован в вашем проекте?
Дайте оценку окружающей обстановке. Какие основные направления (технологические, социальные, экономические, политические) оказывают влияние на ваш проект? Что угрожает успешной реализации вашего проекта? Какие имеются возможности?
Дайте внутреннюю оценку вашей команде. Что вы делаете особенно хорошо? Что плохо? Каковы ваши сильные стороны? Каковы ваши слабости?
Установите краткосрочные цели, основанные на этих оценках. Что вы немедленно должны сделать, чтобы ответить на произошедшие изменения, учесть новые возможности и достичь желаемых результатов?
Установите долгосрочные цели, основанные на вашей миссии. Что вы должны сделать в течение двух лет, чтобы добиться максимального эффекта?
Расположите цели в приоритетном порядке. Возможно, что у вас нет времени и ресурсов, чтобы выполнить их все. Сначала поработайте над наиболее срочными и перспективными, от которых ожидаете получить наиболее положительные результаты.
Проанализируйте каждый пункт плана. Какие положения плана не помогут в достижении поставленной цели? Какие работают на нее? Перечислите их все.
Разработайте планы по достижению каждой цели. Определите для каждой цели, какие действия доведут до минимума влияние негативных сил, а какие усилят позитивные. Кто несет ответственность за каждое действие? Когда и где они будут достигнуты? Какие ресурсы для этого необходимы?
Ежемесячно проверяйте, как успешно действует план. Может быть, вы обнаружите, что следует поставить новые цели или нужно отказаться от невыполнимых. Новые планы действия могут быть более реальными.
Как спасти время с помощью планирования
Возьмите на себя обязательство устанавливать ежегодные цели для личного развития. Распределите их по каждому месяцу, а ежемесячные распределите по неделям и дням.
Тратьте 20 минут в начале каждой недели и 10 минут в начале каждого дня для планирования того, что вам нужно сделать. Задайте себе вопрос: “Что я должен завершить на этой неделе (сегодня)?” Расставьте эти цели по трем категориям – А, В и С в зависимости от их ценности. Поработайте над А. Воздержитесь от соблазна работать сначала с самой простой. Затем займитесь В. Подумайте, может быть, стоит использовать немного времени, предназначенного для С.
Купите или сделайте сами календарь для планирования. Это поможет вам следовать своему плану. Носите его всегда с собой. Используйте его в качестве напоминания о своих обязательствах и выполняйте запланированные действия.
Проведите временной анализ своих действий. Разбейте свой день на 15-минутные блоки. Отметьте, что вам необходимо сделать в первую очередь в течение каждого блока. После того как вы проанализируете свою деятельность за неделю или больше, вы узнаете, на что вы тратите время. Изучите результаты. Решите, что вам нужно сделать, чтобы использовать день лучше.
Делайте только одно дело. На то, чтобы начать и закончить работу, необходимо время. Делайте задание, пока не завершите. Когда мы беремся за несколько дел сразу, качество падает.
Не читайте ненужную информацию.
Берите каждый документ только один раз, в крайнем случае дважды. Не откладывайте его в сторону, пока не сделаете что-то или не примете решение.
Помните правило 80/20. Вы получаете 80 процентов своих результатов с помощью 20 процентов своих усилий. Потратьте большую часть своего времени на эти 20.
Носите с собой карточки размером 3 см х 5 см. Записывайте на них все то, что вы бы хотели запомнить из этого, что происходит в течение дня. Запишите каждое обязательство, которое вы на себя взяли, и каждое событие, которое вам необходимо запомнить.
Заканчивая день, определите все важные задачи на завтра. Утром включите эти задачи в свой календарь.
Кодекс менеджера молодежного клуба МООДиМ “Новая цивилизация”
“Все мы – менеджеры, независимо от звания, ранга, профессии, вида деятельности. Мы все управляем собой и решением собственных задач, управляем и другими людьми (официально или нет), и все мы сможем повысить свою эффективность, если будем управлять искуснее”.
Сэм Дип,
менеджер
1. Менеджер – это член организации:
умеющий выбирать людей и создавать команду;
способный определять форму работы команды путем целенаправленных, практических действий, которые ориентируют на постановку целей, задач, принятие решений, построение и совершенствование организационно-исполнительской системы, подбор и расстановку кадров, обеспечение материальными ресурсами, их распределение;
чувствующий движение времени, перемены, новое и своевременно проводящий необходимые изменения;
занимающийся делом, придающий работе людей организованный и результативный характер;
способный также организовать и самого себя;
планирующий свою работу, умеющий ценить свое и чужое время;
имеющий собственную систему работы.
2. Навигатор является менеджером тогда, когда он:
способен организовать людей для реализации поставленных целей и определенных задач,
умеет организовать себя.
Следовательно, менеджер – это сплав умения организовать людей и самоорганизации.
3. Менеджер воспитывает в людях такие черты, как творчество и инициативу, дисциплинированность и исполнительность, аккуратность и бережное отношение собственности.
4. Менеджер видит масштабные цели и конкретные задачи, он понимает, что именно они придают работе дополнительный импульс. Определяя, “что делать?”, менеджер дает ответы на вопросы “кому делать?”, “сколько делать?”, “к какому сроку?” и, главное, “как делать?”.
5. Для настоящего менеджера нет безвыходных ситуаций и неразрешимых проблем или вопросов. Он всегда может найти приемлемое решение. Если решение трудно принять самостоятельно – он советуется с командой и специалистами.
6. Жизнь постоянно экзаменует менеджера на умение принимать разнообразные решения. Чем лучше знание людей и отношений между ними, а также внешних условий и окружающей обстановки, тем более точными являются решения, принимаемые менеджером.
7. Менеджер решает дела по существу. Он ни при каких обстоятельствах не играет в бумажную деловитость и показную оперативность. Его жизненный принцип – “поменьше бумаг и показухи, побольше живых, нужных и конкретных дел, решений”.
8. Гибкость менеджера состоит в том, что трудные вопросы он не решает “в лоб”, а подходит к ним с разных сторон.
9. Менеджер всегда помнит, что самое страшное – это увязнуть в текучке. Верное средство против этого – план работы.
10. Менеджер организует работу команды, закрепляя за каждым членом конкретные задачи и обязанности, определяя его права и личную ответственность.
11. Настоящий менеджер убежден, что работа команды во многом предопределяет успех его усилий. Люди – решающее звено в достижении поставленной цели.
12. Ведущий принцип менеджера – “организовать – это прежде всего знать людей, их особенности, интересы, найти каждому члену команды свое место в общей системе работы”.
13. Когда определены цель и поставлены задачи, менеджер находит методы их достижения. Цель без методов мертва, методы без цели – неподвижные средства.
14. Основой работой менеджера является организационный план. Особое внимание менеджер уделяет выбору мероприятий.
15. Менеджер хорошо понимает, что планировать легче, чем выполнять намеченное.
16. Большое количество поручений и приказов не доблесть и не показатель результативности работы менеджера.
17. Различные виды регламентов – верные помощники менеджера в организации работы, рациональном использовании времени. Менеджер не пренебрегает такими документами, как положения и должностные инструкции.
18. Инструктирование – это метод постановки целей и задач в процессе общения с членами команды. Если менеджер забывает о единстве метода и процесса, то инструктирование не даст нужного эффекта.
19. Организация совместной работы людей и самоорганизация не могут застывать в неизменном виде на длительное время. Менеджер – это диалектик, который вносит необходимые изменения, то есть проводит реорганизацию в случае необходимости.
20. Результативная работа требует от менеджера умения взаимодействовать с другими людьми.
21. Менеджер всегда находится между двумя противоборствующими и непримиримыми сторонами – организацией и дезорганизацией. Там, где нет должной организации, пускает корни дезорганизация.
22. Менеджер, владеющий самыми разнообразными приемами решения стоящих задач и рационального использования времени, может и делает многое.
23. В организационной деятельности менеджера все должно соответствовать времени, его наличию, затратам, срокам выполнения. Время – огромная организационная ценность.
24. Организовывать – значит контролировать ход выполняемой работы и самого себя.
25. Менеджер не боится собственных ошибок и неудач. Главное состоит в том, чтобы извлекать из них уроки.
26. Каждый проект менеджера – это своеобразная парта, за которой он сидит и учится. “Проездным билетом” на жизненном пути является не диплом об образовании, а глубокое знание дела и людей.
27. Для более глубокого овладения профессией менеджер постоянно учится у мастеров менеджмента.
28. Менеджер не скупится на передачу опыта молодым и начинающим. Передача опыта помогает не только тому, кто его осваивает, но и тому, кто его передает.
Александр ПРУТЧЕНКОВ,
доктор педагогических наук
Выбор читателей
Комментарии