Как избежать разногласий из-за ресурсов в школе с помощью календаря

В период, когда из-за контрпандемийных мероприятий школы то и дело уходят в дистанционный режим работы, у многих возникают сложности: нет инструментария для удаленной работы с документами, нет единых способов взаимодействия внутри коллектива, нет общего канала коммуникаций, инструментов планирования и так далее. Для решения вопросов такого рода отлично подходят современные платформы для совместной работы. Что интересно, часто востребованными оказываются не только базовые функции – работа с документами, в том числе совместная – но и другие модули. В частности, для коллектива ГБОУ «Школа № 2083» (г. Москва) очень полезным оказался календарь, который позволяет избежать разногласий из-за некоторых школьных ресурсов.

Всё своё ношу с собой

В начале 2021 года закончилась лицензия на офисный онлайн продукт, который использовался в школе ранее. И поскольку уже был опыт использования похожего ПО, из имеющихся на рынке предложений выбрали платформу «Р7-Офис»: школе предоставили бесплатную лицензию на 1500 пользователей со сроком действия до 2120 года. Решение о внедрении было принято, и буквально за неделю ИТ-специалисты школы справились с процессом внедрения, не прибегая к помощи сторонних интеграторов.

Была развёрнута свежая версия «Р7-Офис», настроена авторизация через Active Directory Microsoft с использованием протокола LDAP, что дало возможность получить доступ ко всем внутришкольным сервисам с применением единой системы авторизации, и к началу учебного года «Р7-Офис» уже начал работать в «боевом» режиме. Переход оказался несложным, поскольку ранее использовалось схожее по функционалу ПО. Система развернута на собственном школьном аппаратном сервере, там же хранятся данные. Это позволяет обеспечить выполнение требований по защите персональных данных и конфиденциальной информации.

Аппаратные вопросы

В качестве платформы для работы системы выступило серверное решение на базе Windows Server 2016, с процессором Intel Core i9-9900 CPU3.10GHz, 16 Гб оперативной памяти, системным SSD диском и дополнительным жестким диском (HDD) для обеспечения резервного копирования пользовательских данных. Копирование производится каждый день, дополнительно раз в неделю – накопительное резервирование всех созданных и измененных данных.

«Сколько-нибудь заметных проблем с производительностью не отмечалось. Практически все сложности, с которыми нам пришлось столкнуться в ходе этого внедрения – скорее административного, чем технического характера: люди, ранее не работавшие с этой платформой, не всегда горели желанием учиться чему-то новому. Но по мере накопления опыта у пользователей и эти вопросы теряли актуальность», –  говорит Сергей Матвеев, инженер ГБОУ «Школа № 2083» (г. Москва).

Сейчас система используется педагогическим и административным составом учреждения. Учётные записи учеников пока не создаются, так как для начала необходимо отработать схемы работы по административным и педагогическим направлениям. В систему заведены учётные записи для более чем 600 сотрудников, из них активно пользуется платформой более 200 человек: заводили аккаунты для всех без исключения, включая персонал, не использующий в работе компьютерные технологии, например, младший обслуживающий персонал (рабочие по обслуживанию зданий, помощники воспитателя), которым использовать «Р7-Офис» в своей работе не приходится. Но в случае необходимости любой из этих пользователей может перейти в активный режим и получить доступ к развёрнутому и настроенному сервису.

Контекст работы

В ранее используемой системе активно использовалась совместная работа с документами, соответственно, этот функционал нужно было сохранить как базовый. И он в «Р7-Офис» есть. Активно используется модуль «Документы» – над одним и тем же документом могут одновременно работать несколько пользователей, причем одновременно, в режиме реального времени. Очень удобно, что документы из Microsoft Office открываются без проблем и без искажения структуры.

Особенно удобным при совместной работе оказался процесс автоматического формирования версий: сотрудники поработали, сохранили документ – новая версия сформировалась. Так, можно, при необходимости, оперативно, все нежелательные изменения в документах откатить, например, пакетом. Без формирования версии же документы, над которыми ведётся работа, из-за большого количества изменений обрабатываются и загружаются системой достаточно долго и потребляют немало вычислительных ресурсов при работе.

Но и помимо базовой функциональности набора офисных редакторов в системе оказалось много востребованных возможностей.

Календарь, который выручает

Модуль «Календарь» оказался в работе эффективным решением – в зданиях школы множество помещений совместного пользования, таких как, например, спортивные залы, конференц- и актовые залы. Используются они по самым разным поводам и направлениям, как в учебном процессе, так и в дополнительном образовании или, к примеру, при проведении медийных мероприятий. Функционал календаря очень помогает избежать накладок в использовании таких помещений, чтобы в одно и то же время на них не претендовали различные группы людей. Любой сотрудник может открыть календарь и увидеть, в какое время то или иное помещение свободно, и, соответственно, через ответственного забронировать его. Здесь применяется разграничение прав доступа – основная масса сотрудников имеет доступ в режиме «только чтение», а ответственные – полный доступ ко всем функциям модуля, в рамках их касающихся.

Например, в одном из спортивных залов установлен скалодром, на котором регулярно проводятся занятия как кадетскими классами школы, так и кружком дополнительного образования по туризму. Календарь позволяет полноценно использовать спортзал и скалодром без пересечения групп обучающихся, что в настоящее время очень актуально.

Что дальше

«Сейчас мы находимся в процессе внедрения в повседневное использование модуля «Проекты» – надеемся, что он будет активно применяться для планомерной и своевременной подготовки аудиторий, специалистов школы, и, конечно же, детей к различным школьным мероприятиям, например, к олимпиадам, – говорит Сергей Матвеев. – Сейчас этот модуль уже наполняется реальными проектами и задачами.

На повестке – использование модуля CRM, который будет удобен в качестве единого центра хранения контактов и истории наших взаимодействий с поставщиками и контрагентами школы, а их у нас достаточно много.

Планируем активно использовать и модуль «Сообщество» – он может быть удобен для размещения различных ссылок, справочных и информационных материалов. В более далекой перспективе, возможно, попробуем использовать «Р7-Офис» в качестве системы документооборота».

Справка

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 2083» – большая и современная школа, территориально расположенная на территории «Новой Москвы», включающая в себя 4 здания школы, 8 зданий детских садов. Совсем скоро в состав комплекса вольётся ещё одно здание школы. Образование в школе и детских садах получают более 6500 детей, с ними работает более 600 человек персонала.