Электронный деканат. Документы и учебный процесс в полном порядке

Система «Электронный деканат» опробована на 15 факультетах Российской экономической академии. Система создана в полном соответствии с принципами интегрированной автоматизированной ИС Минобразования и науки России. Она предназначена для того, чтобы обеспечивать текущий мониторинг процесса обучения, контроль прохождения документов, сопровождающих учебный процесс, и многого другого.

В результате того, что каждый вуз пробует найти свои подходы к автоматизации учебного процесса, большинство образовательных учреждений несут дополнительные издержки на разработку собственных систем при отсутствии гарантий достижения поставленных целей. При этом используемые подходы зачастую несовместимы и не позволяют построить единое информационное пространство, удобное как для образовательных учреждений, так и для Министерства образования и науки РФ, заинтересованного в эффективном управлении и контроле использования всех имеющихся ресурсов. Мы проанализировали опыт других вузов: МИЭМа, Института дистанционного обучения РУДН, МИСиС, МГУ. Автоматизированная информационная система «Электронный деканат» РЭА, на наш взгляд, менее громоздка, проста в установке и эксплуатации, обеспечивает полный набор функций, она дешевле, и, как нам кажется, ее высокие технологические свойства позволяют рекомендовать ее как типовую вузовскую программу.

В основе программы «ЭД» – элементы, которые позволяют быстро и легко решать поставленные задачи и главную – создание единого пространства для обращения документов в вузе и обеспечение четкости в учебном процессе. В электронной системе «ЭД» получили применение новейшие технологии – ОЛАП и «Хранилища данных», которые позволяют руководителям, пользуясь простым и интуитивно понятным интерфейсом, без помощи программистов, получать аналитические данные. Структура системы основана на технологии клиент – серверной архитектуры и обеспечивает сохранность данных и одновременную работу сотен пользователей, при этом есть возможность при наличии общей базы строго разграничивать доступ: каждый факультет и пользователь «видит» только ту часть данных, на которую ему выделены полномочия.

По сути дела, система позволяет реализовать диспетчеризацию учебного процесса: руководители вуза получают инструмент для анализа учебного процесса, расчета часов учебной нагрузки, составления расписания, учета оплаты, успеваемости как отдельной группы, так и факультета. Деканаты получают автоматизированную справочную систему, которая позволяет составить, отредактировать или просто просмотреть учебный план, распределение студентов по учебным группам, распределение и контроль выполнения нагрузки преподавателями, получить информацию по отчислению неуспевающих и так далее. Все это в совокупности позволяет повысить качество и эффективность работы деканатов, более точно оценить последствия принятия решений по совершенствованию учебного процесса. После внедрения системы учебный отдел уже не должен собирать итоги сессий со всех факультетов, он просто присоединяется к серверу и получает срез успеваемости в нужный момент в режиме реального времени, причем по всем факультетам.

Система «ЭД» позволяет контролировать содержание документов и составлять различные типовые отчеты для подразделений (а в будущем и для вузов), при этом сокращается время прохождения всех этих документов, содержание документов соответствует реальным данным, все не зависит от того, что кто-то в деканате неправильно посчитал количество студентов или где-то недосмотрел итоги сессии по какому-то предмету. Кроме того, она позволяет хранить данные за время процесса обучения – за все пять лет учебы студента. При его переходе на следующий учебный год и на следующий курс данные не уничтожаются, просто к ним добавляются новые записи, и деканат может получить объективную картину его успехов или неуспехов, объективные академические данные в разрезах – по учебным планам, семестрам и дисциплинам. В «ЭД» есть распределение студентов по группам и специальностям – можно найти студента в любой момент, если появится такая необходимость.

Мы столкнулись с такай проблемой, что даже в одном вузе на разных факультетах есть разные формы учебно-экзаменационных ведомостей. «ЭД» позволяет унифицировать документы – отчеты, сводки, ведомости и приказы. Теперь в РЭА деканаты распечатывают приказы об экзаменационных сессиях, экзаменационные ведомости, все это формируется из уже заранее готовых электронных справочников. Работа пользователей минимальна, а получаемый эффект максимальный. Данные заполненных экзаменационных ведомостей потом заносятся в базу и остаются в ней, это впоследствии и помогает формировать объективные и точные отчеты.

Марина РАГУЛИНА, сотрудница отдела экономических баз данных информационно-аналитического управления Российской экономической академии имени Г.В.Плеханова