Документооборот в школе

Работа с документами отнимает у директоров немало времени да и сил. Как сделать эту деятельность более продуктивной? На помощь руководителям сегодня приходят компьютерные технологии. Однако их внедрение в жизнь школы происходит не так гладко. С какими трудностями сталкиваются сегодня директора при введении электронного документооборота? И как можно избежать многих трудностей? Возьмите на заметку опыт коллег.

Майя ГОНЧАРЕНКО, директор школы №43, Мурманск: Необходима единая система

Я 18 лет работаю директором и с удивлением вспоминаю, как когда-то мы печатали всю документацию на печатной машинке. Наша школа с 1992 года участвует в экспериментах по апробации компьютерных программ в управлении школой. Много перепробовали различных программ, сами их разрабатывали. Сегодня остановились на 1С. Теперь наша задача – освоить ее.

Программа дает много возможностей для анализа образовательного процесса. С ее помощью можно проводить мониторинг учебной деятельности, материально-технической базы, составлять расписание и вести журналы, общаться с родителями учеников. Сложна программа лишь тем, что требует введения большого количества данных – этим мы сейчас и занимаемся, чтобы на следующий год она заработала в полную силу.

В последнее время документооборот в школах увеличился во много раз. Это связано, в частности, с финансовой самостоятельностью. Приходит много информации в электронном виде. Директору школы нужно успеть ее принять, прочитать и определить, кому ее перенаправить. В этом нам очень помогает городской Комитет по образованию, создавший на образовательном портале города Мурманска специальную зону для образовательных учреждений, где систематизируется информация.

Представить без компьютера жизнь современного директора невозможно. Мой рабочий день начинается с просмотра электронной почты и заканчивается им же. Сложность, на которую хотелось бы обратить внимание, состоит в том, что часть документов нужно делать в двойном варианте, бумажном и электронном. Это, например, база данных по ЕГЭ, ежегодные отчеты школ, заявки на участие в конкурсах. Для того чтобы если не полностью, то максимально перейти на электронный способ общения между различными организациями, необходима единая система. Проблема заключается еще и в том, что в электронном виде очень трудно сохранить конфиденциальность отправляемого материала, а за это, кстати, несет ответственность руководитель образовательного учреждения.

Елена СТРУТИНСКАЯ, директор Крыжинской основной школы, Жуковский район, Брянская область: Трудовые книжки – в электронном виде

Несмотря на то что наша школа небольшая, в ней учится всего 26 детей, процесс информатизации у нас развивается: один компьютер приходится на 6 учеников. Создано одно автоматизированное рабочее место «Администратор», установлена программа «Управление школой» в рамках программного продукта 1С, все компьютеры объединены в локальную сеть. Это позволяет вести электронный документооборот.

Программа «Управление школой» предусматривает ведение в электронном виде всей документации, в том числе трудовых книжек, а также сбор сведений, например, для Пенсионного фонда или по курсам повышения квалификации. Мне, как руководителю, не нужно по каждому человеку в отдельных бумагах искать нужные сведения, они собраны программой.

Выскажу пожелание. Школе предоставлена в пользование только одна программа, а нам хотелось бы иметь программу более современную, может быть, более простую. Но для ее приобретения пока нет средств.

Светлана МАТВЕЕВА, директор школы №6, Великий Новгород: Что в первую очередь интересует родителей?

Мы создали целую электронную систему, которая автоматически составляет таблицы, графики, диаграммы. С ними работают учителя и ученики, информация выносится на сайт школы.

Что в первую очередь интересно для родителей ребенка? Его успеваемость. Благодаря электронной системе у нас проводится сравнительный анализ достижений каждого ученика по каждому предмету со 2-го по 11-й класс. Это позволяет родителям и ребенку обнаружить «слабые звенья» в его знаниях, проследить динамику успехов.

Такая же работа проводится в области ключевых компетенций. Электронная система обрабатывает данные по формированию коммуникативных и информационных компетенций учеников. По данным программы родителям и ребенку выдается личная карточка. Учителя-предметники, работая с этой информацией, отслеживают успеваемость учеников и делают выводы.

Преподаватели и классные руководители могут найти в электронной системе анализ посещаемости по всем классам, результаты тестирований, ЕГЭ, которые можно сравнить со среднеобластными и общероссийскими, и даже информацию о своих выпускниках.

Электронная система также содержит всю отчетность по школе, я могу быстро найти в ней любую цифру и передать данные в органы управления образованием.