Аутсорсинг: 12 месяцев в штатном режиме

В 2011 году по инициативе Правительства Москвы и Департамента образования был дан старт эксперименту по самостоятельному ведению финансово-хозяйственной деятельности в учебных заведениях. Его участниками после тщательного отбора стали 38 лучших школ, которым предстояло самим адаптироваться в новых условиях и потом научить других. Ведь уже с 1 января 2013 г. вступал в силу Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Директор школы №1305 Ольга Морозова знает об аутсорсинге в бухгалтерии все. Во-первых, ее школа в 2011 году вошла в пилотный проект по реализации Концепции модернизации образования и переходу на самостоятельный баланс. Во-вторых, она из тех директоров нового поколения, которые имеют два высших образования – педагогическое и экономическое, так что в теме разбирается профессионально. В-третьих, в директорском кресле Ольга Евгеньевна без малого 30 лет – комментарии излишни. Наконец, она сумела построить модель отношений с коммерческими партнерами так, что результатом довольны и она, и ее коллектив, и Департамент образования. Так что мнение этого руководителя можно считать заключением эксперта.- За два последних года в жизни школы изменилось все! Когда в 2011 году было принято решение Правительства Москвы о пилотном проекте, наша школа была рекомендована как одна из 8 экспериментальных площадок Центрального округа. Так мы оказались в авангарде всего этого дела и классическим методом проб и ошибок стали учиться самостоятельности. Новая система оплаты труда, новый механизм расчета заработной платы, переход на самостоятельный баланс, аукционы и котировки, покупки в электронном магазине – все это потребовало совершенно иных подходов в организации управления. Конечно, школе осуществлять все эти функции самостоятельно на должном уровне сложно. Мы должны заниматься своим основным делом, а решать все сопутствующие задачи – работа специалистов.Когда стало понятно, что по ведению хозяйственной деятельности и бухучета надо выходить на аутсорсинг, мы стали изучать предложения. Нас собирали в Центральном окружном управлении образования, рассказывали о коммерческих компаниях. Но мы и сами собирали информацию. Ошибиться не хотелось, поэтому мы очень тщательно провели свой собственный мониторинг.ВыборВ выборе аутсорсинговой службы директор свободен, но за этой свободой стоит большая ответственность. Поэтому мы разработали своеобразную шкалу ценностей – свои критерии отбора. Были несколько структур, которые предлагали свои услуги, мы внимательно оценивали все предложения. Внешне они выглядели очень достойно, но при ближайшем рассмотрении выяснилось, что одна контора находится в Нижнем Новгороде, другая никогда раньше не работала с учебными заведениями, третья представляла собой небольшой офис с тремя сотрудниками и одним телефоном… В итоге мы выбрали «Эксперт», созданный на базе группы компаний «Аверс».ДовериеНадо сказать, что мы уже 10 лет пользуемся программными продуктами и полным сервисом сопровождения компании «Аверс». Программисты – умные люди, хорошие аналитики, поэтому быстро почувствовали тенденции, происходящие в системе образования, увидели, как могут в этом поучаствовать, поняли, что им надо не просто создавать программы для бухгалтерии, а потому продумали всю цепочку. Аутсорсинговую компанию они создали, потому что больше, чем кто-то другой, были к этому готовы и им реально захотелось помочь отрасли образования: сделать этот переход для школ инструментированным и заложить все в программу. У них это получилось. Когда нам представили созданную в «Аверсе» компанию «Эксперт», все показалось убедительным, позже мы ни разу не пожалели о своем выборе. Чтобы предложить привлекательную услугу, компания набрала грамотных специалистов, составила программную линейку, разработала четкий алгоритм работы и даже привлекла курьерскую службу.Свой бухгалтерСегодня некоторые мои коллеги продолжают держаться за собственных бухгалтеров. Такая возможность есть только у руководителя крупного образовательного комплекса, состоящего из нескольких учреждений. Небольшие учебные заведения и не мечтают о собственной бухгалтерии – хорошего специалиста содержать очень дорого. Кроме того, найти и удержать у себя универсального бухгалтера, одинаково компетентного и в расчете зарплаты, и в ведении матучета, и в закупке продуктов, до сдачи годового баланса очень трудно, а сейчас еще добавилась тема торгов, тендеров. При этом необходимо постоянно следить за всеми новыми документами, изменениями в регламентах. Возьмем даже такой пример: с 1 января 2013 года вступил в силу тот самый Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Однако не успел закон вступить в силу, как в этом же году принимают изменения. На сегодняшний день закон №402-ФЗ претерпел 4 редакции, были приняты Федеральные законы от 28.06.2013 №134-ФЗ, от 02.07.2013 №185-ФЗ, от 23.07.2013 №251-ФЗ и от 2 ноября 2013 №292-ФЗ. А сколько изменений в течение года, которые надо отслеживать, вносить в программу, выполнять!Есть и еще одна тема – федеральная база статистики (КПМО и пр.). Выбирать необходимые цифры вручную и формировать необходимый отчетный документ – задача очень кропотливая и трудоемкая, самое неприятное – результат от ошибок не застрахован, а это значит, что надо приобретать программу и постоянно в ней работать. Одному человеку выполнять этот комплекс задач в принципе не под силу, а отдел из 2-3 бухгалтеров «съест» почти весь бюджет.По моему личному убеждению, бухгалтерия должна работать дистанционно, на удалении от руководителя. Давление на бухгалтера оказывать не нужно, в этом никакой пользы нет.Я недавно беседовала со своей коллегой о том, почему она так держится за своего бухгалтера. Говорит, удобно, что всегда рядом, можно быстро решить любой вопрос, каждый сотрудник может обратиться за любой информацией, попросить нужную справку. Думаю, это инерция мышления. Уж я-то точно знаю, что вопросы к бухгалтеру у учителей не возникают каждый день – у нас их уже три года не было. Думаю, природа предубеждения некоторых директоров заключается в том, что среди аутсорсеров не так много настоящих профессионалов. Знаю, что некоторым из коллег уже пришлось поменять своих партнеров.Индивидуальный подходНа этом фоне я чувствую себя прямо-таки счастливой.Наша компания-аутсорсер действует не по классическому принципу «Любой каприз за ваши деньги», а серьезно и грамотно работает с отраслью образования. Мы ощутили это с первых шагов. Увидев наш настрой на серьезное сотрудничество, нам сделали существенные скидки, так как изначально в бюджет эти затраты не были заложены. Нас не вынуждали купить весь пакет в комплекте, а сформировали индивидуальный набор актуальных на этот момент опций.Когда мы стали готовиться к переезду в новое здание, на первое место вышли хозяйственные темы. Попросила выделить отдельного сотрудника для работы по нашей программе матучета, это было сделано незамедлительно.Бухгалтерия оперативно вносит в программу все изменения в регламентирующих документах. Например, мы ежемесячно отчитываемся по средней заработной плате по отрасли: то есть зарплаты суммируются и делятся на количество сотрудников. Приходит другая вводная – теперь надо в эту среднюю заработную плату включать еще и внебюджетные средства. Наши партнеры подкорректировали свои программы и внесли необходимые изменения, а мы получили готовый документ.Да, они коммерческая организация и им надо заработать, но зарабатывать можно по-разному. Можно сказать: у нас есть продукт, мы вам его продали – и до свидания. А если вам надо что-то еще – пишите новое ТЗ и заказывайте обновленную программу. «Аверс» же всегда работает на успех. Да, он заключил с нами договор на определенный набор функций, но если надо что-то добавить под современные требования, с готовностью это делает, причем бесплатно. За нами закреплены экономист, бухгалтер, расчетчик, вопросы при необходимости мы решаем непосредственно с главным бухгалтером.ДопуслугиСпециалисты периодически проводят семинары: по новому закону об образовании, о проведении тендеров, торговых аукционов, дают законодательную нормативную базу по пунктам, по позициям, по срокам, излагают последовательность конкретных действий и их причинно-следственную связь. То есть берут на себя функции методистов-практиков и делают это своевременно и грамотно, так как владеют большим объемом информации.Сейчас мы будем переходить на электронную систему документооборота с казначейством. У каждого учреждения должен быть виртуальный кабинет, куда необходимо будет поставлять отчетную информацию в определенной форме, так вот для нас эту задачу также будет выполнять наш «Эксперт».Информация к сведению«Аверс» сегодня ведущая компания, специализирующаяся на вопросах автоматизации управления в системе образования и аутсорсинга в бухгалтерии. Специалисты готовы бесплатно дать вам консультации и ответить на вопросы. Пишите: office@iicavers.ruМнение по поводуИгорь ЛОЗИЦКИЙ, генеральный директор Группы компаний «Аверс», кандидат технических наук:Наша компания уже двадцать лет создает программные продукты по информатизации различных областей управления. За последние 12 лет деятельность компании стала настолько глубоко интегрирована в образование, что мы уже не можем отделить себя от каких-либо процессов, происходящих в учебных учреждениях. Больше того, мы занялись аутсорсингом даже не по своей воле, а по просьбе директоров. Они забили тревогу, поскольку рухнула привычная схема работы с центральной бухгалтерией. А так как в числе других мы поставляем школам программные продукты для бухгалтерского учета («Бухгалтерия», «Сводная бухгалтерская отчетность»; «Тарификация»; «Смета», «Субвенции» и другие), то оказание всего комплекса такого рода услуг стало логичным продолжением нашего сотрудничества. Вот поэтому мы и создали у себя аутсорсинговую компанию «Эксперт». Мы выполняем весь комплекс необходимых учебным заведениям работ: от расчета плана финансово-хозяйственной деятельности до ведения бюджетного учета, формирование бухгалтерской и налоговой отчетности, расчет заработной платы сотрудникам, формирование отчетности во внебюджетные формы. Кроме того, проводим консультации, семинары, корректируем свои программы с учетом последних изменений.Главная задача, без решения которой мы не стали бы заниматься этой деятельностью, – это кадры. Казалось бы, бухгалтеров набрать на хорошо оплачиваемую стабильную работу не проблема, но на деле это не совсем так. Ведь не каждый бухгалтер знает, что учителю надо рассчитать часы по его сетке, учесть часы замены, коэффициент квалификации. Кроме того, необходимо знать очень много специфических отраслевых особенностей, содержание регламентирующих документов. Вот поэтому в основе стратегии нашего коммерческого проекта было решение привлечь к работе лучших специалистов, имеющих опыт работы в системе образования, и нам это удалось. Мы уверены в профессионализме каждого сотрудника компании.Год работы нашей аутсорсинговой компании – повод подвести первые итоги. Сегодня мы связаны договорами с более чем 250 учебными заведениями Москвы и готовы к расширению этого диапазона. Важным для себя считаем и то, что развиваемся не сами по себе, а работаем в тесном контакте с Департаментом образования и директорами учебных заведений.Мы постоянно проводим мониторинг качества обслуживания среди директоров, учитываем их запросы, замечания. Убеждены, что бизнес для образования должен работать безупречно, рады, что наша позиция заслужила доверие среди такой требовательной и пристрастной категории деловых партнеров – руководителей учебных заведений!