Вовлечение сотрудников как первостепенная задача управления

Секрет эффективности и результативности любой организации лежит в понимании и принятии сотрудниками ее целей и ценностей, а также в их качественной деятельности, направленной на достижение этих целей.

Сотрудники таких организаций лучше информированы о целях и задачах организации, ее текущих успехах. Они осознают свое место в организации, понимают, каков их вклад в достижение общих целей, знают, чем могут помочь в достижении общих задач. И самое главное: такие сотрудники – основной источник идей. Зачастую проблемы на местах видит только сотрудник, а ведь именно вовлеченный сотрудник наиболее точно представляет реальные пути их решения, ведущие к развитию деятельности организации в целом. Необходимо создавать условия, чтобы каждый сотрудник принимал участие в непрерывном улучшении и совершенствовании организации.

В отличие от пассивного состояния удовлетворенности вовлеченность – это активная форма состояния личности. Вовлеченный сотрудник – это инициативный сотрудник с осознанной ответственностью, которая способна породить поиск новых способов и возможностей для эффективного достижения результата. Каждый раз, высказывая свое предложение или мнение, сотрудник берет на себя ответственность, выражая таким образом готовность к ответственности за дальнейшую практическую реализацию своего предложения.

Вовлеченный сотрудник образовательной организации ориентирован на достижение общего результата – высоких личностных и образовательных результатов обучающихся, он инициативен, активен, неравнодушен к реализации образовательного процесса, к позиционированию организации в информационном пространстве, к своему вкладу в создание мотивирующей среды. Система менеджмента качества направлена на постоянное улучшение системы управления персоналом, а вовлечение персонала является одной из первостепенных задач, что отражено в линейке международных стандартов в области управления ISO.

Процесс «Вовлечение и мотивация персонала» в Стандарте управления персоналом образовательной организации представлен двумя направлениями: регулярным исследованием уровня вовлеченности персонала с целью определения мотивационного профиля персонала и мероприятиями, направленными на его коррекцию в случае отклонения от целевых показателей, а также организованным сбором предложений по улучшению деятельности ОО от сотрудников.

Достоверное знание об уровне вовлеченности сотрудников образовательной организации позволяет определить, насколько сотрудники готовы действовать для достижения общей цели.

Исследование вовлеченности необходимо проводить для понимания уровня вовлеченности, выраженного в цифрах, и разработки мероприятий по коррекции факторов, влияющих на вовлеченность.

Определение вовлеченности сотрудников в рамках Стандарта управления персоналом образовательной организации предполагает исследование ряда факторов, влияющих на вовлеченность:
1. Экономический фактор – понимание сотрудниками критериев системы стимулирования.

2. Физический фактор – комфортность внутренней среды школы.

3. Социальный фактор – удовлетворенность отношениями, складывающимися с коллегами и родителями обучающихся.

4. Стиль/взаимодействие с руководством – поддержка статуса учителя и школы; справедливость и открытость отношений руководителей с сотрудниками; похвала и поощрение сотрудников.

5. Информированность – информированность о разных сторонах жизни и деятельности образовательной организации; ясность, своевременность и полнота служебной информации.

6. Отношение к качеству работы – оценка квалификации коллег, отношения к правилам, инструкциям, предписаниям; понимание вклада собственных успехов в общее дело.

7. Вовлеченность в процессы – возможность открыто выражать свое мнение, участвовать в выработке или принятии решений. Готовность прикладывать дополнительные усилия, когда это необходимо для организации.

8. Обучение, развитие и карьера – возможности обучения и профессионального развития (качество методической помощи; количество и качество дополнительного обучения).

9. Самореализованность – радость от профессиональной деятельности, чувство самореализованности в работе.

10. Лояльность организации – приверженность сотрудника своей образовательной организации.

Определение факторов дает возможность видеть вовлеченность дискретно, что позволяет определить составляющие, которые требуют большего или меньшего внимания для корректировки степени вовлеченности в целом.

Главным принципом вовлечения персонала является своевременное информирование сотрудников и обмен информацией. Для эффективной работы сотрудники должны знать цели, ценности и задачи организации, знать, что они должны делать и почему, понимать цели выполняемой ими работы и конечный результат своих усилий, знать, как их собственные усилия согласуются с деятельностью всей организации.

Также сотрудники должны своевременно получать информацию, удовлетворяющую их личные потребности (условия работы, правила, изменения, оказывающие на них влияние). Для информирования можно использовать всю совокупность средств: сайт ОО, информационные стенды, доски объявлений, внутренние рассылки по электронной почте, ЭЖД, мессенджеры, специально организованные встречи, регулярные онлайн-совещания.

Все сотрудники обладают чем-то уникальным, что они могут внести в работу организации. Важно вовлекать сотрудников в планирование и принятие решений, запрашивая их предложения и идеи. Сотрудники, наделенные полномочиями и получившие признание своих достижений, относятся к качеству своей работы более ответственно.

Второе направление процесса – «Вовлечение и мотивация персонала» – связано со сбором и реализацией идей и предложений по улучшению от сотрудников образовательной организации. Шаблон для разработки системы сбора предложений включает в себя 4 блока, внутри которых содержатся опорные вопросы:
Инструменты сбора предложений. Каким образом вы организуете в школе сбор предложений? Как сотрудник сможет оставить свое предложение? Каким образом при желании он может остаться анонимным? Каким образом мотивируете сотрудников?

Анализ и выбор предложений для внедрения. Кто будет участвовать в анализе и отборе предложений? Как часто? По каким критериям?

Оценка эффективности внедренных изменений. Кто участвует? Как часто? По каким критериям?

Информирование и поощрение сотрудников. На каких этапах? Кто? По каким каналам? Каким образом?

Заполнение шаблона позволяет управленческим командам выстроить перспективную систему сбора предложений сотрудников для последующего внедрения: проанализировать необходимые ресурсы, временные затраты и определить ответственных за каждый этап реализации.

В организациях с высоким уровнем вовлеченности персонала руководители поступками демонстрируют пример приверженности своим сотрудникам. Они не ограничиваются лишь риторикой о том, что сотрудники – значимый актив организации, а по-настоящему верят в это и доказывают своими делами.

Вовлекать сотрудников следует, оказывая поддержку во всех направлениях их повседневной работы: обеспечивая необходимыми инструментами, материалами, средствами, инициативами, возможностями для развития и обучения. Именно поэтому правильно организованные процессы управления кадрами – обучение, формирование кадрового резерва, подбор и адаптация персонала – комплексно работают на вовлечение сотрудников, приводя в конечном итоге к достижению высоких результатов образовательной организации.

Валерия ОДИНЦОВА, начальник отдела МЦРКПО