Уходим под землю! В крупнейшем учебном заведении Санкт-Петербурга внедрена современная система автоматизации административной деятельности

Сегодня уже, похоже, никто не помнит, с чего началась эта работа, кто первым воскликнул «Эврика!» в дискуссии о том, как эффективнее управлять хозяйством 56-й питерской гимназии, размещающейся в четырех зданиях. Управлять есть чем, ведь помимо гимназических программ, по которым обучаются 2480 учеников и обучают 350 учителей, в этом учебном заведении ведется научно-исследовательская работа, предполагающая расширение образовательного пространства средствами интеграции основного и дополнительного образования, работу по программам интеграции слабослышащих детей в общеобразовательную школу.

Cама масштабность деятельности нуждалась в организационном подкреплении, которое освободило бы педагогов и управленцев от большого объема рутинной работы, позволило им больше времени отдавать учебному процессу. Одна из идей – гимназии нужна единая база данных об учениках, родителях, ресурсах, на основе которой будут выстроены все административные процессы, причем максимально возможное количество рутинных процессов должно быть автоматизировано. Такая идея возникла потому, что гимназия давно ориентируется на внедрение новых информационных технологий и творческое развитие учащихся. Есть восемь компьютерных классов, из них четыре используются для обучения учеников 8-11 классов на уроках информатики, два – для поддержки курса информатики для учащихся 5-7 классов, в одном проходят занятия по технологиям Lego Dacta для учащихся 5-7 классов, еще один предназначен для работы со школьной медиатекой, которая представляет собой информационный и учебный центр с библиотекой и видеокомпьютерным комплексом для учеников, их родителей, администрации и педагогов. Кстати, именно педагоги долго и упорно добивались того, чтобы каждый ученик свободно работал с компьютером и информационными ресурсами: независимо от того, кем собирается стать в будущем. Без знания ИКТ сегодня успешную карьеру не сделаешь, качественное образование не получишь.

Основными программными средствами, которые использовались в учебном процессе, были Microsoft Word, Excel, PowerPoint. Школьные компьютеры объединили в единую локальную сеть, однако многие задачи, связанные с организацией учебного процесса, выполнялись на отдельных компьютерах как автономные задачи. У гимназии было 21 рабочее место для сотрудников, тарификация велась с помощью электронных таблиц в Excel, списки и данные об учениках, родителях, педагогах поддерживались автономно для различных аспектов учебного процесса, в целом все это требовало постоянных усилий по переносу вручную множества данных между отдельными рабочими местами, что приводило к неизбежным ошибкам. То есть материальная база была хорошая, вот только использование ее было не совсем современным. Поэтому становилось понятно, что нужна единая база данных, содержащая сведения об учениках, педагогах и родителях, тех ресурсах, которыми обладает гимназия. Иными словами, это учебное заведение остро нуждалось в создании корпоративной информационной системы, способной поддерживать разнообразные взаимосвязанные организационные процессы, свойственные повседневной жизни учебного заведения, включая автоматизированную подготовку многочисленных отчетов. Так думали педагоги. Словом, когда гимназия пригласила к сотрудничеству компанию Digital Design, она уже морально и технически была готова к работе на новом уровне.

Будущие партнеры, разделяя надежды и планы гимназии, все же полагали, что ей в первую очередь необходима современная информационная система, которая позволила бы перейти от бумажного к электронному учету и в результате значительно повысить контроль над деятельностью образовательного учреждения. Все это значительно сократило бы время, затрачиваемое на выполнение рутинной работы, снизило число ошибок при решении прикладных задач, автоматически формировало нужные отчеты. В результате компания-партнер разработала и внедрила в гимназии автоматизированную систему поддержки административной работы на базе СУБД SQL Server 2000, использующую современные стандартные средства доступа к базе данных.

Систему создавали такой, чтобы она была проста и понятна для преподавателей и предъявляла небольшие требования к аппаратному обеспечению. Разработчики использовали только стандартные методы доступа и обработки информации: ADO, COM, обмен информацией в формате XML, предоставление отчетов в форматах Word, Excel. Пользовательский интерфейс, по словам разработчиков, они стремились сделать максимально понятным интуитивно. Ведь педагоги привыкли к работе с операционными системами Windows, продуктами Microsoft Office, поэтому, когда они сталкиваются с новым приложением, имеющим сходный интерфейс и реализованным просто и удобно, то понимают, что работают в привычной стандартной среде и чувствуют себя уверенно.

Специалисты компании приступили к работе в октябре 2002 года, а в мае 2003-го уже дали первую версию информационной системы, обеспечивающей базовую функциональность: учет информации по ученикам и родителям, ведение справочников, учет кадров и некоторые базовые отчеты – о движении учеников, о наполняемости классов, учет помещений и предметов. В августе 2003 года уже была готова полнофункциональная версия системы, которая могла поддерживать следующие функции:

– ведение информации по ученикам и родителям,

– формирование классов, учет движения учеников,

– учет успеваемости,

– управление учебной нагрузкой,

– учет помещений и оборудования,

– тарификация педагогических работников,

– построение сложных запросов и получение выборок на имеющуюся информацию.

С ноября 2003 года информационная система гимназии № 56 стала эксплуатироваться в рабочем режиме. Что особо интересно, она стала помогать не только управленцам, но и учителям-предметникам, которым нужно выстраивать инновационные учебные курсы. Дело в том, что простота и открытость системы позволяли запрашивать любые данные из других информационных систем, загружать их в гимназическую и оперативно отправлять нужную информацию в другие системы. Сейчас в 56-й гимназии планируют интеграцию своей информационной системы с системой метрополитена. Дело в том, что метрополитен предоставляет льготные ученические билеты, а гимназия могла бы поставлять ему данные об этих ученических билетах, обеспечивая точность и своевременность передачи таких данных. Когда метрополитен созреет и откроет доступ к своим базам данных, его сотрудничество с гимназией может стать взаимовыгодным и интересным.

Санкт-Петербург