Тайм-менеджмент: как управлять своим временем

Почему в сутках не 25 часов? Думаю, почти каждый современный человек задавался этим вопросом. Количество задач, которое ежедневно сваливается на нашу голову, иногда превышает все разумные нормы. Так и хочется разорваться на части, чтобы успеть все и сразу.

Для достижения результата приходится совмещать разные виды деятельности и перерабатывать огромный объем информации с помощью компьютера, смартфона или иных технологий. Однако такой ритм может нанести серьезный урон организму, привести к уменьшению производительности и концентрации, а также вызвать стресс и утомление. Все это в совокупности негативно отражается на качестве жизни.

Чтобы успешно работать в режиме многозадачности, не нанося при этом удар по собственному здоровью, необходимо эффективно планировать свое время, приоритизировать задачи и управлять своей продуктивностью. На сегодняшний день навык тайм-менеджмента стал чуть ли не самым актуальным в любой профессиональной области.

Преимущества

• Уменьшение стресса: когда человек управляет своим временем, он ощущает полный контроль над своей жизнью. Этот факт снижает уровень тревоги и стресса, повышает уверенность себе и своих возможностях.
• Здоровый образ жизни: наличие четкого расписания позволяет вам выделить больше времени на тренировки, питание и полезные привычки. Все это в общей сложности благоприятно сказывается на физическом и ментальном здоровье.
• Повышение производительности: развитие навыков тайм-менеджмента позволяет повысить производительность и эффективность работы. Это особенно важно для бизнеса и людей, работающих в условиях конкуренции, где каждая минута может иметь значение.
• Достижение целей: управление временем позволяет определить, какие задачи необходимо выполнить и какие сроки для этого установить. Более того, планирование помогает избежать отвлекающих факторов, которые могут затруднить процесс достижения целей.
• Баланс: когда человек правильно подходит к ежедневному графику, то он может найти больше свободного времени, чтобы заняться хобби, спортом, своей семьей и друзьями. Это помогает улучшить качество жизни и повысить уровень удовлетворенности.
• Приобретение организационных навыков: умение самостоятельно формировать список дел является особенно актуальным для тех, кто предпочитает работать в позиции управленца или лидера. Оно формирует способность оценивать приоритеты, устанавливать цели и контролировать задачи.

В погоне за потерянным временем

Как бы нам этого ни хотелось, но повернуть время вспять и наверстать упущенное не получится. С принятия данного факта, как правило, начинается развитие навыков тайм-менеджмента.

В современном мире, где каждый день прибавляется все больше и больше дел, умение управлять своим временем становится своего рода искусством. Дело в том, что перед человеком встает сложнейшая задача – найти баланс между работой и личной жизнью. 

Одним из первых шагов в этом процессе становится оценка собственных действий: нужно определить, какие из них эффективны, а какие – нет. Подумайте, как вы можете оптимизировать свою деятельность, чтобы достичь большего результата за меньший промежуток.

Чтобы получить максимум в ограниченных условиях, на втором этапе следует обозначить цели и приоритеты. Выстроив их по степени важности и требовательности, вы сможете использовать свое время наиболее рационально. При этом не стоит забывать, что каждый день несет с собой неожиданные повороты и срочные задачи, к которым нужно готовиться заранее.

После того, как вы четко сформулировали траекторию, стоит задуматься об инструментах, которые помогут вам достичь желаемой цели и минимизировать временные потери. Порой мы даже не задумываемся, как много драгоценных минут отнимают у нас привычные звонки, электронные уведомления, сообщения и т.д. В нашей жизни масса других отвлекающих факторов, на каждый из которых можно подобрать действенный механизм. 

Инструменты тайм-менеджмента

В вопросах оптимизации не обойтись без планирования. Составьте список дел, которые необходимо выполнить, и приоритезируйте их. Сначала пропишите более важные задачи, так как их выполнение может повлиять на реализацию других пунктов вашего плана. Четкий график рабочего дня, который хранится не у вас в голове, а на любом бумажном или электронном носителе, позволит ориентироваться в случае непредвиденных ситуаций.

Чтобы расписание на день шло так, как задумано, укажите время, в течении которого дело будет выполнено. Например, в 9.00 – планерка, в 10.00 – встреча с руководителем и так далее. При этом не стоит забывать, что человек склонен переоценивать свои возможности. Устанавливайте реалистичные сроки, тогда вы сможете избежать стресса и неудовлетворенности от неэффективного использования времени.

При выстраивании графика количество дел иногда превышает физические возможности человека. Самое время воспользоваться еще одним незаменимым инструментом – делегирование обязанностей. Брать все на себя не имеет никакого смысла. Разумнее всего распределить задачи по сотрудникам с соответствующей квалификацией или передать часть работы тем, кому вы действительно доверяете. Это позволит вам снять с себя второстепенные задачи и автоматизировать процесс.

Не стоит закрывать глаза на еще одну важную деталь – циркадные ритмы. График на то и называется индивидуальным, что соответствует особенностям конкретного человека. Так, например, некоторым людям легче работать утром, другие же находят идеальное время для работы в середине дня или поздно вечером. Попробуйте выяснить, на какой промежуток в течении суток приходится пик вашей продуктивности, и постройте день так, чтобы именно в это время перед вами были самые сложные и ответственные задачи.

Как бы странно это не звучало, но в борьбе с отвлекающими факторами вам на помощь придет мобильный телефон. Казалось бы, современный человек тратит так много времени на гаджеты. Тогда как убийца времени может его сохранить? Все просто: установите будильник, который будет сигнализировать вам о начале и конце времени, когда запрещено отвлекаться на посторонние звонки, письма или же общение в мессенджерах. Все это в общей сложности съедает несколько часов в течении дня. На проверку сообщений или скроллинг ленты новостей можно определить лимит. Например, по полчаса утром, в обед и вечером. Спустя неделю вы заметите, как много начали успевать.

Наконец, важно отводить время для отдыха и личной жизни. Если каждую минуту уделять работе, то, в конечном итоге, вы потеряете интерес. Думать о работе днем и ночью, бежать в офис в законный выходной или же брать задания на дом – все это лишь истощает ваш организм и формирует внутри бомбу замедленного действия. Чтобы перезагрузить мозги и восстановиться, достаточно найти время на хобби, встречи с друзьями, спорт или просто на отдых.

Слоны, лягушки и помидоры: методики от экспертов

В процессе развития важного навыка люди нередко прибегают к помощи экспертов и различных бизнес-тренеров. Однако у каждого из них свои особенные приемы. Расскажем чуть подробнее.

Утро нужно начинать с поедания «лягушки». Такую рекомендацию в свое время дал известный канадский предприниматель, писатель и коуч Брайан Трейси. На его счету более 60 книг, а также свыше 300 курсов о тайм-менеджменте в аудио и видеоформате. Он убежден, что самые сложные и неприятные дела стоит выполнять в начале дня, пока мозг активен и не перегружен иной информацией. Как правило, чем труднее кажется действие, тем дольше мы его откладываем. При этом задача не теряет своей актуальности и важности, поэтому срывать сроки крайне не рекомендуется.

Однако съедать всех лягушек разом не обязательно, можно распределить по 1-2 на каждый день. Самое приятное в этом методе, что после выполнения неприятного задания вы почувствуете прилив энергии и гордости за себя, что станет дополнительным стимулом для решения второстепенных задач. Согласитесь, получать гормоны радости и удовольствия с самого утра – это полезная зависимость.

Мотивационный спикер Дэвид Аллен в своем методе Getting Things Done предлагает технику доведения намеченных дел до конца. Он рекомендует ставить в начало дня мелкие дела на 1-2 минуты. Список может включать в себя просмотр почты, распределение задач и рассылку сообщений.

Методика Марка Форстера «Автофокус» вовсе отличается от вышеперечисленных. Эксперт рекомендует не делить задачи на мелкие и большие, так как это может вызывать отторжение. По его версии, следует собрать все дела в единый список и просто прочитать его без привязки к важности. Где остановится ваш взгляд, ту задачу и следует выполнять. Если же выбранное дело так и не удалось завершить в течении дня, перенесите его в конец списка и перечитайте вновь.

Привычку работать по таймеру рекомендует итальянский предприниматель, наставник и инструктор Франческо Чирилло. Автор техники «Pomodoro» советует разделить свое время на равные получасовые промежутки: 25 минут на работу и пять минут на отдых. Каждые четыре повтора следует разбавлять полноценным 30-минутным перерывом. Таким образом вы научитесь управлять временем, выработаете силу воли и справитесь с выгоранием. По мнению Чирилло, это мощное оружие в борьбе с прокрастинацией и самый действенный метод концентрации на сложных вопросах.

При наличии объемной и сложной задачи некоторые коучи рекомендуют «разделить слона на много маленьких стеков». Иначе говоря, они предлагают сделать из большой работы – подготовка к экзаменам, написание диплома или курсовой, изучение иностранного языка – много мелких пунктов, которые можно постепенно выполнять в течении дня.

По версии приверженцев данной техники, важные и глобальные цели вызывают ступор и желание отложить процесс на потом. Когда на человека сваливается одним разом огромное количество разноплановых дел, он просто напросто не знает, с чего начать. Но откладывать «слона» бесконечно не получится, в определенный момент он свалится на вас всем грузом своего веса и раздавит. Однако, когда перед глазами возникает четко расписанный план, страх и паника пропадают сами собой.

Кстати! Помимо «лягушек» и «слонов» в тайм-менеджменте есть еще «мамонты». Если большую задачу долго и упорно откладывать на завтра, то она потеряет свою актуальность. На такой случай надежного метода нет. «Мамонта» лучше вычеркнуть из списка и не тратить свои силы.

Приложения для организации времени

Существует множество приложений, которые помогают тренировать тайм-менеджмент. Ниже приведены некоторые из них:

Todoist: это веб-сервис для создания списка задач, которое помогает организовать дела по проектам и установить приоритеты. Здесь можно хранить заметки с файлами любого типа, настраивать фильтры, ставить метки и прочее,

Trello: это инструмент для управления проектами, который позволяет создавать доски и карточки. Этот сервис удобен для команды, члены которой работают в дистанционном режиме. Даже находясь в разных точках планеты, все сотрудники могут объединиться в рамках одной платформы, чтобы руководитель распределял задачи и регулировал ход их исполнения.

Forest: это приложение, которое помогает оставаться сфокусированным на своих задачах. Пользователь просто блокирует доступ к некоторым приложениям на определенное время. Пока человек работает и не отвлекается на уведомления, ленты соцсетей и развлекательные ресурсы, на его экране растет виртуальный лес. Разработчики утверждают, что боковым зрением мы видим приходящие уведомления и волей-неволей тянемся их проверить. Таким образом, наш мозг находится в режиме постоянной активности. Бесконечный поток информации не позволяет ему перейти к вдумчивой работе.

Pomodoro Timer: это приложение работает по аналогичному принципу, как и Forest. Техника работы в фокусе позволяет пользователю автоматизировать процесс. Мобильное приложение самостоятельно сообщает о перерывах, чтобы вы не отвлекались на часы. Для это достаточно в начале дня выбрать задачи для выполнения и внести их в список планирования. После запуска таймера вам остается просто работать, пока не прозвонит сигнал о 3-5 минутном перерыве.

RescueTime: это приложение, которое отслеживает время, проводимое на компьютере или мобильном устройстве, а также предоставляет статистику использования времени. Главное преимущество – кроссплатформенность. Иными словами, механизм осуществляет охват всех устройств, за которыми человек может проводить свое время в течение дня. Менеджер времени возьмет на себя задачу повышения вашей производительности. Он проследит за активностью и найдет слабые места. Кроме того, трекер укажет вам, какие категории – работа, общение, шопинг, обучение, новости – занимают больше всего времени.

Breathe: предлагает музыкальное сопровождение для повышения концентрации и продуктивности. В сервисе вы найдете плейлисты инструментальной музыки, а также фоновые изображения. При необходимости приложение отправит вам напоминание о том, что нужно глубоко дышать в течение дня.

Важно выбрать приложение, которое подходит именно для вас и ваших нужд. Не стоит забывать и том, что положительный эффект требует регулярности. Нужно не только установить приложение, но и использовать его на постоянной основе, чтобы качественно развивать свои навыки тайм-менеджмента.