На чтение: ≈ 14 мин.В условиях информационного перенасыщения библиотеке образовательного учреждения все сложнее выполнять свои основные функции, и в первую очередь обслуживать читателей. Внедрение ИКТ значительно облегчает этот процесс.
При сканировании штрих-кода читательского билета автоматически находится виртуальный формуляр. В меню «» сканируется штрих-код книги. На экране появляется запись о снятии книги с читателя.
Практически все современные автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС) имеют подсистему, которая обеспечивает возможность автоматизации технологических операций, выполняемых библиотекарями в ходе абонементного обслуживания. Это касается записи и регистрации читателей, фиксации выдачи и возврата литературы, поисков и формирования списков должников и невозвращенных изданий, ведения статистики.
Отметим, что за рубежом для обозначения всего комплекса процессов обслуживания возникло новое понятие, не имеющее пока адекватного перевода на русский язык, – «Circulation». Оно включает в себя компьютерную регистрацию читателей, выдачу и возврат документов, а также все сопутствующие функции: автоматизированный контроль сроков возврата, наложение взысканий и прочее. Сюда также заложены возможности автоматизированного анализа состава читателей по всем предусмотренным программой признакам, осуществление заказа на литературу (в том числе и дистанционно), учет посещаемости, построение кривых посещаемости по месяцам, дням недели, часам в пределах дня для определения оптимального расписания работы библиотеки и так далее.
Полная автоматизация позволяет снизить трудозатраты, а главное, сократить время обслуживания, что особенно важно и библиотекарю, и читателям. Однако тут есть ряд сложностей, которые заставляют многих руководителей наших библиотек отложить создание этой подсистемы на более обеспеченное будущее.
Для введения и полноценного функционирования данной системы целесообразно иметь несколько компьютеров, объединенных в локальную сеть, несколько принтеров (в том числе для печати заказов читателей) и полный электронный каталог (ЭК). То есть библиографические описания всего фонда должны быть введены в компьютерную базу. Центральным звеном автоматизации процессов обслуживания становится использование штрихового кодирования.
Из истории
Изобретение линейного штрихового кодирования приписывают американским ученым Норманну Вудленду и Бернарду Cильверу, которые впервые применили его в 1949 году для маркировки продуктов в супермаркете. Прототипом отображения этого кода была азбука Морзе. Тире и точки вытянули вниз, и получилась последовательность широких и узких линий, разделенных пробелами, с нанесенными под ней цифрами – штрих-код, или бар-код (bar-code).
С изобретением лазера появилась считывающая лазерная установка (сканер). Тонкий луч, двигаясь по изображению штрих-кода, поглощается темными полосками и отражается белыми. Свое завершение штриховое кодирование получило в корпорации IBM с использованием компьютера для обработки кода. 3 апреля 1973 года считается официальным днем рождения штрих-кода, важного события в истории логистики (науки управления материальными и информационными потоками).
Наиболее распространены 12-разрядный UPC (Universal Product Code) – Универсальный товарный код и 13-разрядный EAN (European Article Numbering) – Европейский товарный код. В них записана информация о стране происхождения продукции (за Россией закреплен диапазон 460-469), фирме-изготовителе, типосорторазмере продукции. Их применение значительно снизило стоимость учетных работ на складах, уменьшило издержки обращения, повысило уровень контроля за состоянием запасов и так далее. Сейчас штрих-код можно встретить на лекарствах и колбасных изделиях, обуви и промышленном оборудовании, а миниатюрные штрих-коды, например, применяют для отслеживания миграции птиц и даже насекомых.
Штрихованные книги
Штрих-кодирование уже используется многими библиотеками России. Технологически это выглядит следующим образом: каждая единица хранения снабжается самоклеющейся этикеткой со штрих-кодом. Им же снабжают и читательские билеты. При этом:
1) Штрих-код заменяет при учете инвентарные номера единиц хранения, оставаясь фактически единственным уникальным номером документа.
2) Подобный способ позволяет не вводить инвентарные номера или номера читательских билетов вручную с клавиатуры, а поручить это устройству для считывания штрих-кодов с наклеек на билетах и книгах, что повышает оперативность обслуживания и обеспечивает безошибочность ввода информации.
3) Возникает возможность отказаться от традиционных читательских формуляров и перейти к обслуживанию только через компьютер.
4) Для библиотек, имеющих филиалы, становится реальным:
обеспечить через Интернет доступ филиалам к главному серверу (единой базе данных фундаментальной библиотеки);
информировать всех пользователей в оперативном режиме о новых поступлениях;
ввести единый читательский билет и создать единый электронный читательский формуляр, обеспечивающий контроль задолженности читателей на всех точках обслуживания и ведение общей статистики по книговыдаче, посещаемости и прочее.
Технические условия
Для внедрения штрих-кодирования необходимы:
компьютер на кафедре выдачи, включенный в локальную сеть/Интернет;
штрих-кодовый принтер;
специальное программное обеспечение для печати, которое покупается вместе с принтером или отдельно (например, BarCodeMaker);
лента самоклеющихся этикеток;
ручной лазерный штрих-кодовый сканер, считывающий с расстояния до 5 см.
Этапы внедрения
1) Внедрение АБИС (в нашем случае это «MARK-SQL», версия 1.6, разработанная НПО «Информ-система»).*
2) Подготовка фонда – сверка с ЭК.
3) Печать штрих-кодов (в библиотеке МГПУ используется внутренний штрих-код EAN-128: 7-разрядный для книг и 6-разрядный для читательских билетов).
4) Оклеивание книг этикетками со штрих-кодом.
5) «Привязывание» штрих-кода к ЭК, то есть ввод в каждую библиографическую запись уникального штрих-кодового номера на каждый экземпляр издания.
6) Наклеивание на читательские билеты этикеток с кодом.
7) Внесение в компьютер данных о читателях и их штрих-кодов.
8) Снабжение новых поступлений в процессе учета штрих-кодом (вместо инвентарного номера).
9) Со временем – отказ от бумажных читательских билетов и переход к пластиковым карточкам.
Работа на абонементе
Как же выглядит работа на абонементе по-новому? Теперь, когда все книги и читатели пронумерованы в компьютере, программе остается просто соединять «номера». На экран выдаются данные о читателе, о книгах и сроках возврата.
Выдача книги
По предъявлению читательского билета в подсистеме «Абонемент» в меню «Регистрация» сканируется читательский билет. На экране высвечиваются данные о читателе (виртуальный читательский формуляр): в левом окне – ФИО и адрес, в правом – вверху заказанные книги, внизу – перечень выданных книг. Через меню «Выдать книгу» открывается следующее меню, где устанавливается срок возврата и сканируется штрих-код книги.
В памяти машины фиксируется вся выданная литература. По просьбе читателя можно распечатать его электронный формуляр.
Возврат книги
При сканировании штрих-кода читательского билета автоматически находится виртуальный формуляр. В меню «Возврат книги» сканируется штрих-код книги. На экране появляется запись о снятии книги с читателя.
Продление срока пользования книги
При предъявлении читательского билета и книги сканируются их штрих-коды и устанавливается новый срок возврата.
Контроль за выданной литературой
1) Выделить нужную книгу в виртуальном формуляре.
2) В меню «Отчеты» выбрать «Информацию о выданной книге».
3) Чтобы найти, за кем числится потерянная книга, в меню «Отчеты» выбирается «Книги, выданные за период» и устанавливается срок перерегистрации – 1 сентября. В сгенерированном файле поиск идет по штрих-коду потерянной книги.
Работа с задолжниками
Через меню «Отчеты» в любое время генерируется файл с перечнем читателей-должников, книг и сроков возврата. В электронном читательском формуляре такая книга помечается красным, и должники автоматически временно лишаются права пользования библиотекой.
Статистика
В меню «Отчеты» можно узнать:
сколько книг выдано за определенный период (день, год и т.д.), в том числе по категориям читателей. Отдельно вывести статистику по конкретному филиалу библиотеки;
общее количество читателей по категориям и за определенный период. (Бывшие читатели стираются из списка читателей, но при этом автоматически вписываются в «Журнал бывших читателей»);
кому и когда выдавалась конкретная книга;
обращаемость литературы (спрашиваемость);
количество книг на руках.
Теледоступ и автоматизированный заказ литературы через локальную сеть или Интернет
Читатель входит в сеть с любого удобного для него компьютера и регистрируется в библиотечной системе под своей фамилией и своим номером. В режиме поиска читатель ищет нужную информацию. Затем в режиме просмотра делает нужную отметку и переходит в режим автоматизированного заказа.
Дежурный библиотекарь получает заказы, распечатывает их, подбирает литературу и передает ее на кафедру выдачи.
Выбор за вами!
Свой опыт автоматизации процесса библиотечного обслуживания на абонементе мы неоднократно демонстрировали для библиотекарей – слушателей курсов повышения квалификации, организуемых АПКиПРО совместно с ГНПБ имени К.Д.Ушинского. Впоследствии к нам обращались специалисты педагогических и школьных библиотек за дополнительными консультациями. Опыт показывает, что далеко не все осознают, что создание электронного каталога для поиска литературы и базы данных читателей – лишь первоначальные этапы к автоматизированному библиотечному обслуживанию читателей. И только использование штрихового кодирования позволяет библиотекам получить прямую выгоду от автоматизации.
Конечно, могут возникнуть проблемы юридического закрепления факта выдачи книги (в традиционном процессе обслуживания он подтверждается подписью читателя). С переходом на автоматизированный режим приходится либо отказаться от подписи, либо сохранять бумажные формуляры и брать подпись читателя. Последнее решает сама библиотека, в зависимости от надежности работы локальной сети и сети Интернет.
Ольга ЮДАХИНА, заведующая филиалом № 15, Московского городского педагогического университета
Выбор читателей
Комментарии