Сам себе хозяин. Деньги + ИКТ = эффективное распределение средств и сокращение объемов отчетности

Не секрет, что сегодня бич каждого образовательного учреждения и каждого управленца – огромное количество отчетов, которые необходимо отправлять в разные инстанции. Отчетов, выполненных на бумаге. Спрашивается, а когда же мы будем использовать информационные технологии? Кстати, этот вопрос очень волнует и Президента России Дмитрия Медведева, ратующего за создание электронного правительства. Ответ на этот вопрос уже есть в столице, где Южный учебный округ продолжает лидировать в реформировании экономики образования. Об очередном новшестве рассказывает начальник окружного Управления образования Нина МИНЬКО.

При переходе на финансово-хозяйственную самостоятельность дополнительно к заботам по обеспечению качественного и непрерывного образовательного процесса добавляется финансовая и хозяйственная составляющая, которая требует не только ответственного использования бюджетных средств, но и рационализации затрат на ведение бухгалтерского учета, анализа и планирования. Эффективное распределение средств, в основе которого лежит нормативное финансирование, – сложная и трудоемкая задача, для решения которой окружные службы обязаны создать условия, в которых образовательные учреждения не испытывают сложностей ведения бухгалтерского учета, анализа и планирования. При этом за органами исполнительной власти остается контрольно-аналитическая функция деятельности образовательных учреждений.

Оптимальное применение информационных технологий позволило создать в нашем округе необходимые условия для такой работы. В практику работы у нас внедрен информационно-аналитический комплекс бюджетного процесса. Он позволяет объединить плановые, финансовые и статистические показатели в единое целое и предоставить учреждению простой и наглядный инструмент, состоящий из отдельных блоков. Например, заполняя такие показатели, как комплектование классов, лимиты по коммунальным услугам, характеристики здания и другие показатели, школа автоматически получает готовый расчет к сметам.

Разработанные блоки позволяют специалисту в короткий срок ознакомиться с последовательностью процесса создания расчетов к смете и сравнить полученный результат с контрольными показателями нормативного финансирования.

Вместе с тем с помощью нашего программного комплекса учреждение может самостоятельно спланировать проекты бюджета не только на предстоящий, но и на последующие годы, что особенно актуально при переходе на трехгодичный бюджет. Это позволяет финансово-хозяйственной службе образовательного учреждения планировать бюджетные и внебюджетные денежные средства с учетом меняющихся условий финансирования.

Использование модуля «Статистика образовательных учреждений» дает возможность контролировать исполнение бюджета образовательными учреждениями в целом по округу с минимальными затратами. Заполненные блоки от всех учреждений по электронным каналам связи поступают на центральный сервер, где и происходит их объединение, анализ и корректировка. В результате процесс формирования сводного бюджета округа систематизирован и полностью автоматизирован.

Но возможности этой системы не только в том, чтобы спланировать бюджет. Для осуществления контроля в округе разработаны месячные, квартальные и годовые формы отчетности, завязанные все в тот же единый информационный комплекс, где уже на стадии заполнения отчетных форм программа позволяет контролировать все необходимые показатели, исключая ошибки на уровне учреждения, а также проводить анализ и контролировать фактическое исполнение бюджета в разрезе каждого учреждения на уровне округа.

Взаимосвязь плановых, финансовых и статистических блоков повышает эффективность планирования и, как результат, минимизирует его неточности, что позволяет минимизировать внесение изменений в бюджет, а впоследствии и полностью их исключить.

Оптимизация штатов образовательных учреждений – важная задача в условиях нормативного финансирования. Поэтому контрольные функции округа здесь особенно необходимы. Анализ штатного расписания, количества вакансий, кадровый анализ, построенный на оперативных данных, – это тот неполный перечень информационных потоков, который дает возможность окружным службам помогать образовательным учреждениям принимать управленческие решения.

Сейчас в опытной эксплуатации находится проект, основная идея которого заключается в том, что компьютер главного бухгалтера, работающий непосредственно в образовательном учреждении, подключен к единому центру обработки информации Южного округа. При этом бухгалтер обрабатывает данные этого учреждения, уже находящиеся в центре. Тем самым исключается необходимость процесса сбора и объединения информации. Внедрение такого подхода позволяет в режиме реального времени контролировать полноту и правильность ведения бухгалтерского учета каждого образовательного учреждения, избежать случайной потери данных и в нужный момент оказать необходимую помощь.

Единство программного обеспечения унифицирует информационный обмен в рамках округа, создает условия для проведения оперативного контроля и анализа, минимизирует затраты на подготовку профессиональных кадров.

Возьмите на заметку

Экономический факультет Московского городского педагогического университета, чьи профессора, преподаватели, научные работники активно участвуют в экспериментах Южного округа, в этом году выпустил в свет очень полезную книгу. Авторский коллектив – Михаил Левицкий, Елена Никоненко, Тамара Шевченко – подготовил «Экономическую энциклопедию директора общеобразовательного учреждения». Это учебное пособие предназначено для руководителей, бухгалтеров, заместителей директоров по правовым и финансово-экономическим вопросам общеобразовательных учреждений; бухгалтерских и планово-экономических служб системы образования; руководителей органов управления образованием; аспирантов и студентов высших учебных заведений, изучающих курс «Менеджмент в образовании», а также читателей, интересующихся проблемами экономики образования. Издание должно существенным образом помочь руководителям школ грамотно распоряжаться финансовыми средствами, выделяемыми из городского бюджета и получаемыми при оказании платных образовательных услуг.