Подсказки по ведению закупочной деятельности

Подсказка 1

Основные задачи планирования закупочной деятельности – это установление порядка очередности проведения заказчиком закупок для эффективного осуществления его непосредственных функций, информирование потенциальных поставщиков об условиях и сроках проведения закупок, обеспечение эффективного расходования денежных средств учреждения.

Своевременно формируйте и корректируйте план-график закупок товаров, работ, услуг. Закупки, не предусмотренные планом-графиком, не могут быть осуществлены (за исключением закупок при чрезвычайных ситуациях).

Подсказка 2

Для определения НМЦК приоритетным является метод анализа рынка (сопоставимых рыночных цен). Алгоритм расчета НМЦК этим методом следующий:
– получите ценовую информацию из исполненных контрактов или коммерческих предложений на аналогичные товары, работы, услуги (ТРУ) (не менее трех);
– проверьте полученные данные на идентичность и однородность требуемых вам ТРУ;
– скорректируйте полученные из соответствующих исполненных контрактов цены в соответствии с планируемым способом закупки, цены прошлых периодов (более шести месяцев до периода определения НМЦК), приведите к текущему уровню цен;
– умножьте планируемый объем закупки на среднеарифметический показатель скорректированных цен. Если количество товаров, объем работ или услуг неизвестны, вместо НМЦК определите начальную цену единиц (НЦЕ), начальную сумму цен единиц и максимальное значение цены контракта.

Помните, что для определения НМЦК отдельных видов работ (работы по текущему ремонту, уборке внутренних помещений и прилегающей территории, обслуживание инженерных систем), для расчета НМЦК необходимо использовать стоимостные нормативы сметный базы СН-2012.

Подсказка 3

Составьте корректное описание объекта закупки, четко сформулируйте условия исполнения контракта. Для описания объекта закупки могут быть использованы сведения из типовых технических заданий, размещенных в библиотеке типовой документации ЕАИСТ, каталога товаров, работ и услуг ЕИС, а также стандартные характеристики товаров, указанные в ГОСТе.

Описание объекта закупки оформите в виде технического задания. Внимательно проверяйте характеристики товара на соответствие вашим требованиям и потребностям. Не допускайте наличия противоречивых требований к характеристикам ТРУ и противоречивой информации об условиях исполнения контракта, например, об обязанностях сторон, сроках поставки, выполнения работ или оказания услуг, сроках действия контракта.

Подсказка 4

При проведении закупки:
– рассмотрите поступившие заявки на соответствие документации требованиям о закупке и закона о контрактной системе, соблюдайте установленные требования к содержанию протоколов рассмотрения заявок. Проверьте также соответствие участников закупки законодательно установленным к ним единым требованиям. Несоответствующие заявки отклоните;
– выберите победителя закупки.

Подсказка 5

Для заключения контракта с победителем закупки необходимо направить ему на подпись проект контракта. Проект контракта должен содержать цену, предложенную победителем закупки, информацию о товаре, которую указал победитель закупки в своей заявке (о товарном знаке и (или) конкретных показателях товара, стране происхождения товара).

Первым подписывает контракт победитель закупки, заказчик подписывает контракт только после предоставления победителем обеспечения исполнения контракта.

Подсказка 6

Сведения о заключенном контракте внесите в Реестр контрактов, включая информацию о предмете закупки, дате заключения контракта, сроке исполнения, единице измерения ТРУ, стране происхождения товара. Указанные сведения необходимо разместить в Реестре контрактов в течение пяти рабочих дней.

Подсказка 7

В целях контроля за исполнением контракта назначьте ответственное лицо. Убедитесь, что ответственное лицо ознакомлено с условиями исполнения контракта (порядком оказания услуг (выполнения работ), сроками исполнения контракта, порядком приемки или отказа от приемки результатов исполнения контракта, порядком ведения претензионной работы, сроком оплаты исполненного контракта).

Подсказка 8

Если подрядчик (исполнитель, поставщик) нарушает условия контракта, проводите претензионную работу: направьте претензию с требованием устранить выявленные недостатки с указанием срока устранения. При необходимости проведите фотофиксацию допущенных недостатков (брака) ТРУ и приложите к претензии. Направьте требование об уплате неустойки (штрафа, пени).
Соблюдайте порядок и сроки ведения претензионной работы, указанные в контракте, порядок уведомления контрагента о выявленных недостатках. Претензия может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или передана с нарочным под роспись уполномоченному представителю контрагента с обязательным получением отметки на втором экземпляре претензии о вручении (дата, подпись представителя поставщика (подрядчика, исполнителя), могут быть использованы и иные способы доставки претензии, позволяющие установить дату вручения. Необходимо сохранить все документы, которые подтверждают факт отправки и доставки претензии.

Подсказка 9

Примите результат исполнения контракта. Назначьте лицо, ответственное за приемку, или создайте комиссию по приемке. Комиссия по приемке должна состоять не менее чем из пяти человек. Порядок и сроки приемки описаны в контракте, поэтому строго придерживайтесь условий контракта. Для проверки предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта проведите экспертизу. Экспертиза может проводиться заказчиком своими силами или к ее проведению могут привлекаться эксперты или (и) экспертные организации на основании заключенного контракта.

Если выполненная работа, оказанная услуга или поставленный товар не соответствуют условиям контракта, направьте мотивированный отказ от приемки результатов исполнения контракта в установленные контрактом сроки.

После приемки товара, работы или услуги оплатите контракт. Не пропускайте установленный контрактом срок оплаты, за несоблюдение срока оплаты предусмотрена административная ответственность. Выплата пеней контрагенту за дни просрочки оплаты может быть признана контролирующими органами неэффективным использованием средств, подлежащим восстановлению на счете школы за счет виновных лиц.

Подсказка 10
Внесите сведения об исполнении контракта в Реестр контрактов, включая информацию о приемке и оплате контракта, о стране происхождения поставленного товара и о ведении претензионной работы, начисленных и взысканных штрафах, пеней (при наличии таких фактов). Исполненный контракт в Реестре контрактов переведите в статус «исполнение завершено».
Помните, срок для внесения сведений в Реестр контрактов – пять рабочих дней.

Служба финансового контроля Департамента образования и науки города Москвы