На чтение: ≈ 14 мин.Характеристика подсистем документооборота и расчетов с учащимися. Для автоматизации работы приемной комиссии помимо данных управленческого и регламентированного кадрового учета предусмотрены различные режимы фиксации вводимых данных и формирования печатных форм (рис. 7).
В современных рыночных условиях важнейшим направлением повышения конкурентоспособности оказываемых образовательных услуг является способность вуза формировать стратегические и оперативные планы своего развития, в том числе и финансового. Особую актуальность данный процесс имеет для негосударственных образовательных учреждений. Учитывая все возрастающий фрагмент внебюджетного финансирования и государственных вузов, подсистема планирования необходима для любых АСУ ВУЗ.
Окончание. Начало в №8Полностью публикация приведена в формате PDF:Скачать/Просмотреть(Для просмотра необходима программа Adobe Reader или ее произвольный аналог).
Система предусматривает автоматическое формирование целого ряда приказов, справок, актов, а также печатных форм документов с контекстным заполнением. Она формирует и ведет учет личных дел студентов, позволяет формировать необходимую регламентную документацию по военно-учетному столу, в органы государственной статистики, Пенсионный фонд РФ и так далее.
Для приемной комиссии имеется возможность электронного заполнения различных заявлений, расписок, направлений.
При зачислении абитуриента система позволяет сформировать документы «Акт приема-передачи дел» и «Приказ о зачислении». Для унификации документооборота предусматривается использование документа «Приказ произвольный».
Автоматизация документооборота предусматривает помимо реализации механизмов электронного движения и учета различных документов, использующих встроенный в платформу аппарат проектирования бизнес-процессов, получать в пакетном режиме формы различных приказов (рис. 8).
Важную роль в системе АСУ ВУЗ играют модули учета расчетов со студентами за оказанные платные услуги. Причем помимо образовательных услуг вуз может оказывать и другие услуги на возмездной основе. Например, связанные с проживанием студентов и аспирантов в общежитиях, услуги по медицинскому обслуживанию и другие.
Для учета подобных услуг в системе реализован целый ряд объектов, основой которых является договор (рис. 9).
Учет взаиморасчетов с учащимися ведется в разрезе каждого договора, что позволяет индивидуализировать работу с каждым студентом и аспирантом. Прекращение взаимоотношений по одному договору не всегда ведет к аналогичным действиям по другим.
Учетная система в автоматизированном режиме формирует направления на оплату начисленных услуг, используя различные методы расчета (рис. 10).
Впервые для систем подобного класса реализован механизм динамического расчета пени за просрочку платежей со стороны учащихся (рис. 9), предоставлена возможность использования универсального конструктора отчетов для получения требуемых печатных и графических отчетных данных, управления событиями и назначенными заданиями для выполнения регламентных операций, проектирования и использования бизнес-процессов (рис. 10).
Для оптимизации размеров информационной базы и сокращения времени базовых операций по оформлению договоров, приказов, начислению задолженности, расчету пени и так далее в автоматизированной системе предусмотрена возможность создания групповых документов, которые в предыдущих версиях могли быть оформлены только для одного учащегося. Такой же принцип положен в основу проектирования типовых расчетных документов, например «Счет на оплату за оказанные образовательные услуги».
Данные контрагентов-учащихся вынесены из «шапочной» части документов в табличные. При этом предусмотрен механизм формирования подчиненных документов («Счет-фактура выданный») для каждой выделенной строки табличной части.
В большинстве документов при движении курсора по строкам табличной части появляется оперативная информация о текущей задолженности учащегося, данные которого находятся в текущей строке, на дату оформления документа. Это позволяет избежать необходимости обязательной блокировки проведения документа при наличии в нем контрагента, имеющего финансовую задолженность (рис. 11).
В качестве опций для модуля поставляется компонента для web-расширения, позволяющая выносить отдельные объекты информационной базы на сайты вузов.
Аналогичным образом к системе может быть подключен ряд внешних технических (терминальных) устройств для автоматизации ввода и вывода информации. Например, ККМ – в кассу, сканер штрих-кода – для автоматического создания документа «Чек ККМ» или «Приходно-кассовый ордер» на основе счета (направления) на оплату, электронный платежный терминал – для осуществления платежей с идентификацией плательщика и др.
В состав системы управления входят широко представленные модули планирования и бюджетирования в вузе (рис. 12-13), составления расписаний, учета академической задолженности и прочее.
Характеристика подсистем планирования
В современных рыночных условиях важнейшим направлением повышения конкурентоспособности оказываемых образовательных услуг является способность вуза формировать стратегические и оперативные планы своего развития, в том числе и финансового. Особую актуальность данный процесс имеет для негосударственных образовательных учреждений. Учитывая все возрастающий фрагмент внебюджетного финансирования и государственных вузов, подсистема планирования и бюджетирования необходима для любых АСУ ВУЗ.
Предлагаемое компанией Infosuite решение имеет хорошо развитые средства и механизмы планирования, составления различных бюджетов (движения денежных средств, доходов и расходов, прочих), план-фактного анализа и прогнозирования. Система позволяет использовать сложные механизмы выявления скрытых закономерностей, кластеризации и многомерного анализа данных.
Для контроля исполнения планов и бюджетов различных уровней возможно использование механизма бизнес-процессов и управления событиями.
В рамках системы автоматизированного управления вузом можно производить достаточно сложные финансовые и прочие управленческие расчеты, основываясь на различных сценариях развития вуза. Результаты подобных расчетов могут быть сведены в агрегированный управленческий баланс и выведены в виде целого ряда показателей эффективности функционирования учебного заведения (коэффициенты ликвидности, финансовой устойчивости, оборачиваемости активов и пассивов, доходности и рентабельности и так далее).
Результаты планирования доходов и расходов учебного заведения можно оперативно отображать в агрегированном отчете «Рапорт руководителю», который входит в подсистему отчетности АСУ ВУЗ.
Характеристика подсистем управления учебным процессом
Данные подсистемы позволяют производить основные мероприятия по формированию и контролю учебных планов вуза, в том числе и государственному образовательному стандарту (рис. 14), формирование учебных групп с указанием учебных планов (рис. 15).
Сейчас ведется работа по оптимизации всех трудоемких процедур планирования в рамках данной подсистемы с выходом на конечный агрегированный результат плановых расчетов – расписание учебных занятий и часовая нагрузка ППС.
Реализован блок управления и организации учебного процесса, связанный с контролем знаний студентов и допуском учащихся к экзаменам и итоговой аттестации (рис. 16).
Созданные объекты АСУ ВУЗ позволят значительно уменьшить трудоемкость оперативной работы методистов и работников деканатов. Для учебных заведений, оказывающих услуги на возмездной основе, данные подсистемы тесно коррелируются с данными подсистемы взаиморасчетов и документооборота. Система позволяет осуществлять настройку взаимосвязи указанных подсистем.
Характеристика производительности
и масштабируемости системы, интеграция
с внешней средой
В зависимости от специфики вуза разрабатываются механизмы интеграции с внешними бухгалтерскими или иными учетными системами, в том числе и на платформах, отличных от «1С:Предприятие».
Для сокращения трудоемкости выполнения масштабных регламентных операций, например, начисления задолженности всем учащимся в соответствии с заключенными договорами и графиками оплаты, в модуле Управление платными образовательными услугами представлена специализированная обработка Мастер назначенных заданий, позволяющая запускать регламентные операции в назначенное время в автоматическом режиме.
Для осуществления обменов с филиалами и представительствами, находящимися в удаленных районах, разработаны механизмы экспорта необходимых данных из форматов Word и Excel. Система обеспечивает оперативный обмен с базами данных конфигурации, используя наиболее популярные механизмы обмена (рис. 17).
Рабочие станции системы не имеют непосредственного доступа к центральной базе данных, расположенной на выделенном сервере (сервер БД). Взаимодействием рабочих станций и сервера БД управляет сервер приложений (сервер 1С). Удаленные пользователи имеют возможность подключения к нему через терминальный сервер (режим on-line) либо через систему управления распределенной базой данных (режим off-line). При использовании платформы «1С:Предприятие 8.1» появляется дополнительная возможность объединения отдельных серверов в кластер и равномерного распределения на них нагрузки с целью повышения общей производительности системы, создания гибкого механизма управления блокировками, применения расширенного набора инструментальных средств администрирования системы и так далее.
Использование подобной трехуровневой архитектуры позволило значительно повысить производительность АИС, надежность и устойчивость центральной БД, степени информационной защищенности данных от несанкционированного доступа и масштабируемости системы. При внедрении в одном из крупнейших в стране негосударственных вузов – Московской финансово-юридической академии – система показала хорошую работоспособность с данными порядка 100 тысяч учащихся.
Опыт эксплуатации также свидетельствует о том, что подобные ERP системы обладают большими возможностями благодаря открытой архитектуре, доступности механизмов конфигурирования, надежности функционирования на больших массивах данных. Причем успех гарантирован даже при использовании серверов с весьма скромными техническими характеристиками (2xIntel Xeon 3.0 GHz 800 MHz FSB 2MB Cache).
Валерий ЛИ, сотрудник компании Infosuite, Москва
Выбор читателей
Комментарии