План закупок должен быть составлен точно и грамотно

​Об организации работы в ЦО №1858 в части планирования закупок на 2015 год на очередном городском совещании, посвященном финансово-хозяйственной деятельности в системе образования Москвы, рассказала заместитель директора комплекса по экономическим вопросам Ирина УЛЬЯНОВА.

Современный образовательный комплекс – это единая траектория, построенная на взаимодействии грамотной управленческой деятельности, экономики и воспитательной образовательной функции. Если в этом слаженном механизме западает пусть даже небольшой инструмент, то траектория развития окажется несовершенной и будет медленно и постепенно приобретать угасающую парадигму. То, что участники образовательного процесса – родитель, ученик, учитель –  должны быть четко предусмотрены в экономически выстроенной линии комплекса, очевидно.Наш комплекс расположен в достаточно замкнутом микрорайоне Капотня, включает в себя три дошкольных учреждения и две общеобразовательные школы. Как комплекс мы были сформированы еще в 1999 году. Здания школ – это здания постройки 70-х и 80-х годов, в которых ни разу не было капитального ремонта, а детские сады – это здания  1951, 1954 годов  постройки, где последний капитальный ремонт был в 70-х годах. Но тем не менее все наши здания находятся в достаточно хорошем состоянии, и все это благодаря совместной работе трех участников образовательного процесса по сохранению и поддержанию материально-технической базы, а также благодаря проведению профилактических мероприятий и текущих ремонтов из средств, выделенных по государственным субсидиям. После определения на одной из коллегий наиболее западающих участков в структурных подразделениях комплекса было принято решение в рамках текущего ремонта и средств, выделенных по субсидии, произвести замену труб горячего и холодного водоснабжения, канализации, а также выполнить мероприятия по энергосбережению.Материально-техническое оборудование нашего комплекса  находится на уровне, позволяющем его грамотно содержать и вовремя реанимировать в случае возникновения проблемных ситуаций. На наш взгляд,  формирование предметной образовательной среды в образовательном комплексе по нормам 44-ФЗ – это непрерывный процесс, он происходит во  всех структурных подразделениях еще задолго до составления графика. Невозможно развивать детские сады или начальную школу, не беря при этом во внимание старшую школу. Здесь должно быть определение порядка закупок всей предметно-образовательной среды в рамках одной функциональной направленности. Чтобы этого достичь в комплексе, производится мониторинг рынка работ, товаров и услуг. Формирование требований к каждому предмету закупки происходит в разрезе – от начала его оформления и до составления акта по приему выполненных работ. Мы постоянно производим выбор взаимозаменяемых товаров у нескольких поставщиков, что позволяет нам с выгодной точки зрения найти возможности уменьшения затрат на выделенные субсидии.Для четкости планирования и обеспечения начала работы по закупкам в комплексе используется принцип делегирования полномочий. На момент утверждения плана-графика директор издает приказ о его утверждении, где прописывают сроки и ответственных сотрудников в части его исполнения, а также ведут жесткий мониторинг бухгалтерии по вопросу временных рамок производства закупки и разработки технического задания на предмет приобретения. В организации подготовки и исполнения плана-графика помощь оказывает каждое структурное подразделение: если производят закупку какого-либо компьютерного оборудования, помогает информационная служба, если планируют проведение текущих ремонтов,  здесь вступает в работу административно-хозяйственная служба.Сравнительный анализ плана-графика нашей образовательной организации за прошедший 2014-й и плановый 2015 год показал рост числа конкурентных процедур по сравнению с закупками малого объема, а также уменьшение затрат на коммунальные услуги. С чем это связано? В этом году мы проводили аукционы, были установлены приборы учета ГВС и ХВС, и с ноября 2014 года идет оплата тарифов по счетчику. Планируемое снижение коммунальных затрат мы видим в размере порядка 8%. В  этом году мы попробовали провести один общий аукцион на аварийно-техническое обслуживание, опрессовку, очистку канализаций и очистку скатных кровель. Таким образом, в 2015 году мы планируем сэкономить порядка 38% от запланированных средств. Такой большой экономии позволяет достичь прошедшее снижение по аукциону, укрупнению и объединению лотов, которое привело к тому, что было более грамотно составлено техническое задание. В совокупности это позволило нам в 2014 году провести работы по восстановлению системы вентиляции в детских садах комплекса и решить вопрос об обслуживании данной системы в 2015 году.Уже с 2012 года наш комплекс передает функции, не связанные с образовательной деятельностью, по уборке внутренних площадей и внешних территорий на аутсорсинг путем проведения аукциона. Это позволило улучшить целевые показатели без потери качества услуги и перераспределить ответственность между образовательной организацией и обслуживающей организацией.Увеличение числа проводимых закупок конкурентными способами по сравнению с предыдущими годами нам позволило в 2014 году резко снизить затраты из государственной субсидии при сохранении хорошего качества и направить их на другие виды деятельности.  Проводя анализ работы, также хочется сказать о преимуществах и рисках, которые просматриваются на этом участке деятельности.Охарактеризовать выявленные риски можно по принципу «4 «не»: неучтенные потребности, недостаточность опыта, несостоявшиеся торги, недобросовестные подрядчики. Неучтенные потребности, так же как и недостаточность опыта, возникают прежде всего со стороны хозяйственной службы, поскольку еще не все моменты удается учесть в своей работе. Но тем не менее эти два риска могут быть минимизированы путем юридического сопровождения. У нас заключен договор с Московским центром образовательного права, помимо этого, мы ведем тесную работу с порталом финансово-хозяйственной деятельности. Что касается несостоявшихся торгов и недобросовестных подрядчиков, то пути минимизации данных рисков можно отнести и к преимуществам: все закупки необходимо планировать и проводить заблаговременно, чтобы на момент несостоявшихся торгов была возможность произвести закупку каким-либо другим способом. Во избежание этих рисков было бы достаточным разработать в помощь образовательным организациям типовые технические задания. Второй путь по минимизации этих рисков – централизация закупок, объединение лотов в один ряд образовательных школ.Из внешних преимуществ надо отметить экономию средств при проведении конкурентных процедур, ибо чем крупнее лот, тем выше выигрыш крупной, хорошо зарекомендовавшей себя на рынке и более ответственно подходящей к этой конкурентной процедуре организации-подрядчика.Таким образом, вся планируемая проводимая работа в части закупок на текущий и последующие годы определяется централизованной работой всей команды управленцев комплекса, где главная скрипка принадлежит отделу по управлению ресурсами, а оркестром по созданию парадигмы взаимодействия экономики и воспитательной функции руководит директор. Если при этом есть четкий контроль, наличие озабоченности за состояние дел во всех структурных подразделениях, то эта работа приведет к успеху.Не случайно и родители, и сотрудники, и сами учащиеся называют наш комплекс домом, в котором уютно всем.