Основы планирования

Запись всех своих дел и встреч является одним из базовых правил высокой эффективности. Однако многие люди этим правилом пренебрегают. Основных возражений против записи дел два: «Я все запоминаю», «Планы постоянно меняются, поэтому нет смысла их записывать».

Не запомните

Многие люди сильно переоценивают возможности своей памяти. Один из самых популярных тестов памяти среди профессиональных психологов называется «10 слов». Процедура следующая: психолог зачитывает 10 простых слов (лес, окно, кошка и др.), испытуемый слушает, запоминает и сразу после окончания произнесения 10 слов повторяет их. Как вы думаете, сколько слов человек с нормальной памятью может повторить? Ответ: 5 ± 1. Иначе говоря, если человек услышал 10 слов, через секунду забыл половину из них, значит, у него нормальная память.

Если мы за одну секунду забываем половину услышанных слов, то за час, день, неделю, месяц, год сколько информации мы забываем? Почти всю. Собственно, люди в свое время изобрели письменность именно потому, что человеческая память не способна сохранять необходимую информацию.

Для более детального понимания того, насколько плоха наша память, рекомендую книгу Джулии Шоу «Ложная память».

Планы изменятся

Второе возражение: планы постоянно меняются, поэтому нет смысла их записывать. На самом деле задачи нужно записывать именно потому, что планы постоянно меняются.

Если вы каждый день в одно и то же время выполняете одни и те же задачи, то путем многочисленных повторений вы рано или поздно их запомните. В этом случае записывать их нет необходимости.

Деятельность

Планирование является элементом деятельности. Поэтому в рамках системно-деятельностного подхода ФГОС педагоги и ученики должны реализовывать в своей практике хотя бы базовые элементы планирования.

Главное в планировании заключается в том, чтобы записывать все свои дела и ежедневно просматривать их. Если мы не записываем, то часть информации неизбежно забываем. Если не просматриваем, то записывание теряет смысл.

Куда записывать

Есть два варианта записи дел: на бумагу или электронное устройство. Бумажные ежедневники и планировщики, разумеется, имеют право на существование и в нашу цифровую эпоху. Но лично я использую электронные средства записи: смартфон и настольный компьютер.

Электронные средства имеют множество преимуществ перед бумагой. Смартфон всегда при нас, а носить еще и бумажный ежедневник часто неудобно.

В компьютерных программах можно настраивать задачу как повторяющуюся с заданной периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно. Например, у меня в списке дел каждый вторник стоит автоматически повторяемая задача «Прочитать «Учительскую газету». Некоторые программы позволяют и более изощренные варианты повторений, например повторять задачу каждое третье воскресенье июня.

Электронные средства имеют функцию напоминаний: в нужный момент в компьютере и смартфоне появляется уведомление о необходимости выполнить запланированную задачу.

Некоторые программы могут добавлять задачи голосом. Например, голосовой ассистент Google может добавить встречи в календарь Google.

Многие приложения используют облачные технологии. Это значит, что резервные копии наших данных хранятся на серверах разработчика программы. То есть мы можем потерять смартфон, но не можем потерять записи своих дел.

Также облачные технологии позволяют совместно использовать календари и списки задач. Например, администрация школы может создать календарь школьных мероприятий для педагогического коллектива и предоставить к нему доступ сотрудникам. После этого учителя могут узнавать из этого календаря, когда педагогический совет, Последний звонок, осенние каникулы и др.

К электронным задачам можно добавлять заметки с текстом и ссылками, файлы, картинки.

Переносить на другое время задачи в электронных приложениях проще, чем на бумаге: достаточно выбрать другую дату. В бумажных ежедневниках нужно переписывать задачу полностью на другую страницу и вычеркивать задачу на старой странице.

С помощью электронных программ проще делать отчеты о выполненной работе. Достаточно отфильтровать нужные данные, скопировать и вставить в файл отчета.

Типы дел

Задачи можно разделить на привязанные к определенному моменту и непривязанные. Первые называют жесткими, вторые – гибкими.

Ко времени обычно привязаны совместные с другими людьми мероприятия: провести урок – 08.00-08.40; просмотреть вебинар – 15.00-16.00; посетить парикмахера – 17.00-17.30.

Гибкие задачи тоже имеют временное измерение, но они не привязаны жестко к определенному месту и времени. Например, гибкими являются задачи «Прочитать «Учительскую газету», «Купить кроссовки», «Написать статью «Основы планирования».

Жесткие и гибкие задачи нужно записывать отдельными списками на странице бумажного ежедневника. На компьютере нужно использовать для них разные приложения: календарь – для встреч, менеджер задач – для гибких дел.

Приложений для записи дел много. Популярны программы от Google: календарь и задачи. Я использую приложения от Microsoft: календарь Outlook и Microsoft To Do.

Как сформулировать

Жесткие задачи означают присутствие где-то, поэтому их можно формулировать существительными: «Педсовет», «Мария Ивановна Сидорова», «Вебинар ФИОКО». Разумеется, при этом нужно знать адрес места, где вам необходимо присутствовать.

Гибкие задачи лучше формулировать глаголами: «Прочитать «Учительскую газету», «Купить кроссовки», «Написать статью «Основы планирования». Формулировка должна содержать действие, которое нужно сделать, либо результат действия, либо и действие, и его результат.

Если мы формулируем гибкие задачи существительными, то с высокой долей вероятности забудем, что нужно сделать. Например, что означает формулировка задачи «Учительская газета»? Прочитать «Учительскую газету»? Оформить годовую подписку на «Учительскую газету»? Написать статью для «Учительской газеты»? Прочитать новости на сайте «Учительской газеты»? Принять участие в опросе на сайте «Учительской газеты»? В момент записи задачи нам понятно, что нужно делать. Но через несколько дней или недель мы можем забыть. Поэтому лучше записывать конкретное действие или результат, а не намек на них.

SMART-задача

Более продвинутым способом постановки и формулировки задач является техника SMART. Smart в переводе с английского означает «умный». Умная задача должна соответствовать нескольким критериям:

конкретность (specific);

измеримость (measurable);

достижимость (attainable);

значимость (relevant);

соотносимость с конкретным сроком (time-bounded).

Хороший пример такой задачи из школьной жизни можно найти в фильме «Тренер Картер/Coach Carter» (Томас Картер, 2005). Тренер школьной баскетбольной команды Кен Картер требовал от игроков успеваемости не ниже 2,3 балла. Эта задача соответствует всем критериям SMART:

конкретность: 2,3 балла успеваемость по всем предметам школьной программы;

измеримость: оценки ставят учителя;

достижимость: 2,3 – это достаточно низкий балл, поэтому вполне достижим;

значимость: 2,3 балла позволит получить стипендию в колледже;

срок: в течение обучения в школе и членства в баскетбольной команде.

Приоритет

Задач у нас обычно гораздо больше, чем временного ресурса на их выполнение. Нужно хотя бы раз в неделю, а лучше ежедневно, просматривать свои дела на предстоящую неделю и оценивать их важность. Самые важные дела нужно выполнять в первую очередь.

Еще лучше не расставлять приоритеты в списке дел, а составить список дел только из приоритетных задач.

Недельное планирование

Шутка из Интернета: «Жизнь женщины – это адские попытки уместить дела по учебе/работе, зал, уход за собой, уборку, готовку, уделить время мужику, не забыть про саморазвитие, и все это в один, мать его, вечер!» В этой шутке описана одна из распространенных ошибок планирования: ограничение планов одним днем. Если мы планируем на неделю, то возможность успеть все без лишнего стресса значительно возрастает.

Например, многие люди слишком заняты, чтобы найти время на чтение развивающей литературы. Я задаю им вопрос:

– У вас есть хотя бы один выходной день в неделю?

– Да.

– А вы можете в этот день уделить 30 минут чтению книги, которая значительно или кардинально улучшит вашу жизнь?

– Да, я могу и больше времени этому уделить.

Для многих людей перспектива тратить на чтение 30 минут ежедневно абсолютно недопустима. Но посвящать чтению 30 минут еженедельно вполне приемлемо.

Учитывать нагрузку

Еще один практический вопрос: в план нужно писать побольше задач или поменьше?

Логичным кажется включать в план побольше задач. Это будет подстегивать нас работать быстрее, не отвлекаться, ведь нужно успеть сделать много дел.

На практике эта логика верна лишь до некоторого предела. С какого-то момента рост количества задач не увеличивает продуктивность деятельности, а, наоборот, снижает.

Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники» описывает интересный эксперимент в одном эстонском отделе полиции. Нагрузка на каждого следователя была снижена с 20 дел, которые сотрудник вел одновременно, до 5. Остальные дела хранились у начальника нераспределенными, пока следователи не закончат имеющиеся. Уже через месяц количество завершенных дел выросло в два раза. Соответственно, в два раза сократилась очередь дел, ожидавших расследования. Выросло и качество работы, прокуратура перестала возвращать дела на доработку.

Звучит парадоксально: чтобы закончить расследование раньше, нужно начать его позже. Один из главных законов эффективности: нужно заботиться о завершении уже имеющихся дел, а не о включении в план новых.

Нужно учитывать это, планируя нагрузку на учеников. С одной стороны, высокие требования – залог высоких результатов. С другой – чрезмерные требования обескураживают, демотивируют и вызывают стресс.

Поэтому СанПиНы общего образования жестко ограничивают количество учебных часов в школе и дома. Например, в 9-11‑х классах объем домашнего задания в день должен быть таким, чтобы время на его выполнение не превышало 3,5 часа.

Кирилл КАРПЕНКО, педагог-психолог, Красноярск