На чтение: ≈ 7 мин.Текстовый редактор Microsoft Word служит для создания и редактирования текстовых документов различного уровня сложности. Администратору образовательного учреждения данная программа может помочь в создании статей, отчетов, а также в подготовке организационно-распорядительных документов.
При подготовке организационно-распорядительных документов пользователь должен руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России:
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Изд-во стандартов, 2003.
• «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 года № 03-51/64) http://www.iicavers.ru/admin/docs/4_1.rtf
При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления.
Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время определенные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности.
К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся:
• наименование организации;
• дата документа;
• регистрационный номер;
• текст;
• подпись.
Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.
Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).
При оформлении документов реквизиты rpyппируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе.
Содержательная часть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.
Оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.
Главной частью документа, безусловно, является содержательная, то есть текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа – придание документу юридической силы.
Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003 надписей на организационно распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов и размеры отведенных для них полей.
Структура электронного документа
Для формирования электронного документа необходимо задать размеры листа, области печати, параметры абзацев, списков и других элементов так, как они должны выглядеть при печати.
Размеры листа задаются в сантиметрах. Размеры элементов, как правило, формируются исходя из размеров отступов от других элементов либо в сантиметрах, либо в пунктах
(1 см 30 пунктов).
Для эффективной работы с программой необходимо знать все элементы, применяемые при форматировании документа. Все они встречаются в пунктах меню программы Word. Для поиска необходимого элемента в меню используйте Справку Microsoft Office Word (клавиша F1) или задайте вопрос Помощнику.
По материалам книги «Информационные технологии в управлении образованием», Национальный фонд подготовки кадров, Федерация Интернет Образования, 2006.
Выбор читателей
Комментарии