На высшем уровне . Автоматизация административной деятельности

Компания «Аверс» занимается разработкой программного обеспечения в интересах комплексной автоматизации управленческой, административной, финансово-хозяйственной деятельности как отдельных учреждений, так и органов управления образованием, в том числе и регионального уровня. О продукции, рассчитанной в основном на администраторов, мы беседуем с руководителем отдела маркетинга компании Галимом МУЛЮКОВЫМ.

– Галим Равилович, многим известен разработанный вашей фирмой информационный проект, который называется «Автоматизированная система сбора, обработки, анализа и хранения информации в интересах повышения эффективности управления региональной и муниципальной системой образования». Расскажите, пожалуйста, о нем поподробнее.

– Принцип этой системы прост: от информационной структуры отдельного образовательного учреждения к единому информационному пространству региональной системы образования.

Предлагаемая нами система позволяет автоматизировать управленческую деятельность на различных уровнях системы образования: детских садах, школах, профучилищах, далее комитетах и управлениях образования, вплоть до региональных департаментов и министерств.

Сам проект награжден золотой медалью VIII Международного форума «Высокие технологии XXI века» и уже успешно реализуется в ряде регионов России. Кстати, промежуточные итоги работы по этому проекту будут подводиться в ходе школы-семинара, проводимого нашей компанией в октябре этого года. В ее работе могут принять участие желающие административные работники органов управления образованием и отдельных учреждений.

– Что конкретно разработано для школы?

– Прежде всего это уже проверенная временем и многими сотнями пользователей программа «АРМ Директор» – автоматизированная информационно-аналитическая система управления образовательным учреждением. Несмотря на название, она предназначена не только для директора, но и для всех работников, которые занимаются административной деятельностью. А ведь, как известно, этой деятельностью в школе занимается каждый, начиная от учителя, которому надо проставлять отметки, выводить средний балл, составлять отчеты и так далее, до заместителей директора. Поэтому программа призвана сократить трудозатраты всех участников процесса управления, облегчить процесс написания отчетов, сводок, сбора сведений о старшеклассниках, выгрузки данных ЕГЭ и так далее.

– То есть вы предоставляете готовые формы, которые нужно только заполнить?

– У нас есть единая база данных, в которой хранится информация об учреждении, сотрудниках, учащихся, образовательном процессе, отметках и многом другом. В любой момент сотрудник этого учреждения может получить информацию, необходимую ему, например, для составления отчета, проведения родительского собрания, педсовета.

Каждому пользователю выдается пароль с разграничением доступа к той или иной информации из базы данных. К примеру, директор имеет доступ ко всем информационным ресурсам школы. Классный руководитель – ко всем ученикам своего класса, учитель-предметник – только к своему предмету во всех классах.

– Ваша программа сетевая?

– Да, работу с программой можно организовать для неограниченного количества пользователей – от директора, завуча, секретаря до учителя-предметника, классного руководителя, школьного врача, психолога и так далее – как в локальной сети, так и на одном компьютере.

Но программу все же имеет смысл разместить на школьном сервере, чтобы она была доступна с любого рабочего компьютера школы. Предусмотрено достаточно простое администрирование системы, его может выполнять либо завуч по ИКТ, либо учитель информатики.

– В чем особенности более высокого, «надшкольного» уровня применения программы?

– Если в школе системой активно пользуются рядовые сотрудники, включая директора и завучей, и она предназначена решать частные задачи, например, создание единой информационной среды образовательного учреждения, то на уровне комитета образования, используя программу «АВЕРС: РОНО», например, эти базы объединяются. Руководитель и сотрудники органа управления образованием могут получить тут же информацию, что и директор школы, но уже интегрированную – по всем школам сразу, по нескольким выборочно, по типу школ и так далее. Система имеет гибкую многоуровневую процедуру поиска и систематизации информации, которая помогает получать обобщенную картину системы образования в городе, регионе в целом.

– Любая комплексная система хороша лишь тогда, когда все ее части функционируют одинаково хорошо. Тогда и обновление информации осуществляется вовремя, и данные она выдает самые последние, свежие. Но что будет, если, например, кто-то из директоров запустит дело? Ведь общая картина будет искажена!

– Да, систему нужно постоянно поддерживать в рабочем состоянии. Но эти вопросы, можно сказать, касаются трудовой дисциплины и решаются на уровне пользователей программы.

По собственному опыту скажу: наша система работает во многих регионах страны – Ханты-Мансийском АО, Кировской, Тамбовской, Ленинградской, Московской, Мурманской областях, в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Волгограде и так далее. Если ключевые моменты четко взяты под административный контроль, никаких лишних вопросов не возникает – каждое учреждение четко знает, что в каждый отчетный период ему нужно передать обновленную базу данных. Составлен план внедрения, сопровождения и эксплуатации системы. Методика подобной деятельности уже отработана, и там, где люди заинтересованы в ее функционировании, дело обстоит просто.

– Есть ли противодействие внедрению системы?

– Так как на первичном этапе заполнения базы данных учреждения сотрудники затрачивают больше времени, чем работая просто с бумажными носителями, недовольные отзывы и реплики от него – весьма обычное дело. Но последующий эффект от использования этой базы во многом превышает эти трудозатраты. И если сначала мы чувствуем негативное отношение некоторых работников, то потом, когда система начинает работать, все говорят спасибо, так как она значительно облегчила труд. Можно сказать и иначе: эта система нравится тем, кто заинтересован в результатах своей профессиональной деятельности. И они не видят проблем в том, чтобы потратить несколько лишних минут дополнительного времени, чтобы занести что-либо в компьютер.

– Каков самый высокий уровень организации вашей программы?

– Над школой и муниципальным органом образования находится уровень области, региона. Он отличается тем, что здесь происходит более общая интеграция, решаются стратегические вопросы управления. При этом, несмотря на то что на уровне министерства образования или департамента вовсе не обязательно знать все о каждом конкретном ученике, наша система позволяет делать даже это. Ведь нередко некоторые руководители хотят владеть всей информацией.

Система для регионального органа управления образованием состоит из нескольких модулей.

1) Подсистема «Кадры» позволяет в любой момент получать информацию как обобщенную о всех сотрудниках, так и о каждом из работников системы образования региона, проводить оценку, анализ, планирование ротации педагогических кадров.

2) Подсистема «Движение учащихся» дает информацию обо всех учениках, проживающих в регионе, где и в какой школе они учатся (или должны учиться). Это позволяет предупредить ситуацию, когда кто-то не посещает школу или, например, выбыл из одного учреждения и не прибыл в другое.

3) Подсистема «Мониторинг информатизации образования». Не секрет, что сейчас довольно сложно оперативно получить точные сведения о том, какие компьютеры и когда были поставлены в конкретную школу. Так вот, наша система позволяет это интегрировать и получить точные данные о компьютерной и мультимедийной технике, а также другую статистическую информацию об уровне информатизации как конкретной школы, так и региона в целом.

Существуют также и другие возможности системы, например, контроля детей от рождения до зачисления в дошкольное учреждение, непосредственно работы с базой данных воспитанников ДОУ, мониторинга документации, регламентирующей деятельность учреждений (лицензии, различные свидетельства и другие документы).

– Какие вообще учреждения могут использовать вашу систему?

– Существуют три версии: для дошкольных образовательных учреждений, для школ, гимназий, лицеев, а также для учреждений начального профобразования. Для учреждений дополнительного образования специальной версии нет, но они все равно могут использовать основную модель для заполнения базы данных, куда можно внести сведения о самом учреждении, о кадрах, об учащихся.

– Если брать какой-либо регион, все ли образовательные учреждения занесены в базу данных вашей системы, или это касается только тех, которые работают с ней?

– Чтобы аналитическая информация была достоверной, исходные данные должны быть максимально полными, то есть система должна была всеохватывающей. Поэтому в оптимальном случае программу должны иметь все образовательные учреждения и органы управления системой образования региона. Но возможен и такой вариант: систему необязательно устанавливать во всех образовательных учреждениях, и она может находиться на сервере министерства или департамента образования региона. А департамент организует заполнение базы данных, например, обязывая сотрудников на местах обновлять и исправлять данные своих учреждений по Интернету. То есть возможен удаленный доступ к системе. Таким образом, можно охватить все учреждения.

Руководители системы образования должны знать обо всех детях школьного возраста, где они учатся и чем занимаются. Что касается надомников, экстернатов, они прикреплены к какому-либо учреждению, которое за них отчитывается. А вот что до тех детей, которые нигде не учатся, то тут довольно сложно. Сейчас мы работаем совместно с администрацией одного из муниципалитетов по формированию базы данных такой категории детей. И стараемся решить эту задачу опять же в рамках нашей системы. Ведь существуют базы данных других учреждений – загс, соцзащита, ОВД, опека, куда занесены все дети, прописанные в том или ином районе. По договоренности с этими организациями мы берем их базу данных в их форматах, загружаем в свою систему, и происходит автоматическое сравнивание, – кто где находится, где учится, и кто «выпадает».

– И последнее. Галим Равилович, а сколько все это стоит?

– У нас гибкая ценовая политика, поэтому мы всегда повернуты лицом к потребителю, так сказать, аверсом. Если какая-то отдельная школа захотела установить у себя эту систему, программа «АРМ Директор» обойдется ей в 6490 рублей. Для сельских малочисленных школ предусмотрена скидка 50 процентов, то же самое – для детских садов. Если же это комплексная закупка на весь район или регион, то тут цена договорная, поэтому иногда стоимость программы для каждого учреждения снижается до 2000 рублей.

Если директор школы приобретает весь комплекс наших программ (автоматизация управления, составление расписания, тарификацияи, библиотечное делопроизводство), это обойдется на треть дешевле – не в 18000, а в 12000 рублей.

Когда мы работаем с регионами, кстати, многие из которых дотационные, то стараемся подходить гибко: сначала инвестируем в регион средства, работаем с пилотными школами и ДОУ, показываем эффективность применения наших информационных систем, заинтересовываем руководителей в оперативном получении необходимой и достоверной информации.

И еще одно немаловажное дополнение. Продав программу, мы осуществляем содержательное консультирование, при необходимости обучение, проводим обновления, а также сопровождаем программный комплекс до момента самостоятельной работы с ним.