На чтение: ≈ 20 мин.Особенности организации импорта данных в общешкольную информационную базу из шаблонов Excel-таблиц начиная с релиза 304.
1. Перед процедурой перевода базы данных на новый рекомендуется предварительно перевести в Архив выбывших учащихся тех выпускников 9-х классов, которые по любым причинам не будут продолжать обучение в 10-х классах этой школы. Для корректного переноса данных рекомендуется осуществлять перевод в архив с 31 августа текущего года (или последним днем текущего учебного периода).После реализации перевода общешкольной информационной базы на новый в ней произойдут изменения, отраженные в таблице 1.
Окончание. Начало в №6Полностью публикация приведена в формате PDF:Скачать/Просмотреть(Для просмотра необходима программа Adobe Reader или ее произвольный аналог).
Для оптимизации формирования общей информационной базы, в том числе для экономии времени при вводе информации общего доступа, а также создания возможности непосредственного участия значительного числа руководителей и сотрудников в работе по формированию общешкольной БД, в программе «1С:ХроноГраф Школа 2.5» изначально предусмотрены возможности импорта данных в общие списки из специально подготовленных Excel-таблиц.
Обратите внимание: порядок организации импорта данных из шаблонов Excel-таблиц в релизах программы, предшествующих 304-му, достаточно подробно описан в прилагаемой к программе документации (Руководстве пользователя, Методическом пособии и специальном приложении к нему – «Инструкции по организации первоначального ввода данных и последующего ведения общей информационной базы»).
Изменения, внесенные в 304-й релиз программы, позволили не только увеличить перечень импортируемых из шаблонов Excel-таблиц данных, но и значительно расширить объем самих данных, передаваемых в общешкольную информационную базу.
Доработанные и разработанные вновь шаблонные формы Excel-таблиц также предоставляют возможность значительно упростить и облегчить процесс первоначального заполнения БД, снизить риски, связанные с заполнением БД начинающими пользователями, заранее готовить материал для заполнения (дополнения) БД «Школы 2.5», расширять круг пользователей, привлекаемых к работе по заполнению базы данных.
Также с помощью данных шаблонов начиная с 304-го релиза можно осуществлять передачу данных из общешкольной базы в программные пакеты для муниципальных органов управления образованием: «1С:ХроноГраф Кадры и Контингент для Управлений образования».
Следует учесть! Новая редакция шаблонов предусматривает организацию работы пользователей с макросами. Для полноценной работы шаблонных форм Excel-таблиц рекомендуется в командной строке выбрать меню Сервис и команды Макросы, Безопасность, установить уровень безопасности – средний (низкий) и не отключать макросы при открытии документа.
Начиная с 304-го релиза программы вам предоставляются следующие таблицы MS Excel:
Шаблон для заполнения БД по сотрудникам.xls,
Шаблон для заполнения БД по учащимся.xls,
Шаблон для заполнения БД по помещениям.xls,
Шаблон для заполнения БД по материальным средствам.xls,
Шаблон для заполнения БД по учебной литературе.xls.
Все они, как и ранее, расположены в папке Template поставляемого CD-диска с программой. Шаблоны могут быть легко переданы для их заполнения конкретным исполнителям, например:
секретарю (общий список сотрудников);
классным руководителям (списки учащихся по классам);
заместителю директора по АХЧ (список материальных средств, список помещений);
библиотекарю (список учебной литературы).
Перечень конкретных исполнителей и объем заполняемой ими информации определяются непосредственно руководителями Проекта информатизации образовательного учреждения (директором, заместителем директора по ИКТ или администратором информационной системы).
Заполненные шаблоны Excel-таблиц инсталлируются на компьютер администратора, сервер или любой компьютер, где установлена общая БД «Школы 2.5» (в случае использования локального режима работы) для проверки и организации процедуры импорта данных.
Общие принципы работы с шаблонами Excel-таблиц
1. Все шаблоны имеют строку для отражения титульной информации об образовательном учреждении, с которой и следует начинать заполнение информации.
2. Все шаблоны имеют строку с образцом заполнения, на который следует ориентироваться при их формировании.
3. В новой редакции шаблонов (начиная с 304-го релиза программы) строки для заполнения данных формируются с помощью кнопки Добавить строку.
4. Во всех шаблонах существуют ячейки, как обязательные, так и необязательные для заполнения.
Следует учесть! Процедура добавления новой строки не будет выполнена до тех пор, пока вся обязательная информация не будет отражена в соответствующих колонках. Каждый раз при попытке добавить новую строку курсор позиционируется на очередной ячейке, заполнение которой обязательно для заполнения.
5. Все шаблоны новой редакции содержат два листа, названные соответственно Шаблон и Списки. На первом отражается информация, формирующаяся для загрузки в базе данных «Школы 2.5». На втором – перечень параметров, относящихся к спискам двух категорий:
непополняемые списки, сформированные программно и включенные в состав шаблонов;
произвольно пополняемые списки, которые могут быть подготовлены как во время работы с шаблонными формами, так и заранее. Для формирования информации в них используются кнопки Добавить, Редактировать и Удалить. После заполнения информации в соответствующей ячейке нужно нажать кнопку Enter.
6. Отображение данных в колонках новых шаблонов возможно тремя способами:
простым набором данных;
выбором из автоматически подгруженных, непополняемых списков. В этом случае рядом со строкой появляется символ , указывающий на возможность выбора необходимого параметра из «программно-сформированного» списка;
формированием списков, содержащих произвольные значения и выбор нужных параметров из них. В этом случае рядом со строкой появляется символ , указывающий на возможность выбора необходимого параметра из редактируемого списка.
7. Работа с шаблонами позволяет пользователям в любой момент времени догружать в базу данных «Школы 2.5» дополняемую в шаблонах информацию. При многократной загрузке данных информация в БД «Школы 2.5» проверяется на дублирование. Проверка осуществляется по следующим полям:
в шаблоне Сотрудники – ФИО, информация и паспортные данные сотрудников;
в шаблоне Учащиеся – ФИО и № личного дела;
в шаблоне Помещения – наименование кабинетов;
в шаблоне Материальные средства – наименование материального средства;
в шаблоне Литература – название, автор, год издания.
Кроме того, информация БД пополняется новыми сведениями, отраженными в шаблонах.
8. В шаблоне Сотрудники для отображения совмещения (внутреннего совместительства) должностей одним сотрудником в колонке Должности предусмотрены 5 свободных строк. Характеристика должности (наименование, разряд) должна быть отражена в отдельной строке для каждой должности, занимаемой сотрудником. Остальная информация о сотрудниках отражается в объединенных ячейках, изменять которые не следует.
Особенности загрузки данных из Excel-таблиц в «БД Школы 2.5»
Процедура загрузки данных из шаблонов Excel-таблиц может быть осуществлена в полностью пустую базу данных «Школы 2.5» или же в частично заполненную, как вручную, так и после импорта данных из Проекта «Мастера».
Методический совет
Загрузку данных по сотрудникам, учащимся, помещениям рекомендуется осуществлять после импорта данных из Проекта «Мастера», так как при подобном варианте вы избежите ситуации затирания данными Проекта данных, уже полученных из шаблонов.
Загрузка данных в полностью пустую БД «Школы 2.5»
Последовательность выполнения операций по загрузке данных из шаблонов Excel-таблиц в полностью пустую базу данных выглядит следующим образом:
предварительная подготовка данных в шаблонных формах;
указание данных об учебном годе и периоде в экране Учебные годы и периоды «Школы 2.5»;
формирование общего перечня учебных объединений и ввод данных о классах текущего учебного периода;
последовательная загрузка данных в общешкольную информационную базу из шаблонов Excel-таблиц при помощи соответствующих кнопок в экранных формах:
– в экранной форме Сотрудники – Загрузить список сотрудников,
– в экранной форме Общие списки учащихся – Загрузить списки учащихся,
– в экранной форме Помещения – Загрузить список помещений,
– в экранной форме Материальные средства – Загрузить список материальных средств,
– в экранной форме Цифровые объекты (Каталогизатор цифровых объектов для каталога Школьная библиотека или в Тематическом планировании) – Загрузить список литературы.
Обратите внимание: каталог Школьная библиотека в Каталогизаторе цифровых объектов создается в базе данных «Школы 2.5» автоматически.
Следует учесть! Структура классов текущего учебного периода должна быть создана обязательно до начала импорта сведений из шаблона Excel-таблицы по учащимся.
Загрузка данных в частично заполненную БД «Школы 2.5»
Последовательность работы по загрузке данных из шаблонов Excel-таблиц после импорта данных из Проекта «Мастера»:
импорт данных из Проекта «Мастера» в БД «Школы 2.5»;
загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц по сотрудникам и помещениям;
загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц по спискам материальных средств и учебной литературы;
загрузка данных из шаблона Excel-таблицы по учащимся;
редактирование полученных данных при необходимости.
Обратите внимание: загрузка данных по учащимся может быть осуществлена в любой произвольной последовательности после процедуры импорта данных из Проекта «Мастера».
Следует учесть! Структура классов в шаблоне Excel-таблицы по учащимся должна в обязательном порядке совпадать со структурой классов, импортируемой из Проекта «Мастера», во избежание расхождений в принадлежности списков учащихся к тому или иному классу. При необходимости структура классов текущего периода в частично заполненной в результате импорта из Проекта «Мастера» базе данных «Школы 2.5» должна быть отредактирована в соответствии с данными, внесенными в шаблон по учащимся. В случае загрузки информации о сотрудниках, учащихся и помещениях, расширяющей объем сведений, сформированных при импорте данных из Проекта «Мастера», данные сведения будут дополнены. Полностью дублирующаяся информация не загружается.
Загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц в частично заполненную БД «Школы 2.5» вручную
В зависимости от степени заполненности БД «Школы 2.5» первоначальной информацией на момент организации импорта данных из шаблонов Excel-таблиц следует иметь в виду следующее:
последовательность заполнения данных из шаблонов Excel-таблиц в рамках выбранного учебного периода в базе данных «Школы 2.5» может быть либо произвольной, либо соответствовать рекомендациям, приведенным выше;
структура классов текущего учебного периода должна быть приведена в соответствие с загружаемыми данными перед загрузкой информации об учащихся. Если вами осуществлена процедура перевода года, то перед импортом данных об учащихся вновь набранных первых (подготовительных) классов структура также должна быть отредактирована.
Следует учесть! При наличии в базе данных частично сформированных сведений о сотрудниках, учащихся, помещениях, материальных средствах и учебной литературе в случае загрузки расширенных данных из шаблонов Excel-таблиц эти сведения будут дополнены. При попытке загрузить информацию, полностью дублирующую уже имеющиеся в базе данных сведения, программа выдаст соответствующее сообщение, и загрузка произведена не будет.
Обратите внимание: начиная с 304-го релиза программы «1С:ХроноГраф Школа 2.5» вы можете использовать не только предлагаемые на CD шаблоны, но и любые самостоятельно заполненные таблицы Excel при условии обязательного соответствия наименований загружаемых колонок колонкам, указанным в шаблонах, подготовленных разработчиками программы. При загрузке данных последовательность колонок в таблице значения не имеет. Следите за корректностью отражения данных в Excel-таблицах, ориентируясь на образцы заполнения в шаблонах.
Особенности работы с общешкольной информационной базой при подготовке перевода БД «Школы 2.5» на новый
учебный год
Остановимся на особенностях подготовки БД «Школы 2.5» к переводу учебного года.
Следует помнить, что задача корректного перевода текущей БД на новый учебный период (год) требует осуществления ряда общих подготовительных процедур:
подготовки и сохранения необходимой отчетной информации, включая сводные и универсальные отчеты, в ходе которых осуществляется контроль достоверности заполненных данных;
подготовки и организации сохранности информации, требующей архивного хранения, как в самой базе данных, так и в форматах MS Excel, HTML, TXT;
создания и проверки правильности заполнения данных об устройстве выпускников 9-х и 11(12)-х классов и движении учащихся за летний период;
создания и проверки правильности заполнения данных о движении кадров (сотрудников) за летний период;
формирования итоговой отчетности по учреждению;
создания резервных копий общешкольной информационной базы данных для архивного хранения.
Помимо этого для оптимизации переноса данных на новый период также необходимо подготовить информацию и провести предварительные операции с данными о выпускниках 9-х классов и учащихся, оставленных на «второй год».
1. Перед процедурой перевода базы данных на новый учебный год рекомендуется предварительно перевести в Архив выбывших учащихся тех выпускников 9-х классов, которые по любым причинам не будут продолжать обучение в 10-х классах этой школы. Для корректного переноса данных рекомендуется осуществлять перевод в архив с 31 августа текущего года (или последним днем текущего учебного периода).
При подобном переводе в списки учащихся 10-х классов нового учебного года (периода) попадут только те дети, которые реально продолжат обучение в 10-х классах.
2. Также рекомендуется предварительно перевести в список Не распределенных тех учеников, которые решением педагогического совета оставлены на повторное обучение. Для корректного переноса данных желательно осуществлять данный перевод с 31 августа текущего года (или последним днем текущего учебного периода).
При подобном переводе учащиеся, оставленные решением педагогического совета на повторное обучение, будут числиться в Не распределенных до момента зачисления в тот класс, в котором они будут продолжать обучение.
Рекомендуется производить распределение данных учеников по классам в ходе нового (текущего) периода до начала формирования новых списков школьников (первоклассников, прибывших и тому подобное).
После реализации перевода общешкольной информационной базы на новый учебный год в ней произойдут изменения, отраженные в таблице 1.
Таблица 1. Изменения в БД «Школа 2.5» нового (текущего) периода после процедуры перевода учебного года
Выбор читателей
Комментарии