Как выбрать LMS-платформу для ДПО — кейс Высшей школы экономики

Высшая школа экономики (НИУ ВШЭ, Вышка) — это национальный исследовательский университет, созданный в 1992 году. Основной кампус находится в Москве, ещё три — в Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Перми, пятый — онлайн-кампус.  ВШЭ работает на разных образовательных уровнях: от довузовской подготовки до аспирантуры и программ DBA. 

Одно из популярных направлений деятельности университета — дополнительное профессиональное образование (ДПО). На момент интервью доступно 458 программ с актуальным набором на осень 2024 года разного типа и продолжительности: от краткосрочных обучений по отдельным навыкам до профессиональной переподготовки. Среди них есть, например, MBA-программы для ТОП-менеджеров, короткие курсы по навыкам коммуникации или дизайну, профессиональная переподготовка по психологии и английский для юристов.

Заместитель первого проректора НИУ ВШЭ Галина Можаева рассказала, по каким критериям они выбирали LMS для ДПО, почему остановились на iSpring Learn и как сейчас происходит процесс обучения.

Галина Васильевна, расскажите, пожалуйста, подробнее о ДПО. Кто является основной целевой аудиторией и через какие каналы слушатели вас находят? 

ДПО в Высшей школе экономики развивается практически с момента создания университета в 1993 году. Сейчас ежегодно дополнительное образование у нас получают около 40000 человек. Аудитория очень разная: долгое время основными слушателями были люди 25-35 лет, но сейчас растет сегмент более старшей аудитории. Примерно половина слушателей у нас в возрасте 25-44 года, а около 30% — старше 45 лет. В прошлом году подросла доля сегмента 55+ и даже 65+. Примерно 30% наших слушателей — это корпоративные клиенты.

Если характеризовать аудиторию в целом, то это взрослые, ориентированные на развитие люди с очень высокими профессиональными и личностными запросами. 

Находят нас в основном через интернет-каналы, мы активно используем контекстную рекламу и SEO-продвижение. Также устраиваем бесплатные мероприятия и проводим маркетинговые акции. А в этом году мы запустили маркетплейс, где можно быстро купить любую программу, и больше половины текущих клиентов нашло нас через него. 

Листайте вправо, чтобы увидеть больше изображений

Как возникла потребность в цифровизации процессов обучения, и какую роль здесь играла LMS? 

Сейчас в ДПО Вышки работает около 60 подразделений и ежегодно обучаются десятки тысяч слушателей — в прошлом году программы ДПО закончило 36 тыс человек. Все подразделения появлялись в разное время, и в ДПО не было единой цифровой платформы системы. Одни работали на Moodle, другие — на открытых онлайн-платформах, третьи использовали вебинарные площадки и т.д. Во время пандемии возросла популярность онлайн-образования, количество слушателей в онлайне выросло, и стало ясно, что для упрощения процессов нужно вводить единые инструменты.

В 2020 году руководство ВШЭ поставило задачу цифровизации ДПО, а с 2022 года началась практическая реализация этого проекта. Меня как раз и пригласили в Вышку для решения этой задачи. Мы решили создать единую платформу ДПО, которую можно интегрировать с CRM, СЭД и другими ресурсами НИУ ВШЭ. В результате была создана цифровая экосистема ДПО, которая сейчас включает два ядра: маркетплейс и учетную систему, где происходят все внутренние процессы, такие как платежи, генерация документов и т.д. Эти два ядра мы интегрировали с цифровыми сервисами университета: бухгалтерией, системой документооборота, CRM, LMS, конструктором программ, шиной передачи данных и т.д.  

Но первым шагом стал выбор единой LMS для системы ДПО университета — ведь современный учебный процесс невозможно построить без нее. В Вышке есть своя замечательная LMS на базе Moodle, но она ориентирована больше на студентов. Поэтому мы решили, что внедрение новой LMS, учитывающей особенности обучения взрослых, станет экономически и методически эффективным решением. Около месяца мы занимались выбором системы и в конце концов остановились на iSpring Learn.

Почему ваш выбор пал именно на iSpring Learn?

Эта LMS максимально проста и эргономична в использовании. Она адаптирована для взрослых людей, которые могут учиться в любом месте и в любое время — например, после работы или в дороге. С iSpring Learn не нужно тратить силы, чтобы разобраться в процессе или управлении системой — она интуитивно понятна.

Вот что еще я бы выделила среди преимуществ платформы:

• Наличие модуля оценки 360°. Это обеспечивает всестороннюю оценку слушателя по нормам и требованиям современных работодателей и HR-служб.
• Прямая интеграция с вебинарными платформами. Сейчас мы используем MTS-link и там же смотрим аналитику. 
• Конструктор курсов iSpring Suite. Он позволяет создавать интересные и актуальные образовательные решения.
• Наличие мобильной версии и мобильного приложения. Учиться легко на любом устройстве.
• Присутствие в российском Реестре ПО и размещение серверов на территории России. Эти моменты важны для защищенности данных.

Платформу iSpring Learn было очень легко внедрять — мы быстро кастомизировали мобильное приложение, которое назвали “ВШЭ.ДПО”, настроили интеграции с личными кабинетами слушателей на маркетплейсе, с учетной системой и другими ресурсами через API. А техподдержка iSpring всегда была с нами на связи и оперативно подсказывала решение, если у нас возникали трудности. Замечу, что за два года использования LMS iSpring Learn не было ни одной ситуации, когда потребовалось бы серьезное вмешательство техподдержки — LMS работает очень устойчиво и корректно!

Перед внедрением мы ставили определенные KPI и легко их выполнили даже в рамках пилотного этапа работы, так что мы довольны выбором платформы.

Cколько времени заняло внедрение iSpring Learn и как на нее отреагировали сотрудники? 

Университетская среда довольно консервативна, поэтому к любой инновации коллектив надо готовить. Большой опыт по внедрению цифровых образовательных продуктов помог составить гибкий и корректный план внедрения iSpring Learn — от внутренних ознакомительных семинаров для специалистов ДПО, где рассказывали о том, что дает LMS, сравнивали ее с другими системами, показывали аналитику, до группового обучения и индивидуальных консультаций в процессе внедрения и дальнейшей эксплуатации системы. 

В конце мая 2022 года мы приняли окончательное решение о сотрудничестве с iSpring Learn, а в августе, после согласования всех деталей, подписали контракт. В качестве эксперимента закупили 1500 лицензий для одного из наших подразделений — Высшей школы бизнеса НИУ ВШЭ. Затем, на фоне активной работы сотрудников Операционного управления ДПО Вышки с внутренними провайдерами ДПО, к эксперименту начали присоединяться другие подразделения московского, питерского и нижегородского кампусов.

Мы тщательно отобрали программы подразделений, которые решили запустить на iSpring Learn, и обучили специалистов работе с платформой. Консультации для сотрудников мы проводили ежедневно, в течение двух месяцев — в индивидуальном и групповом формате. Для этой работы мы выделили отдельного специалиста, которого освободили от решения других задач. Это помогло нам достичь в эксперименте хороших результатов. 

• В марте 2023 года мы официально издали приказ о внедрении LMS iSpring Learn в процесс обучения и зашли в пилотную стадию. Опытная эксплуатация началась с сентября 2023 года, а промышленная — с января 2024 года. Таким образом, на внедрение платформы у нас ушло около полутора лет.
• В январе 2024 года более 70% подразделений и половина программ ДПО уже работали в LMS, и сейчас продолжается постепенное масштабирование. К концу года мы планируем, что через iSpring Learn будет запускаться не менее 60% программ ДПО Вышки.

Внедрять платформу было довольно просто. Мы купили облачную версию — запуском занимались сами, а для интеграций пригласили специалистов iSpring, которые нам оперативно помогли, и Цифрового блока НИУ ВШЭ. Сейчас техподдержка находится на стороне iSpring, а мы занимаемся методической и организационной поддержкой — создаем курсы, упаковываем траектории, зачисляем слушателей, анализируем обучение, общаемся с преподавателями. Эти задачи выполняют два сотрудника на уровне центральной Вышки и более 100 специалистов в подразделениях. 

Когда вы внедрили платформу, потребовались ли какие-либо дополнительные инструменты для запуска обучения? 

У iSpring разработаны отличные справочные материалы для методистов, кураторов, преподавателей и слушателей, а также есть подробный курс по обучению на платформе. Мы использовали все эти материалы, чтобы познакомить коллег с iSpring Learn.  

Также мы сами разработали простые инструкции для специалистов ДПО в формате «вопрос-ответ»: как зачислить слушателей, создать траекторию, выгрузить результаты обучения и т.д. 

Для информирования коллег о новой платформе и ее функциях мы использовали email-рассылку — через Unisender. Также удобно общаться и в самой платформе, так как там есть форум, персональные сообщения, общие рассылки. Кстати, учебные курсы для сотрудников подразделений ДПО Вышки мы тоже создаем и поддерживаем в LMS iSpring Learn. 

Подготовить людей к внедрению новой системы очень важно — успешность применения LMS напрямую зависит от готовности сотрудников принять инновацию. Поэтому уделили предварительной работе такое внимание. В результате, практически никто из сотрудников, кто начал пользоваться iSpring Learn, не высказал недовольства.

Более того, у нас заработало “сарафанное радио” — специалисты из разных подразделений общались между собой и рассказывали о преимуществах iSpring Learn. Некоторые результаты внедрения системы были озвучены на наших внутренних семинарах «Вышка PRO ДПО», где мы делимся экспертными знаниями и кейсами подразделений со своими коллегами. И такие выступления дали очень большой результат для популяризации и внедрения iSpring Learn. 

Как строится работа над созданием образовательной программы? 

Анализ рынка. В первую очередь, мы изучаем потребности рынка, общаемся с работодателями, исследуем целевую аудиторию и предложения конкурентов. Все эти показатели различаются в зависимости от профиля, тематики, вида и формата обучения. 

Собираем скелет программы. Формируем структуру программы, составляем карту компетенций и мотивационную стратегию. Так появляется «скелет» будущей программы.

Наполняем контентом. Создаем теоретический материал, задания, тренажеры, стараемся использовать геймификацию. Как раз на этом этапе и подключаются возможности LMS.

Внедряем в учебный процесс. Программы могут быть синхронными, когда для всех слушателей занятия проходят в одно и то же время, или асинхронными — когда каждый выбирает удобное время сам. Мы придерживаемся принципа обязательного сопровождения программ ДПО, поэтому полностью асинхронных программ у нас довольномало — и даже для них мы сейчас стараемся предлагать вебинары для консультаций с преподавателями. 

Оцениваем результат. А также решаем, будет ли дальше существовать программа, и если да, то нужно ли ее корректировать. Ключевые показатели жизнеспособности программы — маржинальность и лояльность клиентов. Во все программы в LMS встроены анкеты обратной связи, которые позволяют оценить удовлетворенность слушателя и готовность рекомендовать программу другим (оценка NPS/CSI).

Как проходит процесс обучения с помощью LMS? 

Сейчас покупка обучения происходит через маркетплейс — процесс полностью оцифрован. Слушатель подает заявку, читает и подписывает с помощью электронной подписи договор и оплачивает обучение. Есть возможность сразу принять оферту и не подписывать «бумажный» договор. В личном кабинете отражается вся информация о договоре, оплате, зачислении, дополнительных документах. 

Как только университет издает приказ о зачислении, у слушателя в личном кабинете появляется активная кнопка для входа в LMS. После ее нажатия клиент попадает сразу на оплаченную программу — запись на нее тоже происходит автоматически, после издания приказа о зачислении. 

У каждой программы есть свой куратор, который постоянно коммуницирует со слушателями. Сопровождение выстраивается внутри самой LMS, также на многих программах активно используются мессенджеры — в основном, Telegram. Куратор следит за прогрессом слушателей, напоминает об отправке заданий, отправляет в учетную систему ведомости и т.д.

После завершения обучения слушатель получает в личном кабинете документ о квалификации (удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной переподготовке НИУ ВШЭ), подписанный электронной подписью, который свидетельствуют о его квалификации или новом статусе.  

Клиенты, которые пришли на обучение не через маркетплейс, а, например, обратились к нам офлайн, тоже имеют возможность перейти в LMS. Наши менеджеры заносят необходимую информацию в учетную систему и направляют приглашение для создания личного кабинета, и у таких слушателей тоже появляется личный кабинет.

Так как iSpring Learn интуитивно понятна, проблем с ней у слушателей не возникает. Единственные трудности, с которыми мы сталкиваемся — это когда слушатель забывает пароль или указывает неверную почту. Но их быстро решает техподдержка. 

Какие форматы обучения вы используете чаще всего?

Активнее всего мы используем смешанный формат обучения. Если говорить только об онлайне, то лидирует синхронный онлайн (вебинары), на втором месте — асинхронный онлайн (лонгриды, курсы в записи и др.). Но, в принципе, в разных программах мы делаем разные форматы обучения. Пока в меньшей степени пользуемся конструктором iSpring Suite, но планируем в будущем учебном году выпускать с его помощью больше продуктов. 

Сегодня практически все наши специалисты уже хорошо умеют пользоваться платформой, поэтому можно давать им более сложные задачи по построению учебного процесса с помощью LMS. 

Как вы оцениваете результаты внедрения iSpring Learn? Удалось ли решить поставленную задачу?

Безусловно, мы удовлетворены результатами внедрения iSpring Learn. Мы разработалишаблоны для создания курсов, чем облегчили работу сотрудников ДПО. Курсы сейчас создаются очень быстро и легко, они органичны и интуитивно понятны. Я могу с уверенностью сказать, что мы создали комфортную среду обучения. Конечно, не все программы реализуются в iSpring Learn, но интерес к платформе внутри ДПО Вышки растет.

Какие советы вы можете дать по выбору LMS для ДПО? На какие критерии нужно обращать внимание? 

Я бы выделила здесь такие критерии:

• современный дизайн и интуитивная понятность интерфейса как для педагога, так и для слушателя;
• удобство и простота использования для взрослых людей;
• возможность автоматизации процессов;
• сегментация клиентов;
• интеграция с другими техническими системами;
• высокая пропускная способность;
• надежность работы и устойчивость;
• наличие встроенной вебинарной платформы;
• возможность кастомизации;
• подробная аналитика данных;
• защищенность персональных данных;
• присутствие платформы в российском Реестре ПО.

Некоторые моменты могут быть неважными для вас как для организации, но иметь большое значение для пользователей. Например, наличие мобильной версии. Изначально мы запустили только веб-версию, а когда у нас появилось мобильное приложение, многие пользователи перешли на него. 

Также я бы посоветовала обращать внимание на критерии, связанные с созданием и администрированием контента:

• какие форматы поддерживает LMS;
• можно ли там делать рассылки и отправлять уведомления;
• есть внутри самой платформы инструменты для создания контента и насколько они разнообразны;
• какие возможности есть для создания оценочных материалов.

Важными преимущества, по которым мы выбрали iSpring Learn, для нас стали наличие техподдержки со стороны разработчика, инструкций по внедрению, видеокурсов и активного сообщества пользователей. Мы были уверены, что даже если столкнемся с трудностями во время внедрения системы, то нам обязательно помогут разобраться. Это тоже очень важно.