«Электронные спасатели»

Сегодня в Директорском клубе дискуссия на тему «Бумаготворчество». Как не утонуть руководителю учебного заведения в нарастающем с каждым годом потоке бумаг и отчетов? На помощь приходят электронные спасатели, правда, не всем.

Татьяна ЧЕСНОКОВА, директор школы поселка Кречевицы, Новгородский район, Новгородская область: У меня хорошие помощники

Объем «бумажной» работы для директора школы растет буквально с каждым днем! Хорошо, что я сама преподаватель информатики и могу при обработке документов использовать компьютерную технику. А еще у меня очень хорошие помощники – мои заместители и секретарь школы, которая достаточно свободно общается с компьютером и плюс к этому просто умеет скрупулезно и ответственно работать с документами. Объем бумаг, приходящий на школу, быстро сортируется, и коллеги над ними оперативно работают. Некоторые сдают документы еще пока в бумажном варианте, но большинство создают отчеты сразу в электронном виде.

На сегодняшний день 100 процентов педагогов нашей школы прошли компьютерные курсы, у всех заместителей директора есть компьютеры. Планируем создание локальной административной сети. Соответствующий навык работы у нас есть, так как локальная сеть имеется в компьютерном классе. Но административную сеть создать сложнее, поскольку школа наша слишком большая – занимает четыре этажа.

Заманчиво было бы создать внутришкольные программы, позволяющие быстрее обрабатывать документы. Мне как учителю информатики на создание, например, электронного дневника учащихся потребовалось бы несколько дней. К сожалению, для реализации этой идеи нужен компьютер в учительской, а его пока нет. Это, конечно, хорошая идея на будущее – ведь бумажные дневники изживают себя, почти у всех учеников дома компьютеры. Что касается создания школьных программ для передачи отчетов, это будет иметь смысл, когда все школы перейдут на полный электронный документооборот. Тогда отчетность примет единый вид, и комитеты образования смогут ее обрабатывать. Наработки в этом плане уже есть – в основном все документы в школу направляются в электронном варианте. Уходят времена бумажной отчетности.

Вадим ПЛАТОНОВ, директор школы №112, Новосибирск: Без бумаги никуда

Бумаг, отчетов и справок стало больше. Особенно много проблем с казначейской системой исполнения бюджета. Несмотря на электронный документооборот, все дублируется бумажными носителями.

Владимир СЕДОВ, директор гимназии №227, Санкт-Петербург: Внедряем «Параграф»

Можно, конечно, распределить обработку документации между заместителями директора и создать таким образом некий баланс. Но с другой стороны, статистические отчеты, над которыми приходится работать, не представляют сложности по той простой причине, что они предсказуемы. К тому же в Петербурге все образовательные учреждения переходят на электронную систему «Параграф». Она позволяет создать базу данных, к примеру, по ученикам, и, если требуются какие-то сведения по тому или иному ребенку, узнать их не составляет труда. Второй этап введения «Параграфа» подразумевает создание базы данных учителей, и, заглянув в нее, можно получить информацию о том, какая нагрузка у того или иного учителя и т.д. То есть благодаря технике уменьшаются трудозатраты и значительно экономится время. Но нужно заметить, что и количество разовых документов тоже растет. Бывает так, что тот или иной документ нужно оформить в кратчайший срок. Эта непредсказуемость разовых бумаг создает главную проблему.

Владимир СВЕРДЛОВ, директор многоуровневого общеобразовательного комплекса №2, Воронеж: И без того дел хватает

На мой взгляд, директор не всегда перегружен составлением документов и отчетности. Если нормально работают заместители и главный бухгалтер, то скорее перегруженными оказываются они. Причем работники бухгалтерии в первую очередь. Там больше всего сложностей. Электронная почта, факсы, ксероксы облегчают задачи, но сегодня школе требуется более современное оборудование и программы. К примеру, та же электронная почта, установленная несколько лет назад, сегодня, в новых версиях и с новыми программами, работает более эффективно.

Меня как директора больше волнует не количество бумаг, а сроки исполнения: бумаги приходят с требованием выполнить что-то к такому-то числу, а в школе оказываются за день-два до означенного срока. Пока все инстанции пройдут и наконец окажутся в школе – смотришь, завтра надо уже отчитаться о проделанной работе!

Стало ли бумаг меньше с введением компьютеров? Точно не скажу, но такое впечатление, что нет. Больше всего требуется документов не по учебной части, а по финансово-экономической. Изменения в оплате труда происходят сегодня постоянно, и, конечно, бухгалтерам нелегко. Плюс наличие нескольких контролирующих финансовых органов. Иногда завучи и работники бухгалтерии просто утопают в бумагах. Пример: требуется написать, сколько на следующий год нужно моющих средств или какое необходимо оборудование для столовой. Потом, правда, не факт, что это оборудование дадут, но каждую заявку надо писать четыре раза!

Умный первый заместитель и грамотный главный бухгалтер – для директора необходимые люди. Когда знаешь, что они правильно составят любой документ и не надо его перепроверять, можно спокойно переключаться на другую работу. Ведь в принципе сам директор и не должен составлять эти бумаги, у него и без того дел хватает.

Лев ВИНТЕР, директор школы №49, Нижний Новгород: Документооборот вырос в разы

Документы, которые порой предлагают сделать, либо не соответствуют законодательству, либо не прописаны в уставе, либо являются дублированием уже ранее принятых решений. Вот нам сейчас говорят, что надо заключить договор с родителями учеников, которые обучаются по индивидуальной форме. Возникает вопрос – а зачем это нужно? Деньги выделяются бюджетные, дополнительных услуг, которые должны указываться в таком отдельном договоре, мы не предлагаем, действуем в рамках норм и положений, уже прописанных Министерством образования. Так какая же необходимость еще и в этом, вновь создаваемом документе?

Теперь о работе администраторов, в частности, заместителей директоров. Практически во всех учебных заведениях увеличен штат – либо гласно, либо негласно. Потому что если брать работу завуча, скажем, 15 лет назад и сегодня, цена вопроса просто несопоставима. Поэтому если увеличивается документооборот, то и растет число людей, которые с ним работают.

Следующий принципиальный вопрос – информатизация процесса администрирования. Сегодня любой администратор не может довольствоваться шариковой ручкой, нужен компьютер. Но хороший. Для более эффективной работы вся администрация школы должна быть объединена в локальную сеть и оснащена оргтехникой, в первую очередь принтером, и тогда получается, что каждый на своем участке выполняет соответствующую работу, и это значительно облегчает процесс. Существенно и то, что мы можем какие-то документы отправлять по электронной почте. Например, бухгалтерия передает отчетность по Интернету. Мы называем это новыми технологиями, хотя это в принципе технологии конца ХХ века. Их реальное применение в процессе администрирования дает возможность справляться с потоком документов. И во многих нижегородских школах это уже есть. В нашей школе это в стадии становления. Хотя многие школьные службы у нас компьютеризованы, но пока не хватает оргтехники.

Безусловно, хороший помощник директора в этом направлении и эффективно работающий секретарь, а мне повезло в этом отношении, как и некоторым другим моим коллегам. Умный, хорошо подготовленный, в том числе и к работе с оргтехникой, секретарь в значительной степени может решать многие вопросы, связанные с документооборотом, без непосредственного участия руководителя.