«Доверие должно быть на уровне абсолюта»: как команде успешно реализовать большой проект

До назначения на должность заместителя министра просвещения РФ Марина Ракова руководила крупными государственными проектами. С 2016 года она возглавляла офис приоритетного проекта «Доступное дополнительное образование для детей», в рамках которого занималась созданием Кванториумов. В 2018 году Марина Ракова стала у руля проектного офиса нацпроекта «Образование». Как создать проектную команду? Какие отношения должны быть между ее участниками? Как сделать работу проектного офиса эффективной? Замглавы Минпросвещения поделилась своим опытом и дала практические советы.

Лекция Марины Раковой состоялась 26 февраля в рамках финала IV Всероссийского конкурса «Успешная школа». Она предваряла второе испытание «Проектный офис». Слушателями лекции стали участники «Успешной школы» – дети, родители, учителя и директора, а также ученики московской школы №1409, в стенах которой и проходит испытание. Публикуем выступление заместителя министра с незначительными сокращениями.

Марина РАКОВА: «Проектный офис: методы, возможности, перспективы»

– Проектный офис – это совершенно точно команда, которая умеет гибко изменять траектории, по которым она двигается. При этом есть определенные ограничения. Если условно у вас будет час или год на реализацию проекта, то внутри этого времени необходимо обязательно установить так называемый спринт. Это отрезок времени (если это час, то, например, 10 минут), в рамках которого цели и задачи меняться не могут. Но по завершении спринта, когда происходит рефлексия относительно достигнутых результатов, задачи могут меняться. И это крайне важно.

Необходима абсолютно единая информационная среда. Это второе условие работы проектных офисов. Каждый член проектной команды должен обладать всей полнотой и достоверностью информации. Без этого работа не может быть построена.

Третий важный элемент – это распределение ролей внутри команды. Если это настоящая работа, роли должны быть распределены. При этом каждый член команды должен быть готов поменяться любой из ролей. Относительно лидирующих позиций в команде может быть несколько. Позиция самая важная и самая главная для настоящего лидера – это мотивировать. Каждый член команды должен быть замотивирован на достижение цели. Самый главный человек, который вдохновляет – это лидер, абсолютно в любой структуре: государственной, бизнес-структуре, в школе. Также должен быть человек, который следит за правилами работы проектной команды: таймингом, невыхождением из роли, которая предопределена на спринт, четким удержанием во время спринта задач, которые вы хотите решить, и цели. При этом цель у проектной команды – всегда достижение какой-то потребности: потребности единицы, общества или потребности, которую выставляет заказчик.

Проектная команда, проектный офис не может работать без заказчика. Человек, который будет ставить перед вами цели, – заказчик. Работать с ним необходимо профессионально. Это значит, что нужно задать максимальное количество вопросов. И каждый спринт эти вопросы должны обновляться. Практика, которая замещает отсутствие данного навыка, есть в армии, когда после постановки задач следует вопрос: «Как понял?» Человек рассказывает, как он понял. Это замещающая и при этом контрольно-надзорная функция. А если контрольно-надзорная (то есть, правильно ли ты понял), то возникают репрессивные формы. Чтобы этого не допустить, при взаимодействии с заказчиком задавайте как можно больше вопросов. Для учеников критически важно задавать вопрос в том числе учителю: «Зачем я сейчас должен решить уравнение? Зачем я должен решить текстовую задачу?» И учитель должен вам ответить, зачем это нужно. Не каждый педагог сможет сказать, зачем мы изучаем площадь криволинейной трапеции, производные, интегралы и так далее. А он должен это сделать. И вы должны знать, зачем это происходит. Глупых вопросов не бывает. Незаданный вопрос приводит к неврозу. Чтобы этого не случилось, обязательно его задавайте.

Следующий момент – это постоянная рефлексия. Рефлексия происходит и в момент синхронизации, и в момент подведения итогов после определенного тайминга. Рекомендую это делать не сидя, а стоя. Это тоже академический принцип: как только вы садитесь, вы расслабляетесь, и это может затягиваться. Стендап-совещания, так они называются в проектном управлении, проводятся стоя по нескольким причинам. Есть причина физиологическая – это кровообращение. Когда ребенок начинает говорить? Когда он встал на ноги. Именно в таком положении начинаются физиологические процессы в нашем организме, которые ускоряют многие вещи. В том числе именно с этим связан постулат о том, что седалищная педагогика, которая превалирует на текущий момент в российском образовании, к сожалению, ограничивает пределы развития скорости и эффективности. Поэтому нужны короткие, частые совещания, где идет синхронизация, объединение информационного пространства для участников команды и ускорение многих процессов.

Следующий важный академический момент – это обязательное разделение по времени подведения итогов спринта с фиксацией негативных и положительных результатов. Эти два момента должны быть принципиальным образом разделены. Это психология человека.

Еще один важный момент: когда команда начинает проектировать, необходимо стопроцентное отвлечение от всего остального. Это единственный момент, когда многозадачность и возможность многоканального восприятия информации должны полностью быть отключены. Это тоже связано с физиологией. Когда идет креативность, необходимо, чтобы именно эта функция головного мозга была запущена. Для этого нужно временно отключиться от всех остальных источников восприятия информации. Если вам в задании предстоит создать что-то новое, я бы предложила отвлеченное занятие для команды на 20-25 минут любыми форматами, главное, чтобы это действительно отключало мозг: послушать музыку, полежать или сделать асану.

Еще один важный элемент – договориться о правилах игры. Каждый член команды должен предложить определенное правило для всех. Например, каждые пять минут приседать три раза, закрывать глаза на одну минуту, растирать руки, решать квадратные уравнения… Это приводит к тому, что член команды ощущает себя частью, формирующей правила жизни на определенный период времени, а, следовательно, чувствует себя неотъемлемой частью того, что происходит. Все остальное приводит к осознанию исполнительской функции своей роли в команде, а, значит, возникает иерархия. Как только каждый человек ощутит себя частью генезиса и генерации, его состояние и исполнение функций станет совершенно другим по восприятию.

Траст-нетворк внутри команды. Это доверие, которое должно быть на уровне абсолюта. На тот период, когда проектная команда выполняет совместную задачу, каждый должен доверять каждому. Если доверия нет, результата не будет.

Еще один момент – это отсутствие «я» и возникновение настоящего «мы«. Думаю, вы слушали очень много интервью, выступлений, лекций в TED-форматах, дискуссиях, дебатах и т.д. Есть огромное количество людей, которые говорят: «Я сделал это, я предложил то, я исполнил такую задачу». Это не человек команды. Он может быть прекрасным Макиавелли, но никогда не будет замечательным человеком команды. Команда – это всегда «мы»: «Мы сделали, мы придумали, мы осуществили вклад». Все, кроме абсолютных гениев, черпают свои идеи из некоего лептонного поля и эгрегора, которые формируют только люди. Сильнейшее лептонное поле и эгрегор, несущий настоящий смысл, возникают при объединении мыслей определенного количества людей. Поэтому возникшая и вербализированная идея берется из пространства, в которое вложили мысли, идею, энергию достаточно много людей. И Кванториумы, и другие сетевые проекты придуманы не мной. Они придуманы командой, которая работает для государства, для детей, для нашего развития. У нее есть несколько колец и циклов: есть команда, которая работает которая работает на постоянной основе, есть команда кураторов, друзей, людей, которые помогают. Все, думая об одной цели, создают эту энергетику. Поэтому последнее, что мне бы хотелось сказать: не ограничивайтесь ресурсом своей команды. Конкурс – это соревнование, конкуренция, но при этом, мы же не на войне, мы однозначно не враги. Партнер по соревнованию – это именно партнер, который учит, который тоже может подсказать. При решении задачи ограничения ресурсов нет. Есть и звонок другу, и обращение к партнеру, к эксперту – это все возможно. Жизнь – это открытое пространство, где можно пользоваться всеми ресурсами, до которых вы можете дотянуться. А дотянуться до любого ресурса по правилу шести рукопожатий можно за очень короткое время, в том числе, до президента страны.

Фото Вадима Мелешко