Брат ЕВФРАТ. Электронный документооборот для вузов и ссузов

Рынок электронного документооборота развивается очень динамично, и сектор систем управления документами оценивается как один из самых быстрорастущих в отечественной отрасли информационных технологий. Жизнь подтвердила актуальность проблемы автоматизации этой сферы деятельности. Помимо традиционно растущего спроса на системы электронного документооборота со стороны государственных органов и крупного бизнеса все большую популярность в автоматизации управления документами начинают испытывать и другие субъекты экономики – предприятия среднего и малого бизнеса, финансовые и страховые компании, предприятия оптовой торговли и сетевые компании, учебные заведения и так далее. Немаловажно и то, что задача обеспечения системами автоматизации документооборота государственных структур отдельно выделена в Федеральной целевой программе «Электронная Россия».

Согласно данным ведущего западного аналитического агентства IDC лидером российского рынка электронного документооборота является компания Cognitive Technologies, разработку которой – систему «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» – используют более 2750 организаций России и стран СНГ. Всего же с программными продуктами линейки «ЕВФРАТ» работают более полумиллиона пользователей.

Компания сотрудничает с учебными заведениями в рамках программы «ЕВФРАТ- в каждый вуз». Ее цель – комплексная поддержка учреждений профессионального образования в плане развития практической направленности образовательных программ и повышения эффективности управления учебным заведением. Действие программы распространяется на вузы, ссузы (государственные и коммерческие) и учреждения дополнительного профессионального образования.

В задачи программы входят:

расширение практической направленности образовательных программ и совершенствование технологий образования;

повышение эффективности управленческой деятельности за счет внедрения системы электронного документооборота;

создание выгодных условий сотрудничества с работодателями;

повышение квалификации преподавательских кадров и статуса выпускников на рынке труда;

использование новых механизмов продвижения своих услуг в сфере общего образования.

Как известно, обычно статистика работы с бумажными документами выглядит следующим образом:

30 – 45% времени идет на поиск документов;

15% документов теряются;

60% документов создаются вновь;

70% времени уходит на согласование;

30% задач вообще не решаются.

Внедрение системы «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» обеспечивает:

систематизацию учета и хранения документов;

оперативный доступ к документам и отчетной информации;

эффективное управление процессами движения и обработки документов;

сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;

повышение исполнительской дисциплины;

сокращение непроизводственных затрат рабочего времени сотрудников;

минимизацию финансовых затрат на документооборот.

Недавно компания представила новую версию системы «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» (рис. 1). Основной акцент при ее создании разработчиками был сделан на возможности кастомизации решения под специфику бизнес-процессов заказчиков. Требования рынка к качеству и глубине адаптации продукта к особенностям предприятий за последние годы стали заметно выше. Сегодня для заказчика уже недостаточно настроить регистрационную форму документа, отчет или маршрут движения – необходимо предоставить инструментарий, который позволяет органично встроить СЭД в процессы управления предприятием и поддерживать все последующие изменения его организационной структуры.

При реализации функциональных возможностей новой версии большое внимание было уделено методической работе по проектированию логики работы с документами и бизнес-процессами. К процессу создания системы «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» были привлечены специалисты по делопроизводству и консультанты по реинжинирингу бизнес-процессов. Они предложили новые схемы и правила, позволяющие обеспечить электронный документооборот как с учетом современных тенденций управления, так и норм отечественного делопроизводства. Помимо этого сотрудниками Cognitive Technologies были собраны и проанализированы пожелания по развитию системы, поступившие от пользователей системы.

14 основных отличий новой версии «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» от предыдущих

Бизнес-ориентированный интерфейс

Реализована принципиально новая модель пользовательского места, в котором вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется пользователю в главном окне при загрузке системы. В свою очередь удобная навигация по документам и поручениям позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с документами и поручениями.

Новые возможности анализа информации

В систему встроен новый Генератор отчетов, который позволяет, используя любые комбинации реквизитов системы, создавать и получать различные аналитические справки и отчеты, необходимые для эффективного управления.

Интеграция с 1С

Реализован механизм интеграции с приложениями 1С-Предприятие (версии 7 и 8). Теперь пользователи из системы 1С могут получить всю необходимую информацию из системы документооборота. В основу взаимодействия положена модель, разработанная специалистами Cognitive Technologies на основе анализа потребностей организаций, работающих с системами 1С.

Настраиваемая папочная структура пользовательских и общих папок

Появилась возможность настраивать структуру общих папок документооборота. При этом поддерживается гибкое разграничение прав доступа в зависимости от должностных обязанностей пользователей. Кроме того, для удобства работы сотрудников с информацией реализована возможность создания личных папок для использования только на своем рабочем месте.

Бизнес-роль «Администратор документооборота»

Теперь в компетенцию сотрудника, являющегося «Администратором документооборота», входит организация процессов электронного документооборота на предприятии. Он наделен правами администратора системы в части, касающейся постановки и последующего реинжиниринга процессов работы с документами.

Поддержка версионности документов

В новой версии реализована возможность работы с версиями документов, позволяющая отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла. Пользователи могут приостановить работу с текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать новую версию документа. В системе сохраняется полная история работы с версиями документов.

Работа с проектами документов

Теперь пользователи могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» и окончательного визирования и утверждения (в том числе с применением электронной цифровой подписи) регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.

Тесная интеграция с MS Office 2003-2007 и Проводником MS Windows

Реализована глубокая интеграция с офисными приложениями, что позволит упростить процедуру регистрации электронных документов в системе «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» из традиционных средств создания документов.

Монитор безопасности

Будучи встроенным в систему, он позволяет следить в режиме реального времени за действиями пользователей, настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.

Развитие подсистемы Workflow

Реализованы новые возможности моделирования и организации деловых процессов с документами. В частности, поддерживаются условные переходы, появились новые права доступа и обеспечивается связь маршрутов движения документов с потоками, сотрудниками, группами и ролями.

Отображение листа визирования документа

С его помощью руководитель может оперативно получить информацию о том, когда и кем был одобрен документ. Лист визирования также позволит ознакомиться с историей согласования документа в случае, если руководитель по какой-то причине не работает в системе и в организации реализуется так называемый смешанный документооборот.

Возможность дублирования сообщений и уведомлений на e-mail

В новой версии реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволит сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ.

Работа под управлением Windows Vista

Рабочие места пользователей в 14-й версии могут работать под управлением новой операционной системы WindowsVista.

Новая стандартная конфигурация системы

В основу базовой конфигурации для новой версии системы «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» взята конфигурация «Быстрый старт», которая позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом специфики документооборота и структуры организации посредством перевода работы с другими документами в СЭД (документы по СМК, другая специфика организации) и тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений).

Дмитрий ПУТИНЦЕВ, менеджер по маркетингу программного обеспечения компании Cognitive Technologies