Сегодня в любой московской школе реализуется масса проектов. Среди них и общегородские мегапроекты, и управленческие проекты директоров школ, и проекты детей.
Каким образом происходит управление ими? Нужны ли унифицированная форма, стандарты по руководству и управлению проектами? Как правильно кластеризировать и приоритизировать их, как рассчитать и верно распределить ресурсы между ними?
В условиях многозадачности часто руководители, учителя, кураторы проектов действуют в ситуации постоянного цейтнота, каждый отвечает за свои задачи, но никто не видит своей роли и вклада в целостный результат, ресурсы распределяются неравномерно, эффективность работы организации падает, и теряются цели. Что делать, когда функциональная организационная модель реализации проектов не дает результатов?
Успех системы управления проектами определяющим образом зависит от организации управления. В образовательном центре «Протон» решить эти вопросы помог проектный офис школы. Стало очевидно, что необходима автоматизация управленческой/проектной деятельности и есть острая необходимость прозрачного и эффективного распределения ресурсов.
Обязательным условием успешной реализации любой идеи в команде является формирование среди участников единого понятийного аппарата - тезауруса. Как бы это скучно ни было, но нужно дать определение, что же такое проектный офис.
Проектный офис - подразделение, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по проектам. Такое определение дает PMBoK (свод профессиональных знаний по управлению проектами). Институт управления проектами использует этот документ в качестве основного справочного материала, руководства для своих программ по профессиональному развитию.
В самом определении заложены те задачи, для решения которых создается проектный офис.
В первую очередь проектный офис позволяет унифицировать процессы, показатели эффективности, что в свою очередь обеспечивает прозрачность управления проектами, помогает избежать внутренних конфликтов и позволяет спрогнозировать деятельность школы в части реализации проектов.
Следующая очень важная задача, с которой помогает справиться проектный офис, - это эффективное распределение ресурсов и снижение издержек. Можно оптимизировать ресурсы и сократить их количество, а следовательно, и снизить затраты.
Управление школой через проектный офис решает еще одну задачу - обучение сотрудников и распространение проектной культуры в организации. Порой очень трудно повысить производительность труда. Сотрудники работают 24/7, а результата не видят. Проектное мышление позволяет четко ставить цели, более того, формулировать SMART-цель и научиться прокладывать к ней правильный путь.
Для создания проектного офиса нужна также информационная платформа, где должен быть размещен весь портфель проектов. Концентрация информации по проектам в одном месте позволяет сократить издержки на управление, повысить качество анализа информации и вовремя принять нужные решения.
Сбалансированный портфель проектов, составленный в соответствии со стратегией школы и управляемый через проектный офис, позволяет четко следовать к поставленным целям и достигать их в заданный срок.
Проектный офис в школе может стать важнейшим, а главное, эффективным инструментом реализации стратегии развития школы. А потому его создание - стратегическая задача, требующая участия и содействия сотрудников и руководства.

Проектный офис образовательного центра «Протон» управляет 26 проектами разной направленности. Все они кластеризированы по направлениям, паспортизированы, определены кураторы проектов. Текстовое описание, «дорожные карты», состав ресурсов (человеческих, материальных, финансовых) размещены в единой информационной системе «Протон24». Это позволяет всем заинтересованным лицам - участникам реализации проекта находиться в едином информационном пространстве, анализировать данные и оперативно принимать решения.

Самира КАРАХАНОВА, директор образовательного центра «Протон»